Je kunt individuele teamleden toegang geven tot facturen in de mobiele Klipboard-app, zodat ze facturen onderweg kunnen bekijken, maken en bewerken!
Zodra een factuur is aangemaakt in de mobiele app, kunnen je teamleden de factuur per e-mail naar de klant sturen ter betaling, of direct een kaartbetaling uitvoeren.
Ga naar secties:
Hebben al mijn teamleden toegang?
Hoe geef ik een teamlid toegang tot facturen via de app?
Hoe maak ik een factuur voor een specifieke taak aan via de mobiele app?
Hoe maak ik een algemene factuur aan via de mobiele app?
Voorraadproducten en -diensten toevoegen aan een offerte via de mobiele app.
Niet-voorraadproducten en -diensten toevoegen aan een offerte via de mobiele app.
Factuur e-mailen vanuit de mobiele app
Hoe accepteer ik mobiele betalingen persoonlijk met Scan & Pay?
Hebben al mijn teamleden toegang tot facturen in de app?
Als u een Klipboard Professional-abonnement hebt, inclusief offertes, facturen en inkooporders, kunt u gebruikmaken van de factuurfunctie in de mobiele app.
Standaard staat de machtiging voor toegang tot deze functie in de mobiele app echter op Nee. U kunt dus zelf bepalen welke teamleden toegang hebben tot facturen in de mobiele app.
Hoe geef ik een teamlid toegang tot facturen in de app?
Om je teamleden toegang te geven tot offertes in de mobiele app vanuit het instellingenmenu:
Klik op Team beheren.
Selecteer het betreffende teamlid en klik op de knop Bewerken.
Ga naar het tabblad Toegangsinstellingen.
Zet de schakelaar 'Teamlid toestaan facturen te maken en te bekijken in de mobiele app' op 'Ja'.
Een factuur maken voor een specifieke klus in de mobiele app
GEANIMEERDE GIF TOEVOEGEN
Een factuur maken voor een klus in de mobiele Klipboard-app:
Tik op de knop 'Factuur maken' onderaan het scherm.
Selecteer het serviceadres. Dit is een adres dat is gekoppeld aan de geselecteerde klant en waar eventuele geoffreerde werkzaamheden moeten worden uitgevoerd.
Selecteer het factuuradres. Dit is een adres dat is gekoppeld aan de geselecteerde klant en dat wordt gefactureerd voor uitgevoerde werkzaamheden.
Voer een onderwerp voor uw offerte in.
Selecteer de gewenste disclaimer voor uw offerte. Klik hier voor meer informatie over het maken van disclaimers.
Voer een uitgiftedatum in.
Als de klus is omgezet van een offerte, worden alle relevante posten uit de offerte automatisch overgenomen in de factuur, samen met eventuele andere extra posten die tijdens de klus zijn toegevoegd. U kunt ook extra producten en diensten aan de factuur toevoegen.
Een algemene factuur maken in de mobiele app
GEANIMEERDE GIF TOEVOEGEN
Een factuur maken in de mobiele Klipboard-app:
Selecteer 'Facturen' in het zijmenu van de mobiele Klipboard-app.
Tik op de knop 'Synchronisatie toevoegen' om te controleren of uw facturen up-to-date zijn.
Tik op de knop 'Factuur toevoegen' onderaan het scherm.
Selecteer in de vervolgkeuzelijst 'Klantnaam' de naam van de klant waarvoor u een factuur wilt opstellen.
Selecteer het serviceadres (dit is een adres dat is gekoppeld aan de geselecteerde klant).
Selecteer het factuuradres (dit is een adres dat is gekoppeld aan de geselecteerde klant).
Voer een onderwerp in voor uw factuur.
Selecteer de gewenste disclaimer voor uw factuur. Klik hier voor meer informatie over het maken van disclaimers.
Voer een uitgiftedatum in.
Nu de algemene informatie die aan de factuur is gekoppeld, is toegevoegd, kunt u uw producten en diensten aan uw offerte toevoegen.
Producten en diensten uit uw inventaris toevoegen aan een offerte in de mobiele app
Om producten of diensten vanuit uw inventaris in de mobiele app aan uw factuur toe te voegen, kunt u dit doen door onderaan het scherm op de knop 'Nieuw artikel toevoegen' te klikken.
U krijgt de mogelijkheid om het product uit uw inventaris te selecteren door op het pijlpictogram rechts > te drukken en het betreffende product of de betreffende dienst te selecteren.
Door op Voorraadproduct/Inventarisservice te tikken, kunt u zoeken naar relevante producten of services door de naam of product-/servicecode van het betreffende artikel in het zoekvak in te voeren. U kunt ook een nieuw artikel toevoegen door op de knop Toevoegen te tikken.
Producten en diensten die niet in de voorraad staan, toevoegen aan een factuur via de mobiele app
Als het gewenste product of de dienst niet in uw huidige voorraad staat, kunnen teamleden de informatie handmatig invoeren door op het betreffende gedeelte te tikken voor:
Voer de productnaam in (tik om te typen, druk niet op de pijl naar rechts).
Voer de productcode in.
Voer de beschrijving in.
Voer de inkoopprijs en het aantal in.
Zodra u alle gewenste producten en diensten aan uw factuur hebt gekoppeld, klikt u op de knop 'Opslaan' onderaan het scherm.
Factuur e-mailen vanuit de mobiele app
Als u op de knop Offerte e-mailen tikt, krijgt u een pop-up te zien met de volgende informatie:
SCREENSHOT TOEVOEGEN
E-mailadres van de klant – Dit is het e-mailadres dat aan de klant is gekoppeld in het gedeelte 'Klanten & Leveranciers'. Dit e-mailadres kan indien nodig in de app worden bewerkt. U kunt ook extra e-mailadressen invoeren als deze door komma's worden gescheiden, bijvoorbeeld email@email.com of mail@email.com.
Onderwerp van de factuur – Zoals ingevoerd bij het maken van de offerte.
Bericht – Een standaardbericht dat naar bovenstaand e-mailadres wordt verzonden op basis van een vooraf gedefinieerde sjabloon in uw instellingen, die u hier kunt vinden. Dit bericht kan indien nodig vóór verzending in de app worden bewerkt.
Stuur mij een kopie – U kunt ervoor kiezen om een kopie van de factuur naar zowel uw eigen e-mailadres als het e-mailadres van de klant te sturen.
Zodra u tevreden bent met alle bovenstaande informatie, tikt u op de knop Factuur e-mailen om te verzenden.
Hoe u mobiele betalingen persoonlijk kunt accepteren met Scan & Pay
Als u de betaling voor de in het veld gegenereerde factuur wilt innen, raadpleeg dan het volgende artikel met uitleg over Stripe Payments.