Dit is wellicht ook interessant voor jou:
Met behulp van functieprofielen kunnen we de juiste persoon linken aan de voor hem/haar juiste skills en verwachte resultaten. Dit zal verschillen per functie. Met behulp van functieprofielen wordt het mogelijk om medewerkers te evalueren op enkel de skills die voor hem/haar relevant zijn.
Het functiehuis in Learned
In Learned heb je de mogelijkheid om alle functieprofielen die er in de organisatie bestaan toe te voegen, inclusief de juiste skills, taken, verantwoordelijkheden en de verwachte resultaten. Door alle functieprofielen toe te voegen, geef je duidelijkheid aan de medewerkers wat er van hen verwacht wordt binnen de functie die zij in de organisatie vervullen.
Je kunt de toegevoegde functieprofielen via de Functiematrix (linksonder in het menu) terugvinden onder 'Functieprofielen' of onder 'Functiematrix' in het Functiehuis:
Functieprofielen: Hier heb je een lijst met alle functieprofielen die je hebt toegevoegd. Je ziet hier ook direct aan welke functiefamilie en functielevel de functie is gekoppeld en welke medewerkers deze functie hebben in de organisatie.
Functiematrix: Hier deel je de verschillende functieprofielen in binnen verschillende levels van senioriteit en in de juiste functiefamilie.
📚 Wil je meer informatie over hoe je aan de slag kunt gaan met de functiematrix in Learned? Lees dan dit artikel.
Waarom zijn functieprofielen handig om te gebruiken?
De functieprofielen geven medewerkers inzicht in hun taken, verantwoordelijkheden, functie specifieke KPI's, kernwaarden en relevante skills/competenties.
De functieprofielen worden gebruikt om gepersonaliseerde evaluatierondes te organiseren, waarin medewerkers 360° feedback kunnen vragen op skills en competenties die afhankelijk zijn van hun functieprofiel.
Het opstellen van een functieprofielen
Bij het handmatig opstellen van functieprofielen kun je ervoor kiezen om alle informatie zelf in te vullen, bijvoorbeeld op basis van jullie bestaande functiehuis, of je kunt gebruik maken van de Learned Functie database.
💡 De functies in deze database worden met behulp van AI ook voorzien van een functieomschrijving en eventuele vertalingen wanneer je met meertaligheid wilt werken.
📚 Wil je weten hoe je meertaligheid inschakelt in Learned? Lees dan dit artikel.
Als je aan de slag gaat met het toevoegen van de functies, ga je naar Functiematrix - Functieprofielen OF Functiematrix. Klik vervolgens rechtsboven in de hoek op '+ Nieuwe functie'.
❗️Let op: Als je met een HRIS integratie werkt, kun je de functies ook via de integratie importeren. Vervolgens heb je de mogelijkheid om KPI's en competenties inclusief gedragingen voor deze functie met behulp van Luca AI te genereren.
📚: Lees hier meer over het verreiken van de geïmporteerde skills en competenties door middel van Luca AI
Wanneer je een functie wilt toevoegen, kun je op zoek naar de functie in de Learned functiedatabase. Staat jouw functie er niet in, dan heb je de optie om desbetreffende functie als een nieuwe functie te creëren.
💡 Wanneer je een nieuwe functie gaat toevoegen die nog niet in de Learned functie database staat, heb je de mogelijkheid om gebruik te maken van Luca AI. Als je Luca AI gebruikt, zal het functieprofiel, inclusief functieomschrijving en bijbehorende KPI's en competenties worden gegenereerd met behulp van AI.
Vervolgens kun je de verschillende stappen doorlopen om een functieprofiel aan te maken en toe te voegen aan Learned:
Stap 1: Functie details
Heb je gekozen voor één van de Learned functie templates, dan zul je zien dat in stap 1 je alleen nog de naam van de functie meertalig hoeft in te vullen. Een afbeelding die bij de functie past is al geselecteerd en de functieomschrijving (meertalig) is al toegevoegd.
💡 Wil je een andere afbeelding toevoegen aan de functie in plaats van de afbeelding die vanuit het Learned functie template mee komt? Ga dan met je muis op de afbeelding staan en klik op 'Bewerk'.
Je hebt de mogelijkheid om een eigen afbeelding te uploaden of te zoeken binnen de andere stockfoto's die beschikbaar zijn.
De functiebeschrijving die vanuit het Learned functie template wordt meegegeven is met behulp van AI tot stand gekomen. Lees de beschrijving goed door en pas aan waar jij vindt dat het nodig is zodat het een perfect profiel wordt wat bij jullie organisatie past.
Geavanceerde instellingen
Onder Geavanceerde instellingen heb je de optie om het functieprofiel wat je nu aan het opstellen bent te koppelen aan het volgende:
Functie familie: Binnen welke afdeling valt deze functie? Bijv. Sales of marketing
Functie level: Bepaal de mate van senioriteit van deze functie. Bijv. Senior/Management
Werkervaring: Hoeveel jaren werkervaring moet iemand hebben voor deze functie?
Opleidingsniveau: Wat is het vereiste opleidingsniveau voor deze functie?
Aanbevolen functies als carrièrepad: Wat is een logische vervolgstap voor iemand in deze functie?
💡Alle velden onder geavanceerde instellingen bij het aanmaken van een functieprofiel zijn optioneel in te vullen.
❗️Let op: Bij Aanbevolen functies als carrièrepad kun je alleen kiezen uit de functies die je hebt toegevoegd aan Learned. Je kunt als Admin dus een logische vervolgstap toevoegen om naar door te groeien na deze functie.
Stap 2: Het toevoegen van de verwachte resultaten (KPI's)
In stap 2 ga je de KPI's toevoegen die relevant zijn voor de functie. Maak je gebruik van een van de Learned functie templates, dan staan er al een aantal KPI's in stap 2 die door AI zijn gegenereerd. Je hebt de mogelijkheid om deze KPI's te bewerken en/of te verwijderen. Daarnaast kun je ook zelf KPI's toevoegen die jullie als organisatie hebben gedefinieerd voor deze functie.
💡 Met het toevoegen van functie KPI's geeft het platform bij het aanmaken van een doel in Learned ook deze functie KPI's als suggestie voor een mogelijk doel waar de medewerker aan kan werken in de aankomende periode.
Stap 3-5: Het toevoegen van de juiste skills
In Stap 3 t/m 5 ga je de skills toevoegen op het juiste skill level en binnen de juiste skill categorie. Wederom, wanneer je gebruik hebt gemaakt van een Learned functie template zijn er ook aan elke skill categorie al goed passende skills toegevoegd.
💡 Wil je per skill aanpassen welke focusgebieden er gekoppeld worden? Klik dan op het potlood klikken bij de skill. Vervolgens kun je verschillende focusgebieden uit verschillende skill levels selecteren waarop een medewerker geëvalueerd dient te worden.
❗️Let op: Alle gedragsvoorbeelden binnen het verwachte niveau van de skills zullen met de skill evaluatie in het gesprek worden geëvalueerd. Zorg er dus voor dat je niet te veel skills aan een functieprofiel koppelt, maar ook niet te veel gedragsvoorbeelden per skill toevoegt.
Het advies vanuit Learned hierin is 2-4 gedragsvoorbeelden per skill.
Stap 6: Samenvatting
In deze stap krijg je een samenvatting te zien van alle stappen die je hebt doorlopen bij het creëren van dit functieprofiel. Wanneer je nog iets wilt wijzigen kun je in de samenvatting bij de juiste stap op de 'Bewerk' knop drukken om datgeen aan te passen wat je wilt aanpassen. Is alles in orde? Dan kun je het functieprofiel publiceren.
💡 Je hebt ook de mogelijkheid om een functieprofiel te bewaren als concept. Doe dit bijvoorbeeld wanneer je eerst alle functieprofielen wilt toevoegen in Learned, maar op een later moment nog een final check wilt doen voordat je het functieprofiel publiceert, koppelt aan een medewerker en zichtbaar maakt wanneer een medewerker door de verschillende functies van de organisatie zoekt naar een mogelijke interessante vervolgstap.
Het beheren van het functieprofiel
Eenmaal een functieprofiel toegevoegd aan Learned, kun je deze bekijken. Klik in de de functiematrix of via de functieprofielen de gewenste functie aan.
Je krijgt vervolgens een overzicht te zien met de functiebeschrijving en de gekoppelde KPI's en skills per skill categorie, inclusief de focusgebieden. Je hebt hier ook een overzicht van alle medewerkers die aan deze functie zijn gekoppeld en hebt de mogelijkheid om een nieuwe medewerker aan deze rol te koppelen.
