Wil je alvast verder lezen over opties voor meer geavanceerde templates:

Voor het inrichten van de gesprekscyclus kun je met de Ontwikkelgesprek module aan de slag. Deze module werkt volledig op basis van gesprekstemplates. Deze templates zijn de gespreksformulieren die de medewerkers en de coaches moeten invullen. In deze gespreksformulieren kun je verschillende soorten vragen toevoegen die je naar eigen wens kunt koppelen aan een KPI die je wilt meten. In dit artikel laten we je zien hoe je een eenvoudig gespreksformulier kunt opbouwen en kunt werken met verschillende Learned KPI's.

Wanneer je naar de pagina Ontwikkeling - Gesprekken gaat, zie je een tab met Templates. Op deze pagina zie je de templates die al door jullie als organisatie zijn gecreëerd. Vanaf deze pagina kun je ook een nieuw template gaan bouwen door op de Maak template-knop te drukken.

Op de Template pagina vind je standaard de Learned templates. Als je geen gebruik wilt maken van één van deze templates, kun je deze gemakkelijk uit je overzicht verwijderen via de drie bolletjes helemaal rechts van het template. Kies vervolgens voor 'Verwijderen'. Hiermee behoud je het overzicht op deze pagina door alleen de templates te laten staan waar jij gebruik van wilt maken voor de HR cyclus.

Naast dat je zelf templates kunt maken of templates kunt verwijderen uit je overzicht, heeft Learned ook een aantal standaard templates toegevoegd aan het platform. Wanneer je gebruikt wilt maken van één van deze templates, klik dan op 'Importeer template(s)' en selecteer het template dat je wilt gebruiken. Wanneer je zo'n standaard template hebt toegevoegd, heb je de mogelijkheid om ook wijzigingen in het template door te voeren wanneer je het template opent.

Alle gesprekstemplates bestaan uit een naam, omschrijving en minimaal 1 sectie met onderliggende vragen. Bij het openen van de template builder begin je met een passende naam en omschrijving. Let op: De informatie die je hier invult komt ook in de e-mail te staan die wordt verzonden naar de deelnemers van de gespreksronde.

In het gesprekstemplate kun je met de toolbox 1 of meerdere secties toevoegen. Het idee van een sectie is dat je vragen toevoegt om een bepaald thema te bespreken en bijvoorbeeld een van de Learned KPI's meet. Later meer over KPI's. In de basis geef je een sectie een passende naam en vervolgens kun je de sectie middels de knop 'Geavanceerde opties' uitklappen om bepaalde instellingen toe te voegen. Indien je met meerdere secties werkt kun je de verschillende secties voor het overzicht dus ook open/dichtklappen.

Je kunt per sectie bepalen wie de bijbehorende vragen van de sectie moet beantwoorden.

Je kunt naar eigen wens per sectie configuraties maken en zo een 360° evaluatie opstellen. Het deactiveren van bijv. peer evaluatie doe je gemakkelijk door op peer evaluatie te klikken. Je ziet vervolgens het vinkje verdwijnen en de knop lichtgrijs worden.

Let op: Afhankelijk van de instellingen krijgt de juiste persoon dus enkel de voor hem/haar bestemde vragen om in te vullen. De lengte van het invulformulier kan dus per persoon verschillen.

Voor elke sectie bepaal je de KPI die je wilt meten onder de knop 'Reporting (KPI). Je hebt de keuze uit Prestaties, Potentieel en Skill Dekking, of kies een van de KPI's die je zelf hebt aangemaakt. In een traditionele beoordeling worden veelal de prestaties en potentieel KPI's tegen elkaar uitgezet. Tegenwoordig zien we steeds meer moderne ontwikkelgesprekken die ook ingaan op het gedrag van de medewerker. Dit gedrag meten we in Learned middels de vaardigheden/competenties, en dus de KPI Skill Dekking.

Let op: Op basis van de Learned KPI's worden verschillende dashboards en rapportages (zoals de 9-grid) opgesteld. Indien je dus niet met deze KPI's in je evaluatietemplate werkt kun je deze rapportages dus niet (goed) gebruiken. Om bijvoorbeeld met de 9-grid te kunnen werken moet je minimaal 2 Learned KPI's in hetzelfde template activeren.

Let op: De dashboards en rapportages met betrekking tot de KPI's zijn gebaseerd op de input van de coach. Als je deze rapportages wilt gebruiken, zorg er dan dus voor dat in de sectie Coach evaluatie is ingeschakeld.

Afhankelijk van de KPI kun je ook een beoordelingsschaal instellen. Wanneer je een meting wilt doen op de KPI Prestaties of Potentieel kun je zelf in het gesprekstemplate op sectieniveau de beoordelingsschaal (aantal punten + namen van de labels) aanpassen.

Let op: De ingestelde beoordelingsschaal in de sectie is van toepassing op alle vragen in de desbetreffende sectie. Meet je een KPI en wil je de beoordelingsschaal aanpassen? Dit doe je vanuit de sectie-instellingen.

Indien je de KPI Skill Dekking wilt meten ben je afhankelijk van het aantal skill levels dat je hebt ingesteld in de skill set. Deze beoordelingsschaal pas je dus niet aan in het gesprekstemplate.

Onderaan in de sectie kun je naar eigen wens een thema toevoegen. Deze thema's zijn ervoor bedoeld om bepaalde gespreksonderwerpen te categoriseren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan 'leerdoelen', 'carrière' of 'ambities'.

Deze thema's worden vervolgens visueel zichtbaar gemaakt in het gespreksverslag van de medewerker. Zo weten alle betrokken partijen eenvoudig welk onderwerp in welke sectie van het gespreksformulier besproken wordt.

Om daadwerkelijk het gesprekstemplate in te kunnen vullen en dus aan de slag te gaan met onder andere het meten van de KPI's, moet je vragen toevoegen aan de sectie. Hiervoor heb je, afhankelijk van de gekozen KPI, verschillende opties. In dit artikel behandelen we enkel de custom vragen. Lees onze andere artikelen voor de meer geavanceerde opties.

Met deze optie kun je over het algemeen elk traditioneel beoordelingsformulier maken. Door een custom vraag toe te voegen, kun je typen wat je maar wilt en zelfs een beschrijving toevoegen voor aanvullende informatie. Per vraag kun je bepalen of je een beoordelingsschaal wilt toevoegen, of dat de medewerker alleen een tekstveld mag invullen. Wanneer je een beoordelingsschaal toevoegt kun je natuurlijk ook zelf het aantal niveau's in de beoordelingsschaal en de benamingen van de niveau's aanpassen.

Let op: Wanneer de custom vraag wordt toegevoegd aan een sectie waarin je de KPI's 'Prestatie' of 'Potentieel' meet, ben je gebonden aan de beoordelingsschaal die je in de sectie hebt ingesteld.

In de 'Instellingen' van het template kun je de slider knop voor 'kalibratie' activeren. Het kalibreren van evaluaties en beoordelingen houdt in dat je de coaches de optie geeft om hun evaluatie te delen met mede-coaches van betreffende medewerker en admins zonder dat deze zichtbaar wordt voor de medewerker. Hierdoor heb je, als Admin, de mogelijkheid om evaluaties van alle medewerkers organisatiebreed met elkaar te vergelijken om zo te beoordelen of iedereen een 'eerlijke' evaluatie heeft ontvangen. De scores kunnen eventueel nog eenvoudig worden aangepast voordat deze uiteindelijk worden gedeeld met de medewerker.

Wil je dat de medewerker en coach(es) het ingevulde gespreksverslag digitaal ondertekenen? Zet deze optie aan onderaan het gesprekstemplate.

Wanneer je het digitaal ondertekenen aan hebt gezet, heb je de volgende opties:

Wanneer je ervoor kiest om het gesprek niet te laten ondertekenen door medewerker en coach, krijgen zij alsnog de taak om het gesprek af te ronden. Zodra de coach het gesprek afrond, springt het gesprek op slot en kunnen er geen wijzigingen meer worden doorgevoerd.

Nadat je klaar bent met het opstellen van het gesprekstemplate, kun je via de Gesprekscyclus de medewerkers uitnodigen voor het ontwikkelgesprek. Zij gaan vervolgens aan de slag met het invullen van de formulieren. De resultaten van het meten van de KPI's zijn op de volgende plekken terug te vinden in Learned:

Voorbeeld van een dashboard voor de Admin in de Ontwikkelgesprek module: