Respostas para as dúvidas mais comuns sobre compartilhamento de registros.
Conceitos Básicos
O que posso compartilhar no Mais Terapias?
Você pode compartilhar registros de evolução com:
Outros terapeutas (dentro ou fora da sua clínica)
O próprio paciente
Responsáveis/familiares do paciente
🎬 Veja em vídeo: Compartilhar registros: quem vê o quê no prontuário (1:21)
Por que compartilhar registros?
O compartilhamento facilita:
Atendimento multiprofissional: Fonoaudióloga, terapeuta ocupacional e fisioterapeuta vendo o mesmo paciente
Transição de cuidado: Quando um paciente muda de terapeuta
Empoderamento do paciente: Dar ao paciente acesso ao seu próprio prontuário
Envolvimento familiar: Responsáveis acompanhando a evolução
O compartilhamento é obrigatório?
Não. Os registros seguem o nível da categoria, e as categorias que vêm prontas começam como Privado. Você escolhe o que compartilhar, com quem e quando.
Em uma clínica, lembre que Privado não esconde o registro do administrador. Veja a pergunta Registro "Privado" fica escondido do administrador da clínica?, mais abaixo.
Compartilhamento com Terapeutas
Como compartilho um registro com outro terapeuta?
Vá ao perfil do paciente e acesse a timeline de registros
No box do registro que deseja compartilhar, clique no ícone de compartilhamento (não é preciso abrir o registro)
Uma janela de compartilhamento será aberta
Digite o e-mail do profissional em "Compartilhar com um terapeuta específico"
Clique em "Compartilhar"
🎬 Veja em vídeo: Compartilhar registros: quem vê o quê no prontuário (1:21)
O que acontece quando compartilho?
Primeiro registro daquele paciente compartilhado com o terapeuta: o compartilhamento fica Pendente. Ele recebe um convite por e-mail (quem ainda não tem conta cria a conta pelo convite) e precisa aceitar em Pacientes, na aba Convites Pendentes. Quem já tem conta também recebe o aviso Novo paciente compartilhado na plataforma.
Registros seguintes do mesmo paciente: depois do aceite, o acesso é imediato, com o aviso Novo registro compartilhado.
Na janela de compartilhamento, cada terapeuta aparece com o selo Pendente ou Ativo. Se o paciente estiver inativo, o convite não é enviado.
O outro terapeuta pode editar meus registros?
Não. Quem recebe o compartilhamento pode ler o registro e deixar comentários nele, mas não pode editar o conteúdo. Só o autor edita o registro.
Posso compartilhar todos os registros de um paciente de uma vez?
Não há seleção de vários registros: cada registro é compartilhado pelo seu ícone de compartilhamento na timeline.
A exceção é trocar o nível de uma categoria em Configurações > Registro. A mudança também vale para os registros que você já escreveu nessa categoria, de todos os pacientes.
Como vejo com quem um registro está compartilhado?
Na timeline de registros do paciente, clique no ícone de compartilhamento no box do registro
A janela de compartilhamento mostra a lista de terapeutas que têm acesso
O seletor de nível mostra todos que têm acesso ao registro?
Não. O seletor Alterar a categoria de compartilhamento mostra só o nível do registro. Os compartilhamentos feitos um a um podem existir mesmo quando ele mostra Privado. Para saber quem tem acesso, confira na mesma janela:
A aba Terapeutas: quem tem o selo Ativo já tem acesso; quem tem o selo Pendente ainda não tem
A aba Paciente: a caixa Compartilhamento com paciente e família marcada indica que o paciente e a família têm acesso
Como removo o acesso de um terapeuta?
Na timeline de registros, clique no ícone de compartilhamento no box do registro
Na lista de terapeutas com acesso, clique no botão de remover ao lado do nome
Compartilhamento com Pacientes
Como compartilho um registro com o próprio paciente?
Na timeline de registros do paciente, localize o registro desejado
Clique no ícone de compartilhamento no box do registro
A janela Compartilhamento de Registro abre na aba Terapeutas. Abra a aba Paciente e marque a caixa em Compartilhamento com paciente e família
O paciente poderá ver o registro no Portal do Paciente, desde que a conta dele no portal esteja ligada ao paciente (convite aceito ou pré-cadastro)
🎬 Veja em vídeo: Compartilhar registros: quem vê o quê no prontuário (1:21)
O paciente pode ver todos os meus registros?
Não! Você tem controle total sobre o que o paciente vê. Existem duas formas de gerenciar isso:
Compartilhamento individual: Você escolhe manualmente cada registro que deseja compartilhar
Padrões por categoria de registro: Em Configurações > Registro, você pode definir o nível de compartilhamento padrão para cada categoria. Por exemplo, todos os registros da categoria "Devolutiva" podem ser automaticamente compartilhados com o paciente
Esta configuração por categoria é útil para automatizar o processo quando você tem tipos de registro que sempre seguem a mesma regra de compartilhamento.
Como o paciente acessa os registros compartilhados?
O paciente acessa pelo Portal do Paciente, onde ele vê apenas os registros que foram explicitamente compartilhados com ele. Para isso, o paciente (ou o responsável) precisa ter a conta do portal ligada ao paciente, por um convite aceito ou pelo pré-cadastro. Depois de aceitar o convite, ele passa a ver os registros compartilhados sem precisar aceitar cada um: um novo aceite só é pedido quando a conta vai acompanhar outro paciente. Veja FAQ do Portal do Paciente.
🎬 Veja em vídeo: Portal da família: como acompanhar a terapia (1:39)
O que o paciente e o responsável veem no Portal do Paciente?
Os registros compartilhados (com todos os comentários), as consultas com o campo Notas e as cobranças. Veja a resposta completa em FAQ do Portal do Paciente.
Posso definir um padrão de compartilhamento por categoria?
Sim! Cada categoria de registro pode ter um nível de compartilhamento padrão:
Nível | Quem pode visualizar |
Privado | Você e os administradores da clínica |
Você e paciente | Você e as contas do Portal do Paciente ligadas ao paciente (o próprio paciente e os responsáveis que aceitaram o convite) |
Você e terapeutas | Você e os profissionais envolvidos do paciente |
Todos envolvidos | Você, profissionais envolvidos e as contas do Portal do Paciente ligadas ao paciente |
Só cadastrar o responsável no cartão Responsáveis do perfil não dá acesso ao portal: ele precisa aceitar o convite enviado pela janela de compartilhamento.
Dica: Os "profissionais envolvidos" são gerenciados no perfil do paciente. Configure essa lista corretamente para garantir que os registros sejam compartilhados com as pessoas certas.
Configure em Configurações > Registro.
Posso enviar o registro por e-mail para o paciente?
Não. O registro não é enviado por e-mail: o paciente lê o registro no Portal do Paciente. Se ele quiser uma cópia, exporte o registro em PDF.
Com o compartilhamento com paciente ativo, a aba Paciente da janela de compartilhamento mostra a seção Convidar paciente ou responsável. Ela envia um convite para o portal, não o registro:
Enviar por email: manda o convite para o e-mail informado
Gerar link: cria um link de convite para você enviar como preferir. O link vale para um único aceite
Níveis de Compartilhamento
O que são níveis de compartilhamento?
São configurações que definem quem pode visualizar cada registro:
Nível | Quem pode visualizar |
Privado | Você e os administradores da clínica |
Você e Paciente | Você e as contas do Portal do Paciente ligadas ao paciente (o próprio paciente e os responsáveis que aceitaram o convite) |
Você e Terapeutas | Você e os profissionais envolvidos do paciente |
Todos Envolvidos | Você, profissionais envolvidos e as contas do Portal do Paciente ligadas ao paciente |
🎬 Veja em vídeo: Compartilhar registros: quem vê o quê no prontuário (1:21)
Quem são os "profissionais envolvidos"?
São os terapeutas listados no bloco "Terapeutas Vinculados", na aba Gestão do perfil do paciente. Quando você seleciona os níveis "Você e Terapeutas" ou "Todos Envolvidos", o sistema automaticamente compartilha o registro com todos os profissionais dessa lista que estão com status Ativo, e também com terapeutas de outras clínicas que tenham conexão ativa com esse paciente.
Exemplo prático:
Paciente João tem 3 profissionais envolvidos: Dra. Ana (fonoaudióloga), Dr. Carlos (terapeuta ocupacional) e Dra. Maria (fisioterapeuta)
Dra. Ana cria um registro numa categoria com nível "Você e Terapeutas"
Dr. Carlos e Dra. Maria recebem acesso automaticamente
Se a categoria for "Todos Envolvidos", João e os responsáveis com conta no portal ligada a ele também recebem acesso
Como a lista é formada: Profissionais são adicionados automaticamente à lista de duas formas: quando você cria agendamentos com eles (é como entram os colegas da sua clínica) ou quando compartilha registros com eles (é como entram os profissionais de fora da clínica). No plano Clínicas, o Administrador e a Secretária veem, na aba Gestão do perfil do paciente, a tabela Gestão de profissionais envolvidos, com os profissionais da clínica e um status: mude para Inativo para tirar um colega da lista. Profissionais de fora da clínica não aparecem nessa tabela.
🎬 Veja em vídeo: Equipe do paciente: quem atende e quem vê cada registro (1:41)
Registro "Privado" fica escondido do administrador da clínica?
Não. Em uma clínica, o papel Administrador vê todos os registros da clínica, inclusive os de nível Privado. Os outros terapeutas não veem seus registros privados, e a Secretária não vê registros clínicos (só os registros administrativos).
A descrição do nível Privado na edição de categoria, em Configurações > Registro, diz que só você poderá visualizar os registros. Em uma clínica, o administrador também vê esses registros.
O administrador pode ler esses registros, mas não pode editar, assinar, excluir nem compartilhar pela tela um registro que não escreveu: o ícone de compartilhamento só aparece para quem escreveu o registro.
Se você não quer que um administrador leia seus registros, converse com a clínica antes de registrar. Veja o que cada papel acessa em Como convidar colaboradores.
Onde configuro os níveis de compartilhamento?
Vá em Configurações > Registro
Para cada categoria de registro, você pode definir um nível padrão
Ao criar um registro, ele recebe o nível da categoria. Depois de salvar, você pode trocar o nível desse registro na timeline
🎬 Veja em vídeo: Categorias de agendamento, registro e financeiro: como organizar (1:42)
Posso escolher o nível de compartilhamento ao criar o registro?
Não. O registro sempre começa com o nível da categoria escolhida. Depois de salvar, clique no ícone de compartilhamento do registro na timeline para mudar o nível.
Posso mudar o nível de compartilhamento depois?
Sim. Na timeline, clique no ícone de compartilhamento do registro. Em Alterar a categoria de compartilhamento, escolha o nível e clique em Salvar.
Ao trocar o nível, o sistema refaz os acessos do registro:
Privado desfaz todos os compartilhamentos, com terapeutas e com o paciente
Você e paciente remove o acesso dos terapeutas (inclusive os adicionados por e-mail)
Você e terapeutas tira o acesso do paciente
Recebendo Compartilhamentos
Recebi um registro compartilhado. Onde vejo?
Se é o primeiro registro daquele paciente compartilhado com você, ele fica em Pacientes, na aba Convites Pendentes. Lá você escolhe Adicionar como novo paciente ou Vincular a um paciente existente.
Depois disso, os registros aparecem na timeline do paciente, marcados com Compartilhado por: e o nome de quem escreveu.
🎬 Veja em vídeo: Lista de pacientes: buscar, inativar na alta e aceitar convites (2:01)
Posso copiar um registro compartilhado?
Não diretamente. Você pode visualizar e usar as informações para criar seus próprios registros, mas o registro original permanece do autor.
Como sei quando alguém compartilhou algo comigo?
Depende de ser o primeiro compartilhamento daquele paciente com você:
Primeiro compartilhamento do paciente: você recebe um convite por e-mail e, se já tem conta, o aviso Novo paciente compartilhado nas notificações da plataforma. O compartilhamento fica em Pacientes, na aba Convites Pendentes, até você aceitar.
Compartilhamentos seguintes do mesmo paciente: o aviso Novo registro compartilhado chega nas notificações da plataforma, sem e-mail.
Se o paciente estiver inativo na clínica de quem compartilhou, nenhum aviso é enviado.
Segurança e Privacidade
O compartilhamento é seguro?
Você decide com quem cada registro fica compartilhado e pode remover o acesso a qualquer momento pela janela de compartilhamento do registro.
Posso ver quem acessou um registro compartilhado?
Não. A plataforma não registra quem abriu ou leu um registro. Na janela de compartilhamento você vê quem tem acesso ao registro agora.
O que acontece se eu revogar um compartilhamento?
O acesso é removido imediatamente. A pessoa não poderá mais ver o registro, mesmo que tenha o link.
Registros de secretários podem ser compartilhados?
Não. Registros administrativos (escritos pela Secretária) não participam do sistema de compartilhamento, nem com terapeutas nem com o paciente. Eles já ficam visíveis para os administradores, para as secretárias da clínica e para os terapeutas vinculados àquele paciente. Quando o registro foi feito em um agendamento de um terapeuta, esse terapeuta também o vê ao abrir o agendamento.
Um terapeuta sem ligação com aquele paciente não vê esses registros, e não há como compartilhá-los com ele.
Cenários Comuns
Como compartilho o prontuário quando um paciente muda de terapeuta?
Compartilhe os registros relevantes com o e-mail do novo terapeuta
Se ele ainda não tiver conta, recebe por e-mail um convite para criar a conta e ver o compartilhamento
Opcionalmente, pode exportar em PDF também
🎬 Veja em vídeo: Compartilhar registros: quem vê o quê no prontuário (1:21)
Meu paciente quer uma cópia de todo o prontuário
Você pode exportar todos os registros em PDF e enviar
Ou compartilhar registro por registro pelo sistema
🎬 Veja em vídeo: Como exportar o prontuário em PDF (1:08)
Trabalho em equipe multiprofissional. Como organizamos?
Todos os profissionais da equipe devem estar na mesma clínica ou ter contas no Mais Terapias
Adicione todos os profissionais na lista de "Profissionais envolvidos" no perfil do paciente
Use categorias com nível Você e terapeutas ou Todos envolvidos: o registro criado nessas categorias já nasce compartilhado com a equipe
Para mudar o nível de um registro específico, salve o registro e depois use o ícone de compartilhamento dele na timeline
Dica: Configure o nível de compartilhamento padrão para "Você e Terapeutas" nas categorias de registro mais usadas pela equipe (em Configurações > Registro). Assim, todos os registros dessas categorias são compartilhados automaticamente com a equipe.
🎬 Veja em vídeo: Equipe do paciente: quem atende e quem vê cada registro (1:41)
Problemas Comuns
Compartilhei mas a pessoa diz que não vê
Verifique se o e-mail está correto
Se o compartilhamento está Pendente, a pessoa ainda não aceitou o convite: peça para verificar a caixa de entrada e o spam. Quem ainda não tem conta cria a conta pelo próprio convite
Se o paciente estiver inativo: o convite por e-mail para o terapeuta não é enviado, e o convite do paciente ou responsável é recusado com a mensagem "Não é possível convidar um paciente inativo. Reative o paciente para continuar."
Verifique se o compartilhamento ainda está ativo
Não consigo compartilhar um registro
Verifique se:
Você é o autor do registro (só quem escreveu vê o ícone de compartilhamento)
O registro não é administrativo (registros de secretárias não se compartilham: já são visíveis para os administradores, as secretárias e os terapeutas vinculados ao paciente)
Sua conta tem permissão para compartilhamento
O paciente não consegue ver o registro no app
Confirme que o compartilhamento com paciente está ativo
Confirme que a conta dele no portal está ligada ao paciente: ele precisa ter aceitado um convite ou feito o pré-cadastro. Veja FAQ do Portal do Paciente
Peça para ele atualizar o app ou fazer logout/login