Learned ondersteunt managers met het registreren van inzichten op het moment en de plek waar feedback of notities worden geschreven.
📚Meer weten over inzichten? Lees dit artikel.
Om gebruik te kunnen maken van de onderstaande functionaliteiten, dienen deze eerst te worden ingeschakeld door de organisatie en de medewerker.
Slack Integratie
Learned biedt een optionele integratie met Slack waarmee gebruikers eenvoudig inzichten zoals feedback/inzichten of observaties kunnen vastleggen in Learned vanuit Slack, via een slash command of een bericht actie.
Hoe werkt het?
Voordat gebruikers inzichten kunnen versturen via Slack, moet de Slack-beheerder van de organisatie de app eenmalig installeren en autoriseren. Tijdens deze installatie geeft de beheerder toestemming voor beperkte toegang tot gebruikersgegevens en het gebruik van slash commands en shortcuts.
Aanmaken van de Slack integratie in Learned
Als Admin
Om de integratie met Slack tot stand te brengen en goed te keuren navigeert de Admin in Learned naar de Integraties pagina. Hier vind je de communicatieintegraties en mogelijke HRIS integraties. Klik op 'Voeg integratie toe' en kies voor Slack.
Je komt vervolgens in een scherm waarin je toestemming verleend aan Learned voor eenmalige toegang.
Slack-machtigingen bij installatie
Bij het installeren van de Slack-integratie wordt de beheerder van de Slack-omgeving gevraagd om toestemming te geven voor eenmalige toegang. Slack toont daarbij duidelijk welke gegevens en functies jullie app mag inzien of gebruiken.
De Slack-beheerder moet deze toestemming expliciet geven voordat de integratie geactiveerd wordt.
Welke data wordt verwerkt?
Bij gebruik van de integratie verwerkt Learned:
Slack-gebruikersnaam: Om vast te leggen wie het bericht heeft verzonden en ontvangen.
Slack-gebruikers-ID: Voor technische koppeling en authenticatie.
Berichtinhoud: Alleen gegevens die de gebruiker zelf invoert in het feedbackformulier of selecteert via een berichtactie.
Tijdstip van indiening: Voor logging en context.
Kanaaltype en -naam: Indien van toepassing, wordt vastgelegd of de feedback afkomstig is uit een kanaal of privégesprek, en wat de naam van het kanaal is, voor logging en context.
Gebruikerslijst binnen de organisatie: Alleen opgevraagd wanneer een gebruiker interactie heeft met een dropdown-menu (zoals bij het selecteren van een collega). Deze gegevens worden niet opgeslagen, maar uitsluitend tijdelijk gebruikt om het menu in Slack te tonen.
Als medewerker
Om als medewerker of manager gebruik te kunnen maken van de integratie tussen Learned en Slack, voeg je de Learned app voor jezelf toe aan jouw Slack omgeving. Hiervoor klik je op 'Add apps' Links onderin Slack.
Vervolgens kan je op zoek gaan naar de Learned app en kan je deze koppelen.
Eenmaal de app toegevoegd op Slack, kan je aan de slag met het aanmaken van Inzichten en deze doorsturen naar Learned.
Aanmaken van inzichten in Slack
De gebruiker typt /create-insight gevolgd door een tekstregel in Slack. Wanneer er op 'Enter' wordt gedrukt opent er een formulier (modal) waarin het bericht automatisch is ingevuld.
De gebruiker kan vervolgens de tekst aanpassen, bevestigen en optioneel het inzicht koppelen aan een collega.
Of gebruiker klikt op het menu (⋯) naast een Slack-bericht en kiest “Create insight”. Ook hierbij opent een formulier waarmee het bericht kan worden doorgestuurd naar het platform, inclusief aanvullende informatie zoals over wie het inzicht gaat.
Na bevestiging wordt de feedback doorgestuurd naar het Learned platform, waar het wordt opgeslagen in het profiel van de gebruiker.
Hoe wordt privacy gewaarborgd?
Alleen berichten die expliciet door de gebruiker worden verstuurd via een formulier of actie worden verwerkt.
Er wordt geen monitoring of scanning van Slack-berichten uitgevoerd.
Alle gegevens worden versleuteld verzonden en opgeslagen binnen de beveiligde omgeving van Learned.
Organisaties kunnen de Slack-integratie op elk moment activeren of deactiveren via hun instellingen.
Slack-verzoeken worden digitaal ondertekend en door ons gevalideerd volgens Slack’s verificatieproces.
Verzoeken ouder dan 5 minuten worden geweigerd om replay attacks te voorkomen.
ℹ️: De gegevensverwerking is in overeenstemming met de AVG/GDPR en valt onder het bestaande verwerkerscontract.
E-mail integratie
Learned biedt een optionele en veilige manier om e-mails om te zetten tot inzichten binnen het platform. Gebruikers kunnen e-mails, zoals feedback, observaties of andere relevante informatie doorsturen naar een persoonlijk en uniek e-mailadres. De inhoud van deze e-mail wordt automatisch verwerkt en toegevoegd aan de inzichten-inbox van de gebruiker.
Hoe werkt het?
De gebruiker stuurt een e-mail naar een uniek, persoonlijk e-mailadres van Learned (bijv. gebruiker123.forward@insights.learned.io) waana de e-mail veilig wordt verwerkt door Learned .
Learned haalt automatisch de belangrijkste gegevens uit de e-mail zoals: het onderwerp, de deelnemers en verzenddatum. Indien van toepassing wordt het doorgestuurde inzicht automatisch gekoppeld aan medewerkers over wie het gaat, op basis van herkenning van e-mailadressen.
De gebruiker ziet altijd de mogelijkheid om de inhoud van de e-mail in in de inzichten inbox in Learned te bekijken en eventueel aan te passen. Zo wordt standaard de hele thread aan mails doorgestuurd, waar mogelijk slechts een gedeelte belangrijk is voor het inzicht.
Aanmaken van de E-mail integratie in Learned
Als Admin
Om de integratie met de e-mail tot stand te brengen en goed te keuren navigeert de Admin in Learned naar de Integraties pagina. Hier vind je de communicatieintegraties en mogelijke HRIS integraties. Klik op 'Voeg integratie toe' en kies voor e-mail.
Als Medewerker
Om als medewerker of manager gebruik te kunnen maken van de e-mailintegratie, dien je je unieke doorstuur-e-mailadres te gebruiken. Om veiligheidsredenen kun je alleen e-mails naar je Insights sturen vanaf het e-mailadres dat gekoppeld is aan je Learned-account. Je unieke doorstuur-e-mailadres vind je via de Inzichten-pagina of in je profielinstellingen.
ℹ️: Je kunt je gegenereerde e-mailadres voor e-mailintegratie resetten. Klik hiervoor op de knop ‘Resetten’ onderaan de integratiesectie in je profielinstellingen.
Doorsturen van inzichten via E-mail
De gebruiker kan vanuit de gewenste e-mail op "Doorsturen" klikken. Zet daarbij je unieke e-mailadres als ontvanger of in de CC. De e-mail wordt dan automatisch doorgestuurd naar Learned.
Op de pagina Inzichten in Learned dien je de doorgestuurde e-mail eerst te accepteren. Dit doe je door te klikken op "Voeg toe aan inzichten". Bij het toevoegen wijs je het specifieke inzicht vervolgens toe aan een persoon.
Vanaf de Inzichten-pagina kun je doorgestuurde inzichten bekijken, bewerken en eventueel delen met anderen. Als je een inzicht niet deelt, blijft het alleen voor jou zichtbaar en dus privé.
Welke data wordt verwerkt?
E-mailadres van de verzender om vast te leggen van wie het inzicht afkomstig is.
E-mailadressen (aan/van/cc) voor automatische toewijzing aan de juiste medewerker(s) en om zichtbaar te maken wie bij het oorspronkelijke bericht betrokken was
Inhoud van de e-mail wordt opgeslagen als inzicht. Bijlagen worden genegeerd en niet opgeslagen.
Datum en tijd van verzending voor context en logging in het platform.
Onderwerpregel wordt opgeslagen en getoond, zodat gebruikers het oorspronkelijke onderwerp kunnen terugzien.
Metadata (indien van toepassing) wordt verwerkt als dit relevant is voor het correct interpreteren of koppelen van het inzicht. Indien aanwezig, wordt eerdere correspondentie als onderdeel van de e-mailtekst meegestuurd. Het is aan de gebruiker om irrelevante en gevoelige inhoud zoals externe e-mailadressen uit een e-mailreeks te verwijderen.
ℹ️ : De gegevensverwerking is in overeenstemming met de AVG/GDPR en valt onder het bestaande verwerkerscontract.
Microsoft Teams integratie
Learned biedt een optionele integratie met Microsoft Teams waarmee gebruikers rechtstreeks vanuit Teams feedback, observaties of notities kunnen vastleggen. Dit gebeurt via een actie in Teams. Hiervoor klikt de gebruiker op het '+' teken in een chat. een andere mogelijkheid is door op '...' achter een verstuurd bericht te klikken.
Hoe werkt het?
Learned stuurt de inhoud van het bericht veilig door naar het Learned-platform, waar het wordt opgeslagen in het juiste context (bijvoorbeeld gekoppeld aan een medewerker, functie of evaluatiemoment).
Aanmaken van de Teams integratie in Learned
Als Admin
Om de integratie met Microsoft Teams tot stand te brengen en goed te keuren navigeert de Admin in Learned naar de Integraties pagina. Hier vind je de communicatieintegraties. Klik op 'Voeg integratie toe' en kies voor Teams.
Vervolgens dien je het tenant ID invullen vanuit de Azure omgeving. Dit ID is uitsluitend zichtbaar voor beheerders van de Microsoft omgeving.
Om het ID te vinden navigeer je in de Azure omgeving naar 'Entra ID'.
❗️: Download na het invoeren van de Tenant ID gelijk het .zip bestand van de Learned app. Deze heb je later in het proces weer nodig.
Na het downloaden van de app navigeert de Admin naar het Microsoft Teams Admin center: Admin.teams.microsoft.com en logt in.
Eenmaal ingelogd klik je op:
Teams apps >Manage apps
Actions > Org wide app settings
Allow custom apps
Upload the full .zip file (dit kan even duren)
📚:Lees dit artikel van Microsoft voor verdere instructies voor het uploaden van een custom app.
Wanneer de app is geüpload zoek je deze app op tussen ‘All apps’, onder de 'Manage apps' sectie. Klik vervolgens op Learned > Availability en bepaal wie de app mag downloaden.
Alle toestemmingen zijn vereist. De beheerder kan ze allemaal tegelijk toekennen.
❗️: Afhankelijk van de tenant-ID van de klant moet dit in sommige gevallen voor alle werknemers afzonderlijk worden goedgekeurd.
Als medewerker
Wanneer je ingelogd bent in Microsoft Teams, klik je linksonderin op 'Apps' > gebouwd voor jouw organisatie en klik op 'Toevoegen' achter Learned.
Eenmaal toegevoegd kan je beginnen met het verzamelen van Inzichten en deze doorsturen naar Learned. Hiervoor klik je op het '+' teken in een chat. een andere mogelijkheid is door op '...' achter een verstuurd bericht te klikken.
Welke data wordt verwerkt?
Bij gebruik van de integratie verwerkt Learned uitsluitend de volgende gegevens:
Teams-gebruikersnaan: Om te koppelen wie het bericht heeft verzonden en aan wie het bericht is verzonden.
Microsoft-gebruikers-ID: Unieke ID van de gebruiker binnen Slack.
Berichtinhoud: Alleen berichten die geselecteerd en aangemaakt als inzicht worden doorgestuurd.
Tijdstip van het bericht: Voor logging en context binnen het platform.
Hoe wordt privacy gewaarborgd?
Alleen expliciet gemarkeerde of handmatig ingevoerde informatie wordt opgehaald.
Alle gegevens worden opgeslagen binnen de beveiligde omgeving van Learned.
De integratie vereist een eenmalige Microsoft 365-autorisatie vanuit de organisatie (via Microsoft’s toestemmingensysteem).Admins behouden volledige controle over de activatie van de integratie op organisatie niveau.
De verwerking vindt plaats in overeenstemming met de AVG/GDPR en valt onder het bestaande verwerkerscontract met Learned.