Dit artikel is wellicht ook interessant:

Het voeren van ontwikkelgesprekken is een belangrijk onderdeel van elke HR-cyclus. Wanneer het is ingeschakeld, kun je als medewerker ontwikkelgesprekken voor jezelf inplannen en je coach of een andere collega binnen je bedrijf uitnodigen als gesprekspartner voor jouw persoonlijke ontwikkelgesprek.

In de basis komt het proces voor het plannen en voeren van deze ontwikkelgesprekken op het volgende neer:

Als medewerker kun je een ontwikkelgesprek alleen voor jezelf aanmaken. Ga hiervoor naar je pagina Ontwikkeling - Gesprekken - Over jou. Op deze pagina kun je een ontwikkelgesprek voor jezelf aanmaken via de knop '+ Gesprek'.

Zodra je op de knop '+ Gesprek' hebt gedrukt, selecteer je het template welke je wilt gebruiken voor jouw ontwikkelgesprek. De Admins hebben deze templates opgesteld zodat je precies weet voor welk gesprek je welk template moet gebruiken. Nadat je een template hebt gekozen, worden de naam en omschrijving van de template automatisch ingeladen. Dit is meteen de tekst die in de e-mail komt te staan die naar de geselecteerde deelnemer wordt gestuurd. Je kunt dit bij elk gesprek die je aanmaakt aanpassen.

Let op: Door naast de dropdown van het template op 'Preview' te klikken kun je alvast zien hoe het template eruit ziet wanneer hij moet worden ingevuld.

Indien je gesprekstemplate een onderdeel bevat voor het plannen van nieuwe doelen of het evalueren van doelen moet je in deze stap ook de gewenste doelen cyclus bepalen. De doelen cyclus zorgt ervoor dat de nieuwe geplande doelen direct in dat termijn worden ingepland, of dat bij het evalueren van doelen enkel de juiste doelen gekoppeld aan de gekozen cyclus worden ingeladen.

Naast dat je de Ontwikkelgesprek module kunt gebruiken voor het voeren van ontwikkelgesprekken, kunnen er ook gesprekstemplates worden gemaakt voor bijvoorbeeld het uitwisselen van 360° feedback op skills. De Admin stelt bij het aanmaken van de gesprekstemplates in wie welke vragen moet beantwoorden. Hierbij heeft de Admin de volgende opties:

Let op: Je kunt als medewerker enkel de vragen invullen die door de Admin in het gesprekstemplate zijn ingesteld voor 'Persoonlijke evaluatie'.

Bij het aanmaken van de gespreksronde voor jezelf worden al jouw mogelijke coaches automatisch getoond. Jij kunt bepalen of jouw coach jou ook van input moet voorzien in de kolom 'Evaluatie coach'. Is dit niet nodig, kun je middels het vinkje achter de profielfoto jouw coach deactiveren.

Vervolgens heb jij ook de mogelijkheid om in de kolom 'Deelnemers' te bepalen wie jouw gesprekspartner is tijdens jouw ontwikkelgesprek. Dit kan jouw coach zijn, maar dit zou ook een van je collega's kunnen zijn die jij bijvoorbeeld om Peer feedback hebt gevraagd. In de pop-up die verschijnt als je de deelnemers wilt aanpassen, heb je de mogelijkheid om je gesprekspartner te updaten.

Let op: Wanneer je een collega hebt toegevoegd als deelnemer, kun je daarna op het X klikken. Jouw gekozen gesprekspartner wordt dan toegevoegd en zal een uitnodiging krijgen om aan jouw ontwikkelgesprek deel te nemen.

Door op de naam van het rolprofiel te klikken komt er een pop-up tevoorschijn waarmee je rolprofielen kunt deselecteren in het specifieke ontwikkelgesprek. De bijbehorende skills van de gedeactiveerde rol maken vervolgens geen deel uit van het gespreksformulier dat jullie gaan invullen.

In de laatste stap kun je diverse deadlines invullen voor bijvoorbeeld het uitvragen en geven van input voor het gesprek. De taken die je hier ziet, kunnen per ontwikkelgesprek verschillen. Dit is namelijk afhankelijk van de instellingen van het template dat je gekozen hebt.

Let op: De startdatum is de datum vanaf wanneer de taak beschikbaar is om mee aan de slag te gaan. De deadline is de datum voor wanneer de taak afgerond moet zijn.

Je kunt ervoor kiezen om het ontwikkelgesprek te publiceren of te bewaren als concept. Mocht je ervoor kiezen om het ontwikkelgesprek te bewaren als concept wordt deze nog niet gedeeld met de andere deelnemers en kun je later nog wijzigingen aanbrengen. Nadat je het ontwikkelgesprek hebt gepubliceerd, kunnen alle betrokken partijen aan de slag.

Wanneer je het ontwikkelgesprek hebt gepubliceerd, kun je aan de slag met de voorbereiding van jouw gesprek. Je vindt de taken voor jouw gesprek terug op jouw Home scherm onder To Do's, of wanneer je naar de pagina Gesprekken - Ontwikkelgesprekken - Over jou gaat.

Je kunt hier je ontwikkelgesprek openen en vanuit daar aan de slag met de voorbereiding. Zo kun je hier zelf een datum plannen voor het gesprek en eventueel de deelnemers updaten.

Let op: Zodra jij een datum plant, en de agenda integratie staat aan voor de deelnemers en jezelf, komt dit gesprek in jouw Outlook of Google agenda. De taak om een datum te plannen vervalt ook voor de deelnemers zodra jij een datum plant.

Wanneer je het takenoverzicht opent, zie je vervolgens de taken voor jezelf, jouw coach en eventueel Peers verschijnen. Vanuit hier kun je gaan starten met het voorbereiden van je eigen ontwikkelgesprek.

Onder de 'Opties'-knop rechtsboven heb jij nog de volgende mogelijkheden:

Tijdens het gesprek kun jij of een van de deelnemers ook notities en next steps bijhouden via de knop 'Notities & Next' steps aan de rechterkant. Next steps zijn actiepunten die voortvloeien vanuit het gesprek die jij of een van de deelnemers naderhand nog moeten oppakken. Deze next steps verschijnen ook weer op je Home scherm bij je To Do's.

Wanneer je eenmaal het gesprek gaat voeren, pak je het rapport erbij. Zo kun je gemakkelijk de verschillende onderwerpen en vragen met de deelnemers doornemen en daar een goed gesprek over voeren.