Accéder aux 'Relances à effectuer'
Depuis l'onglet 'Client' :
Sélectionnez le client à relancer dans le tableau des Clients ou en utilisant la barre de recherche
Cliquez sur le bouton 'Relancer' dans la page détaillée du Client concerné
Depuis l'onglet 'Relances' :
En cliquant sur l'onglet 'Relances' dans le menu principal, vous accédez directement à la liste des relances à effectuer
Sélection de la relance à effectuer
A gauche de l'écran figure la liste de toutes les relances à effectuer. Choisissez la relance que vous souhaitez envoyer en cliquant simplement dessus.
Personnalisation de la relance avant envoi
Une fois la relance sélectionnée dans la liste figurant à gauche de l'écran, celle-ci se charge automatiquement au centre de l'écran en fonction des paramètres du plan de relance de ce client.
Elle est prête à être envoyée. Si les informations de contacts ne sont pas présentes sur LeanPay, l'outil vous l'indique afin de vous permettre de les enregistrer.
Vous avez toutefois la possibilité de modifier l'ensemble des données avant d'envoyer la relance :
En cas de relance par email : modifiez le destinataire principal et/ou les contacts en copie
En cas de relance par courrier : modifiez le destinataire et/ou l'adresse postale
Editez l’objet de la relance
Adaptez le message selon vos besoins ou selon la situation actuelle du client
Sélectionnez les factures à inclure ou à exclure de la relance
Modifiez le niveau et le canal de la relance
Incluez d'autres pièces jointes si nécessaire
Une fois l'ensembles des informations revues et validées, cliquez sur le bouton bleu 'Envoyer' situé en bas de l'écran.
Pour les scénarios d'appel, une fenêtre s'ouvrira pour vous permettre de mener cet appel dans les meilleures conditions. à l'issue de l'appel, il vous suffira de confirmer la bonne réalisation de ce dernier.
Envoi massif des relances
Dans la liste des 'Relances à effectuer' situées à gauche de l'écran, vous pouvez sélectionner plusieurs relances et les envoyer de façon simultanée.
Sélection multiple des relances
Cochez simplement les relances que vous souhaitez envoyer.
Vérification des critères
Lorsque vous appuyez sur le bouton 'Relancer la sélection', LeanPay affiche un récapitulatif des règles que chaque relance doit respecter pour être envoyée avec succès :
Chaque relance doit contenir les coordonnées d'un contact avec une adresse e-mail valide ou une adresse postale complète, selon le canal de relance.
Tous les montants dus, y compris les factures, les avoirs et les opérations diverses du client, seront inclus dans la relance, à l'exception des éléments en litige et en recouvrement.
L'inclusion ou non des factures/avoirs non-échues sera basée sur les paramètres du plan de relance.
Le contenu de chaque relance suivra le modèle que vous avez défini dans les paramètres du niveau du plan de relance associé.
Les relances par téléphone seront automatiquement ignorées et resteront visibles dans les relances à effectuer
Confirmation d'envoi
Une fois l'envoi confirmé, toutes les relances qui remplissent les critères mentionnés ci-dessus seront automatiquement envoyées.
