Learned ondersteunt managers met het registreren van inzichten op het moment en de plek waar de inzichten worden geschreven. Deze functionaliteiten dienen te worden ingeschakeld door de organisatie en de medewerker voordat deze actief zijn.
Slack Integratie
Learned biedt een optionele integratie met Slack waarmee gebruikers eenvoudig inzichten zoals feedback/inzichten of observaties kunnen vastleggen in Learned vanuit Slack, via een slash command of een bericht actie.
Hoe werkt het?
Voordat gebruikers inzichten kunnen versturen via Slack, moet de Slack-beheerder van de organisatie de app eenmalig installeren en autoriseren. Tijdens deze installatie geeft de beheerder toestemming voor beperkte toegang tot gebruikersgegevens en het gebruik van slash commands en shortcuts.
Aanmaken van de integratie in Learned
Als Admin
Om de integratie met Slack tot stand te brengen en goed te keuren navigeert de Admin in Learned naar de Integraties pagina. Hier vind je de communicatieintegraties en mogelijke HRIS integraties. Klik op 'Voeg integratie toe' en kies voor Slack.
Je komt vervolgens in een scherm waarin je toestemming verleend aan Learned voor eenmalige toegang.
Slack-machtigingen bij installatie
Bij het installeren van de Slack-integratie wordt de beheerder van de Slack-omgeving gevraagd om toestemming te geven voor eenmalige toegang. Slack toont daarbij duidelijk welke gegevens en functies jullie app mag inzien of gebruiken.
De Slack-beheerder moet deze toestemming expliciet geven voordat de integratie geactiveerd wordt.
Welke data wordt verwerkt?
Bij gebruik van de integratie verwerkt Learned:
Slack-gebruikersnaam: Om vast te leggen wie het bericht heeft verzonden en ontvangen.
Slack-gebruikers-ID: Voor technische koppeling en authenticatie.
Berichtinhoud: Alleen gegevens die de gebruiker zelf invoert in het feedbackformulier of selecteert via een berichtactie.
Tijdstip van indiening: Voor logging en context.
Kanaaltype en -naam: Indien van toepassing, wordt vastgelegd of de feedback afkomstig is uit een kanaal of privégesprek, en wat de naam van het kanaal is, voor logging en context.
Gebruikerslijst binnen de organisatie: Alleen opgevraagd wanneer een gebruiker interactie heeft met een dropdown-menu (zoals bij het selecteren van een collega). Deze gegevens worden niet opgeslagen, maar uitsluitend tijdelijk gebruikt om het menu in Slack te tonen.
Als medewerker
Om als medewerker of manager gebruik te kunnen maken van de integratie tussen Learned en Slack, voeg je de Learned app voor jezelf toe aan jouw Slack omgeving. Hiervoor klik je op 'Add apps' Links onderin Slack.
Vervolgens kan je op zoek gaan naar de Learned app en kan je deze koppelen.
Eenmaal de app toegevoegd op Slack, kan je aan de slag met het aanmaken van Inzichten en deze doorsturen naar Learned.
Aanmaken van inzichten in Slack
De gebruiker typt /create-insight gevolgd door een tekstregel in Slack. Wanneer er op 'Enter' wordt gedrukt opent er een formulier (modal) waarin het bericht automatisch is ingevuld.
De gebruiker kan vervolgens de tekst aanpassen, bevestigen en optioneel het inzicht koppelen aan een collega.
Of gebruiker klikt op het menu (⋯) naast een Slack-bericht en kiest “Create insight”. Ook hierbij opent een formulier waarmee het bericht kan worden doorgestuurd naar het platform, inclusief aanvullende informatie zoals over wie het inzicht gaat.
Na bevestiging wordt de feedback doorgestuurd naar het Learned platform, waar het wordt opgeslagen in het profiel van de gebruiker.
Hoe wordt privacy gewaarborgd?
Alleen berichten die expliciet door de gebruiker worden verstuurd via een formulier of actie worden verwerkt.
Er wordt geen monitoring of scanning van Slack-berichten uitgevoerd.
Alle gegevens worden versleuteld verzonden en opgeslagen binnen de beveiligde omgeving van Learned.
Organisaties kunnen de Slack-integratie op elk moment activeren of deactiveren via hun instellingen.
Slack-verzoeken worden digitaal ondertekend en door ons gevalideerd volgens Slack’s verificatieproces.
Verzoeken ouder dan 5 minuten worden geweigerd om replay attacks te voorkomen.
ℹ️: De gegevensverwerking is in overeenstemming met de AVG/GDPR en valt onder het bestaande verwerkerscontract.