Taken kunnen worden aangemaakt, gepland of uit de planning worden gehaald voor specifieke teamleden. Deze worden vervolgens verzonden naar de teamleden in het veld, die deze vanuit de cloud synchroniseren met de mobiele Klipboard-app.

Teamleden ontvangen hun taken met de gegevens van uw klant, locatiegegevens voor routebeschrijvingen, relevante notities, workflowformulieren voor gegevensregistratie, producten of diensten die aan de taak zijn gekoppeld, bijgevoegde PDF-documenten en eventuele activa op de locatie van die klant, evenals servicerecords voor activa die onderhoud nodig hebben. U kunt een nieuwe taak aanmaken via Taken > Nieuwe taak of door op de knop Snel maken te klikken.

Een nieuwe taak aanmaken en plannen voor een specifieke klant.

Een nieuwe taak aanmaken vanuit het taakdashboard.

Een taak aanmaken voor meerdere teamleden.

Taakdetails.

Mobiele workflowformulieren.

Taakdocumenten.

Producten of diensten toevoegen.

Taak plannen.

Activabeheer.

Offertes en facturen.

Lees het volgende artikel om een ​​nieuwe taak aan te maken voor een team (meerdere teamleden).

Om een ​​nieuwe taak aan te maken, moet u de onderstaande velden invullen en deze toewijzen aan een teamlid.

Taaknummer – Dit nummer wordt automatisch toegewezen bij het aanmaken van de taak.

Categorieën - Specificeer de categorie van de taak. Een taak kan indien nodig meerdere categorieën hebben. Categorieën voor taken kunnen worden ingesteld in het gedeelte 'Categorieën' op het webdashboard. Taaknaam - Hier geeft u de taak een naam, bijvoorbeeld inkoopordernummer, beschrijving, enz. Klant - Selecteer uw klant. Locatie - Als een klant meerdere locaties heeft, kunt u de specifieke locatie selecteren in de vervolgkeuzelijst. Taaknotities - Hier kunt u belangrijke taaknotities voor het veldteamlid achterlaten. Deze notities kunnen maximaal 4000 tekens lang zijn, wat overeenkomt met een A4-pagina.

Taak toewijzen: Selecteer veldteamlid: Selecteer het veldteamlid aan wie de taak wordt toegewezen.

Formuliergroepen: Hier kunt u een vooraf bepaalde verzameling formulieren selecteren die u specifiek voor de taak wilt gebruiken. Klik hier voor meer informatie over workflowformuliergroepen.

Verplichte formulieren: Selecteer uw verplichte workflow en maximaal vier extra workflowformulieren (neem contact op met Klipboard-ondersteuning om het maximale aantal te verhogen als u er meer nodig hebt).

Extra formulieren toevoegen: Als u geen formuliergroep hebt ingesteld, kunt u een verplicht formulier en eventuele extra formulieren selecteren.

Kopiëren van vorige: Hier hebt u toegang tot de workflowformulieren van eerder voltooide taken. Een kopie van het ingevulde verplichte workflowformulier dat voor de vorige taak is ingevuld, wordt gedownload naar het apparaat van de mobiele teamleden, waar ze het naar behoefte kunnen bewerken en bijwerken.

Zet de schakelaar op Ja en je krijgt de mogelijkheid om zoveel PDF-documenten aan de job toe te voegen als je wilt, zodat je buitendienstmedewerker in de app ze kan bekijken.

Je kunt zoeken naar PDF-documenten die je hebt geüpload naar je Klipboard-account via het gedeelte 'Documenten', of je kunt een PDF-document uploaden vanaf je computer. Vink eenvoudig de vakjes aan voor de PDF-documenten die je aan de job wilt toevoegen.

Zet de schakelaar op Ja en je krijgt de mogelijkheid om specifieke producten of diensten aan de opdracht toe te voegen. Er verschijnt een zijbalk waarin je de gegevens voor de gewenste dienst/het gewenste product kunt invoeren, of een dienst/product uit je inventaris kunt selecteren door op de onderstaande pijl te klikken.

Let op: alleen producten vereisen een productcode. Klik hier voor meer informatie over de inventaris.

Op dit punt kunt u op "Opslaan & Voltooien" klikken. De taak wordt dan opgeslagen in Niet toegewezen, zodat u deze later kunt toewijzen door deze naar de planner te slepen en neer te zetten. U kunt ook op "Opslaan & Volgende stap" klikken om naar de stap Planning te gaan.

Het scherm toont u de planning specifiek voor dat veldteamlid. U kunt de dag en tijd opgeven waarop de taak zal plaatsvinden door een dag in de kalender te selecteren door erop te dubbelklikken.

Taakdatum en -tijd selecteren – Deze optie staat standaard op Ja om uw taak te plannen, maar kan worden ingesteld op Nee als planning niet nodig is. Als u ervoor kiest de taak te plannen, verschijnt er een pop-up waarin u de begin- en einddatum en -tijd kunt opgeven.

U kunt van deze taak een terugkerende taak maken door het vakje aan te vinken. U kunt instellen hoe ver in de toekomst de taak zal terugkeren, bijvoorbeeld het aantal dagen, weken, maanden en jaren. Ook kunt u de frequentie van de herhaling instellen, bijvoorbeeld dag, week, 2 weken, 3 weken, 4 weken, maand, drie maanden, zes maanden en jaar. (Let op: de terugkerende optie wordt alleen weergegeven als de taak niet meer dan één mobiel workflowformulier heeft bijgevoegd.)

Zodra u de gegevens hebt opgeslagen, verschijnt de datum in de kalender.

Stuur een sms-melding naar de klant voor geplande taken - Klipboard kan sms-herinneringen sturen naar klanten voor aankomende geplande taken. Let op: sms-meldingen zijn momenteel beschikbaar in de VS, Canada, het VK en Ierland met het Professional-abonnement. Voor andere landen kunt u contact met ons opnemen via de chatfunctie. Klik hier voor meer informatie.

Supportteam toevoegen: Omdat u Teams hebt als onderdeel van uw Klipboard-abonnement, krijgt u de mogelijkheid om een ​​supportteam toe te voegen (let op: de optie voor supportteams wordt alleen weergegeven als de taak niet terugkerend is).

We voeren een aantal slimme achtergrondalgoritmes uit en bepalen wie beschikbaar is op basis van de datum en tijd die u voor de taak hebt gekozen. Dit zorgt ervoor dat leden van het supportteam niet kunnen worden ingepland voor taken wanneer ze al zijn toegewezen aan een andere taak met dezelfde datum en tijd.

Beschikbare leden van het supportteam worden weergegeven en kunnen worden geselecteerd en toegewezen aan de taak als supportteamlid. Lees het volgende artikel hier voor meer informatie over Teams.

U kunt nu op 'Opslaan en voltooien' klikken om de taak op te slaan in 'Toegewezen taken'.

U kunt ook op 'Opslaan en volgende stap' klikken om naar de stap 'Activabeheer' te gaan. (Let op: dit is alleen van toepassing als u onze functies voor activabeheer als onderdeel van uw abonnement hebt).

Wanneer u het tabblad Vermogensbeheer opent, krijgt u twee opties:

Gepland Preventief Onderhoud toont u welke activa onderhoud nodig hebben voor die klantlocatie. Voor informatie over het aanmaken van taken voor Gepland Preventief Onderhoud kunt u het volgende artikel hier lezen.

Of "Reactief Onderhoud", waarmee u alle assets op de locatie van de klant kunt bekijken en de juiste asset(s) voor Reactief Onderhoud kunt selecteren. Lees het volgende artikel voor meer informatie over het aanmaken van jobs voor Reactief Onderhoud.

U kunt nu op "Opslaan en voltooien" klikken om de job op te slaan in de sectie Toegewezen jobs.

U kunt ook op "Opslaan en volgende stap" klikken om naar de stap Offertes en facturen te gaan. (Let op: dit is alleen van toepassing als u de functie Offertes en facturen als onderdeel van uw abonnement hebt).

Gekoppelde offerte: U kunt een offerte van een klant aan de opdracht koppelen (een offerte wordt automatisch gekoppeld als u een offerte hebt omgezet in een opdracht). Wanneer de opdracht is voltooid, kunt u de factuur voor die opdracht genereren. De details van de gekoppelde offerte worden overgenomen en eventuele andere gegevens die voor de opdracht zijn gebruikt, worden toegevoegd.

Factuurherinnering: U kunt een herinnering instellen voor de factuur zodra de opdracht is voltooid. Klik op 'Opslaan en voltooien' en de opdracht wordt opgeslagen in 'Toegewezen opdrachten'.

Terug naar boven