Wellicht is het volgende artikel ook interessant:
Om als Admin nieuwe medewerkers een uitnodiging voor Learned te sturen kun je als volgt aan de slag:
Voeg de medewerkers handmatig toe aan Learned
Voeg de medewerkers toe via een API koppeling
Voeg de medewerkers toe via een CSV import
Lees verder om te weten te komen welke stappen je moet volgen om medewerkers met een CSV import toe te voegen aan Learned.
Het voorbereiden van het importbestand
Voor een succesvolle import van nieuwe medewerkers moeten we eerst een CSV bestand voorbereiden met daarin de juiste informatie in de juiste kolom.
Ga naar de Leden pagina
Druk rechtsboven op Opties - Leden uitnodigen
Druk in de popup rechtsboven op Import via CSV
Druk op Export CSV
❗️Let op: je moet eerst een CSV downloaden om een voorbeeldbestand van Learned te ontvangen met daarin de juiste informatie per kolom.
Het resulterende importbestand kun je openen in applicaties zoals Microsoft Excel, Google Sheets of Numbers. Aangezien het een CSV bestand is kan het zijn dat wanneer je het bestand opent alle data is samengevoegd in de eerste kolom. Zet dan eerst de volgende stappen:
Selecteer de eerste kolom
Druk rechtsboven op de knop Tekst naar kolommen
Kies voor Gescheiden
Vink de optie Komma's aan
Houd bij het vullen van het bestand rekening met het volgende:
Voer alle medewerkers onder elkaar in door het emailadres in de eerste kolom in te vullen.
Bij het toewijzen van functieprofielen en teams ben je gebonden aan de gegevens die reeds in Learned staan. Voeg deze informatie dus eerst toe in Learned om direct medewerkers van de juiste instellingen te voorzien.
Wanneer iemand aan meerdere functieprofielen en/of aan meerdere teams moet worden gekoppeld, dan vul je deze informatie binnen dezelfde cel met steeds een komma ertussen. Zie het downloadbestand voor voorbeelden.
De import is niet hoofdlettergevoelig. Wanneer dus een teamnaam in het importbestand niet met hoofdletter geschreven is, maar in Learned wel, dan is dit geen probleem voor de import. Spelfouten leveren wel problemen op bij de import.
Wanneer je klaar bent kun je het bestand opslaan (als CSV) en door naar de import.
❗️Let op: de import kan enkel worden gebruikt voor het importeren van nieuwe medewerkers en niet voor het updaten van gegevens van bestaande medewerkers.
Het importeren van de CSV
Zodra het importbestand gereed is kun je weer terug naar de Leden pagina om de import te starten. Kies nu voor de onderste knop Upload CSV.
Je kiest het CSV importbestand en je kunt door naar de volgende stap.
Vervolgens kom je in een 'preview' scherm terecht waarin je alle nieuwe medewerkers ziet staan en kunt zien of alle informatie per medewerker op de juiste wijze is meegekomen. Let hier nog op het volgende:
Bij medewerkers die niet kunnen worden geïmporteerd wordt het emailadres rood omlijnd.
Check in de kolommen Rolprofiel, Lid van Team en Coach van Team of iedereen de juiste instellingen heeft meegekregen.
Controleer voor de zekerheid of enkel de Admins zijn voorzien van 'Admin rechten'.
Je kunt met de kruisjes rechts in beeld individuele medewerkers uit de import verwijderen.
Ook kun je de volledige popup wegklikken als je nog dingen wilt aanpassen in het importbestand.
Wanneer je tevreden bent over hoe de import eruit ziet dan kun je rechtsonderin op Uitnodigen drukken om de import te starten.
❗️Let op: wanneer je op Uitnodigen drukt wordt de import gestart en ontvangen de medewerkers een email om hun Learned account te activeren. Afhankelijk van de grootte van het bestand kan dit even duren. Klik de popup niet weg en probeer de pagina niet te refreshen.