U kunt een inkooporder rechtstreeks naar een leverancier aanmaken en verzenden. Uw inkooporderdashboard toont een geschiedenis van alle inkooporders die u hebt aangemaakt, met een gedetailleerd overzicht van het aantal en de status:
Om een nieuwe inkooporder aan te maken, selecteert u 'Nieuwe inkooporder'. U kunt het volgende doen:
Een leverancier selecteren: Kies voor wie de inkooporder bestemd is uit een lijst met leveranciers.
Een referentie toevoegen: U kunt een referentie toevoegen om de bestelling gemakkelijker te kunnen traceren.
Onderwerp inkooporder: Voer het onderwerp van de bestelling in zoals uw leverancier het zou moeten zien.
Disclaimer: Dit kunt u selecteren uit uw standaardopties. Klik hier voor meer informatie.
Afleveradres: Hier kunt u selecteren of de bestelling moet worden bezorgd op uw adres, het adres van uw klant of een ander adres naar keuze.
Besteldatum: Stel de datum in waarop de bestelling is geplaatst.
Leverdatum: Stel de datum in waarop de voorraad geleverd moet worden.
Selecteer uw producten en diensten: U kunt uw standaardproducten en -diensten instellen via het onderdeel 'Inventaris', zodat u deze kunt selecteren bij het aanmaken van inkooporders. U kunt ook zelf de naam en beschrijving van een product/dienst invoeren.
Om meer artikelen aan uw lijst toe te voegen, klikt u op de knop 'Regel toevoegen'. Om een artikel te verwijderen, drukt u op 'Verwijderen' bij het artikel.
Opslaan en doorgaan: Hiermee slaat u uw voortgang op, zodat u verder kunt gaan met bewerken.
Opslaan: Hiermee voegt u een inkoopordernummer toe aan de inkooporder en wijzigt u de status naar Concept.
Zodra u tevreden bent met de details van de inkooporder, kunt u het volgende doen:
E-mail naar uw leverancier en markeren als 'Verzonden': Een kopie van de inkooporder wordt als pdf verzonden naar het e-mailadres van de door u gekozen leverancier en verschijnt op uw dashboard als 'Verzonden' of 'Te laat' als de gewenste leverdatum is verstreken. Het e-mailadres wordt vooraf ingevuld op basis van de door u opgegeven leveranciersgegevens, maar u kunt extra e-mailadressen toevoegen. U kunt ook een extra pdf-document toevoegen als u dit naar uw leverancier wilt sturen door het te selecteren en te uploaden.
Downloaden als pdf: Een kopie van de inkooporder wordt als pdf naar uw computer gedownload.
Ontvangen inkooporders
Markeren als geleverd: Wanneer uw inkooporder, of een deel ervan, is geleverd op het door u gekozen afleveradres, kunt u deze actie selecteren om de bezorgstatus in te stellen. Er verschijnt een zijbalk met de details van de inkooporderregels. Hier kunt u de hoeveelheid van elk ontvangen product bijwerken ten opzichte van de oorspronkelijke hoeveelheid op de order. U kunt de artikelen ook aan uw voorraad toevoegen, zodat ze uw huidige voorraadtelling bijwerken.
Downloaden als PDF: Een kopie van de inkooporder wordt als PDF naar uw computer gedownload.
Inkooporder archiveren: U kunt inkooporders archiveren die u niet langer zichtbaar wilt hebben in uw lijst. Gearchiveerde inkooporders kunt u bekijken op het inkooporderdashboard wanneer het vakje 'Gearchiveerd weergeven' is aangevinkt. Om een inkooporder uit het archief te halen, klikt u op 'Beeld' > 'Acties' > 'Verwijderen uit archief'.
Omzetten naar offerte: Inkooporders kunnen worden omgezet naar offertes. De details van de inkooporder worden automatisch toegevoegd aan de offerte en u kunt de verkoopprijs dienovereenkomstig markeren.