De volgende artikelen zijn wellicht ook interessant voor jou:
Zodra je de gespreksronde hebt gepubliceerd kunnen je medewerkers aan de slag. We hebben het voor jou als Admin mogelijk gemaakt om eenvoudig de status van de lopende gespreksronde te monitoren en waar nodig wijzigingen aan te brengen. Hieronder een overzicht van de belangrijkste features.
Een overzicht overall en per team
Wanneer je de lopende gespreksronde opent zie je meteen in enkele kengetallen hoe de organisatie ervoor staat. Hoeveel mensen zijn er om feedback gevraagd en hoeveel daarvan hebben ook al daadwerkelijk feedback gegeven? In de grafiek eronder kun je zelf middels diverse filters de status per team bekijken.
Een overzicht van alle medewerkers
Onderaan de pagina staat een lijst met alle deelnemende medewerkers van de gespreksronde. Naast dat je in deze lijst kunt filteren en sorteren zie je eenvoudig de status per medewerker. In de verschillende kolommen zie je het volgende:
Heeft de medewerker het gesprek voorbereid?
Heeft de medewerker input ontvangen van collega's of coaches?
Is het gesprek al ingepland?
Indien geactiveerd: is het gespreksverslag digitaal ondertekend?
Aan de hand van de felgekleurde profielfoto's zie je of een persoon de voor hem/haar bedoelde taak reeds heeft afgerond. Wanneer je op een profielfoto klikt kun je een reminder sturen.
De gekoppelde peers en coaches aanpassen
Door rechts in beeld op de knop met de 3 bolletjes te klikken kun je per persoon de gevraagde peers en coaches voor het geven van input en het voeren van de gesprekken aanpassen.
Reminders sturen
Los van de reminders die je per persoon kunt sturen, kun je ook een reminder sturen naar alle medewerkers die bijvoorbeeld hun gesprek nog moeten voorbereiden. Gebruik hiervoor de 'Opties' knop. Er wordt zowel een systeemreminder in Learned als een email gestuurd.
Het aanpassen van de gespreksronde
Onder de 'Opties' knop in een actieve gesprekscyclus vind je ook de mogelijkheid om de gespreksronde te updaten.
Let op❗️: Zodra de gespreksronde is gepubliceerd is komen wijzigingen in het gesprekstemplate, de skills en rolprofielen en de teamindelingen niet meer door.
Wat je wel kunt wijzigen in een lopende gespreksronde is:
Bij stap 1: De naam en beschrijving van de cyclus.
Bij stap 2: De deelnemers: handig wanneer er bijvoorbeeld een nieuwe medewerker in dienst komt die je wilt meenemen in een gespreksronde. Alle wijzigingen in deelnemers worden bijgehouden in het tabblad 'Info' in de gespreksronde.
Bij stap 3: De planning van de taken. Hier kun je de startdatum en datums van de deadlines aanpassen per taak.
Tip: Wanneer een medewerker tijdens een gespreksronde een andere coach krijgt kun je de nieuwe coach handmatig aan de medewerker koppelen in de lijst aan deelnemers in het overzicht van de evaluatie. Gebruik hiervoor de knop met de 3 bolletjes zoals hierboven beschreven.
Het delen van gekalibreerde evaluaties
Wanneer de gespreksronde de optie voor het kalibreren van scores bevat ligt het initiatief om dit te doen altijd bij de coaches. Zij kunnen hun ingevulde gespreksformulier van de status 'Kalibreer' voorzien om deze te delen met de andere coaches en admins. Zodra er overeenstemming is bereikt over de gegeven evaluaties kunnen de coaches hun scores delen met de medewerkers. Daarnaast hebben we de optie voor het delen van de scores met de medewerkers ook mogelijk gemaakt voor jullie als Admin. Gebruik de Opties knop en vervolgens de knop voor het delen van de scores. Let op: deze actie kan niet ongedaan gemaakt worden.