U kunt individuele teamleden toestemming geven om toegang te krijgen tot offertes in de mobiele app Klipboard, zodat ze onderweg offertes kunnen bekijken, maken en bewerken!
Zodra een offerte is gemaakt in de mobiele app, hebben uw teamleden de mogelijkheid om de offerte naar de klant te e-mailen of de offerte direct om te zetten in een opdracht, allemaal in de mobiele app.
Ga naar secties:
Hebben al mijn teamleden toegang tot Offertes in de app?
Als u een Klipboard Professional-abonnement hebt, dat Offertes, Facturen en Inkooporders omvat, kunt u gebruikmaken van de Offertes-functie in de mobiele app.
Standaard is de toestemming voor toegang tot deze functie in de mobiele app echter ingesteld op Nee, zodat u zelf kunt bepalen welke teamleden toegang hebben tot Offertes in de mobiele app.
Hoe geef ik een teamlid toegang tot Quotes in de app?
Om uw teamleden toestemming te geven om Quotes te openen in de mobiele app vanuit het instellingenmenu:
Klik op Team beheren.
Selecteer het betreffende teamlid en klik op de knop Bewerken.
Ga naar het tabblad Toegangsinstellingen.
Zet de schakelaar Teamlid toestaan om Quotes te maken en te bekijken in de mobiele app op Ja.
Hoe maak je een offerte aan in de mobiele app
Om een offerte aan te maken in de mobiele app van Klipboard:
Selecteer Offertes in het zijmenu van de mobiele app van Klipboard.
Tik op de knop Synchroniseren om ervoor te zorgen dat je offertes up-to-date zijn.
Tik op de knop Offerte toevoegen onderaan het scherm.
Selecteer in de vervolgkeuzelijst Klantnaam de naam van de klant waarvoor je een offerte wilt maken.
Selecteer het Serviceadres, het adres dat is gekoppeld aan de geselecteerde klant, waar de werkzaamheden waarvoor de offerte wordt opgesteld, zullen worden uitgevoerd.
Selecteer het Factuuradres, het adres dat is gekoppeld aan de geselecteerde klant, waarnaar de factuur voor de uitgevoerde werkzaamheden zal worden verzonden.
Voer een onderwerp in voor uw offerte.
Selecteer de vereiste disclaimer voor uw offerte. Klik hier voor meer informatie over het maken van disclaimers.
Voer indien van toepassing een eventuele korting of aanbetaling in.
Nu de algemene informatie met betrekking tot de offerte is toegevoegd, kunt u uw producten en diensten aan uw offerte toevoegen.
Producten en diensten uit uw voorraad toevoegen aan een offerte in de mobiele app
Om producten of diensten uit uw voorraad toe te voegen aan uw offerte in de mobiele app, drukt u op de knop Nieuw item toevoegen onderaan het scherm.
U krijgt dan de mogelijkheid om het product uit uw voorraad te selecteren door op het pijltje rechts > te drukken en het betreffende product of de betreffende dienst te selecteren.
Door op Voorraadproduct/Voorraaddienst te tikken, kunt u zoeken naar relevante producten of diensten door de naam of product-/dienstcode van het betreffende artikel in het zoekvak in te voeren. U kunt ook een nieuw artikel toevoegen door op de knop Toevoegen te tikken.
Niet-voorraadproducten en -diensten toevoegen aan een offerte in de mobiele app
Als het gewenste product of de gewenste dienst niet in uw huidige voorraad aanwezig is, kunnen teamleden de informatie handmatig invoeren door op het betreffende gedeelte te drukken voor:
Voer de productnaam in (tik om te typen, druk niet op de pijl aan de rechterkant).
Voer de productcode in.
Voer de beschrijving in.
Voer de aankoopprijs per eenheid en de hoeveelheid in.
Zodra u alle gewenste producten en diensten aan uw offerte hebt toegevoegd, drukt u op de knop Opslaan onderaan het scherm. U krijgt dan de volgende opties te zien:
Offerte per e-mail versturen
Als u op de knop Offerte per e-mail versturen tikt, verschijnt er een pop-upvenster met de volgende informatie:
Het e-mailadres van de klant – Dit is het e-mailadres dat is gekoppeld aan de klant in het gedeelte Klanten en leveranciers. Dit e-mailadres kan indien nodig in de app worden bewerkt, of er kunnen extra e-mailadressen worden ingevoerd als deze door komma's worden gescheiden, bijvoorbeeld email@email.com, mail@email.com.
Het onderwerp van de offerte – Zoals ingevoerd bij het aanmaken van de offerte.
Bericht – Een standaardbericht dat naar het bovenstaande e-mailadres wordt verzonden op basis van een vooraf gedefinieerd sjabloon in uw instellingen, dat u hier kunt vinden. Dit bericht kan indien nodig voorafgaand aan het verzenden in de app worden bewerkt.
Stuur mij een kopie – U kunt ervoor kiezen om een kopie van de offerte naar uw e-mailadres en naar het e-mailadres van de klant te sturen.
Als u tevreden bent dat alle bovenstaande vereiste informatie aan uw behoeften voldoet, tikt u op de knop Offerte e-mailen om deze te verzenden.
Offerte omzetten naar opdracht
Als u de offerte direct wilt omzetten naar een opdracht, kunt u dit doen door op de knop Omzetten naar opdracht te tikken, zoals hieronder weergegeven:
Wanneer u op ‘Nieuwe taak aanmaken’ klikt, verschijnt het scherm ‘Nieuwe taken’. Zoals u op de afbeelding hierboven kunt zien, zijn de klant en locatie overgenomen uit de offerte en hoeven deze niet opnieuw te worden ingevoerd. Ze kunnen echter indien nodig worden bijgewerkt.
Synchronisatieknop – Tik op de synchronisatieknop om ervoor te zorgen dat uw taakcategorieën, workflowformulieren, klanten en locaties up-to-date zijn voordat u de taak aanmaakt.
Taaknaam invoeren – Deze wordt gebruikt voor weergave op de taak en alle bijbehorende documentatie, zoals workflowformulieren, enz.
Categorie invoeren – De categorie die aan de taak is gekoppeld.
Een workflowformulier selecteren – Het verplichte workflowformulier dat voor de taak vereist is. Indien nodig kunnen er extra workflowformulieren aan de taak worden toegevoegd nadat deze is aangemaakt.
Meer informatie
Klik hier voor meer helpartikelen over het gebruik van de functionaliteit van de Klipboard mobiele app: