Um guia completo do processo de atendimento, desde agendar até finalizar o registro.
Objetivo
Ao final deste tutorial, você dominará:
O ciclo completo de um atendimento
Preparação para sessões
Documentação eficiente
Gestão pós-sessão
Tempo estimado: 20 minutos de leitura
O Ciclo do Atendimento
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │ 1. AGENDAR │ │ ↓ │ │ 2. PREPARAR (antes da sessão) │ │ ↓ │ │ 3. ATENDER (durante a sessão) │ │ ↓ │ │ 4. REGISTRAR (após a sessão) │ │ ↓ │ │ 5. FINALIZAR (financeiro + próxima sessão) │ │ ↓ │ │ (volta ao 1) │ │ │ └─────────────────────────────────────────────────────────┘
Fase 1: Agendar
1.1 Verificar disponibilidade
Antes de agendar:
Abra o Calendário
Navegue até a data desejada
Visualize horários livres
Considere intervalos entre sessões
1.2 Criar o agendamento
Clique em "Novo Agendamento"
Selecione:
Data e hora
Paciente
Categoria de atendimento
Adicione notas se relevante
Salve
🎬 Veja em vídeo: Como criar um agendamento: categoria, serviço e cobrança (1:57)
1.3 Confirmar com paciente
O lembrete automático será enviado (se configurado)
Ou confirme manualmente por telefone/mensagem
Dica: Para sessões recorrentes, use agendamento recorrente e crie várias sessões de uma vez.
🎬 Veja em vídeo: Lembretes no dia a dia: o que muda em cada agendamento (2:22)
🎬 Veja em vídeo: Sessões recorrentes: toda semana e duas vezes por semana com pacote (2:07)
Fase 2: Preparar (Antes da Sessão)
2.1 Revisar histórico do paciente
No dia da sessão ou na véspera:
Acesse o perfil do paciente
Leia os últimos registros de evolução
Revise:
Último tema trabalhado
Tarefas pendentes
Observações anteriores
2.2 Verificar agenda do dia
No Calendário, vá para visualização de Dia
Veja todos os pacientes do dia
Note intervalos e tempo entre sessões
🎬 Veja em vídeo: Agenda: mês, semana e dia, filtros e o que cada pessoa vê (1:56)
2.3 Preparar material (se necessário)
Se você usa materiais específicos:
Escalas de avaliação
Formulários
Material de orientação para a família
Tenha-os prontos.
Checklist pré-sessão:
Li os últimos registros
Sei o que trabalhamos na última vez
Conheço os objetivos para hoje
Material está pronto
Fase 3: Atender (Durante a Sessão)
3.1 Anotações breves
Durante a sessão, se preferir:
Faça anotações breves em papel
Use palavras-chave
Anote insights importantes
Registre tarefas combinadas
Dica: Mantenha anotações mínimas para estar presente com o paciente.
3.2 Verificar agendamento (se necessário)
Se precisar confirmar algo durante a sessão:
Abra o sistema rapidamente
Verifique a informação
Volte a atenção para o paciente
3.3 Ao final da sessão
Antes do paciente sair:
Confirme próxima sessão
Clarifique tarefas
Receba pagamento (se aplicável)
Fase 4: Registrar e Fechar (Iniciar Atendimento)
A partir do agendamento você abre o Iniciar Atendimento, o modal que reúne tudo em um só lugar. Ele foi redesenhado em duas abas:
"Atendimento" — onde você registra a sessão (texto, áudio, anexos e formulários).
"Fechamento da sessão" — onde você resolve a parte administrativa: situação, serviço e recebimento.
Você cuida do paciente primeiro, na aba Atendimento, e resolve o administrativo em seguida, na aba Fechamento da sessão. Veja o guia completo: Serviço e pacote no atendimento
🎬 Veja em vídeo: Iniciar atendimento e fechar a sessão: registro, pacote e recebimento (2:42)
4.1 Abra o Iniciar Atendimento
Logo após a sessão (idealmente):
Clique no agendamento no Calendário (ou abra o card "Próximo Agendamento" no perfil do paciente)
Clique em "Iniciar atendimento"
O modal abre na aba "Atendimento", na sub-aba "Registro do atendimento", com a data já preenchida
4.2 Estruture sua evolução
Dica: Nos planos Terapeuta Premium e Clínicas, use o Assistente IA Mais Terapias para agilizar esta etapa. Você pode:
Gravar um áudio de até 5 minutos falando naturalmente sobre a sessão
Usar prompts pré-definidos como "Formato SOAP" para transformar seu relato em registro estruturado
Acesse clicando no ícone de estrela (★) no editor. Veja: Guia: Assistente IA
Importante: A IA é uma ferramenta, não um substituto. Sempre revise o conteúdo gerado antes de salvar.
Use uma estrutura consistente. Exemplo:
## Resumo da Sessão [2-3 frases sobre o foco principal] ## Temas Abordados - [Tema 1] - [Tema 2] ## Observações Clínicas [Comportamento, humor, engajamento, insights] ## Intervenções Utilizadas [Técnicas, abordagens] ## Próximos Passos - [Tarefa para paciente] - [Foco para próxima sessão]
🎬 Veja em vídeo: Prontuário: como criar um registro com áudio e IA (2:05)
🎬 Veja em vídeo: Assistente de IA: como ajustar o registro conversando (1:56)
4.3 Use as outras sub-abas (se aplicável)
Ainda na aba Atendimento, você tem sub-abas para complementar o registro:
"Upload de arquivos" — anexe documentos, exames ou imagens da sessão
"Formulários" — preencha escalas, anamneses ou questionários vinculados
"Histórico do paciente" — consulte atendimentos e registros anteriores sem sair do modal
4.4 Salvamento automático de rascunho
Enquanto você escreve, o sistema salva automaticamente um rascunho do seu registro. Isso significa que:
Se a página atualizar acidentalmente, seu trabalho está protegido
Se você navegar para outra página sem querer, pode recuperar o conteúdo
Ao reabrir o formulário, você verá a opção de "Restaurar rascunho"
Dica: O rascunho é salvo por paciente (novo registro) ou por agendamento (iniciar atendimento). Rascunhos expiram após 30 minutos e ficam só no navegador em que você escreveu.
4.5 Avance para o fechamento
Quando terminar de registrar, clique em "Avançar para fechamento" no rodapé. Você ainda não salvou nada — vai apenas para a aba "Fechamento da sessão". Pode alternar entre as duas abas livremente antes de finalizar.
Tempo ideal: comece a registrar 5-10 minutos após cada sessão. O modal salva rascunho automaticamente, então você pode pausar e voltar sem perder nada.
Fase 5: Fechamento da sessão
A aba "Fechamento da sessão" é organizada em etapas numeradas. Você resolve cada uma de cima para baixo.
5.1 Etapa 1: Resumo do agendamento
Confira rapidamente os dados do agendamento (paciente, data, horário, profissional). É só uma conferência — clique para expandir se quiser ver tudo.
5.2 Etapa 2: Situação da sessão
No campo "Situação do atendimento", escolha o que aconteceu: Pendente, Confirmado, Realizada, Cancelada pelo Paciente, Cancelada pelo Terapeuta ou Falta.
Ao marcar Realizada, a plataforma pergunta "Descontar esta sessão do saldo do paciente?" e oferece duas opções:
"Descontar do saldo de sessões" — a sessão é marcada como utilizada e debitada do saldo do pacote.
"Não descontar do saldo" — o saldo permanece o mesmo. Útil para sessões de cortesia ou reposição.
Se o paciente faltou, marque Falta: a pergunta passa a ser "Esta sessão será cobrada?" — "Descontar falta" (consome uma sessão do pacote mesmo sem comparecimento; não gera uma cobrança separada) ou "Não descontar do saldo" (já vem marcada; o paciente usa a sessão depois). O mesmo vale para os cancelamentos. A própria tela lembra de verificar a política de cancelamento da sua clínica.
🎬 Veja em vídeo: Status da sessão: confirmada, realizada, falta ou cancelada (3:32)
5.3 Etapa 3: Serviço realizado
Aqui a plataforma mostra o pacote vinculado ao paciente, com o status, o número de sessões e uma barra de progresso (ex.: 2/5 sessões). Em um olhar, você sabe quantas sessões restam.
5.4 Etapa 4: Recebimento
Esta etapa aparece depois que você escolhe a situação, quando o pacote vinculado tem cobrança automática e a cobrança ainda não foi paga (pacote Pendente). Se o pacote já está pago (Ativo) ou o serviço é só de acompanhamento, não há etapa de recebimento: é só registrar e finalizar.
Na última sessão do pacote, esta etapa aparece mesmo em serviços de acompanhamento, com o aviso "Última sessão contratada!", para você escolher entre "Finalizar serviço" e "Contratar mais sessões".
Quando aparece, preencha o Tipo de recebimento (Pix, dinheiro, cartão...), a Conta, o Vencimento e o Valor do recebimento (já vem sugerido pelo serviço). Se o paciente já pagou, clique em "Marcar como recebido". Se ainda não, deixe pendente: o registro fica como "Recebimento pendente" e você confirma depois, pelo Financeiro ou no próximo atendimento.
5.5 Finalizar tudo de uma vez
Clique em "Finalizar Registro" no rodapé. Em um único passo, a plataforma salva o registro de evolução, a situação da sessão (descontando ou não do pacote) e o recebimento (se houver).
Errou alguma coisa? Abra o atendimento já finalizado e clique em "Reabrir atendimento". Ao confirmar, a sessão é restaurada no pacote e você pode finalizar de novo com a opção correta.
5.6 Agendar próxima sessão
Se ainda não agendou:
Vá ao Calendário
Crie novo agendamento para o paciente
Mantenha consistência (mesmo dia/hora se possível)
Fluxo Visual Resumido
Para cada paciente:
ANTES ├── Revisar últimas evoluções (5 min) ├── Preparar mentalmente └── Ter material pronto DURANTE (50 min típico) ├── Atender ├── Anotações mínimas └── Fechar próxima sessão DEPOIS (no Iniciar Atendimento) ├── Aba Atendimento: registrar evolução (5-10 min) ├── Aba Fechamento: situação + desconto do pacote + recebimento ├── Finalizar Registro (salva tudo de uma vez) └── Verificar próximo paciente
Exemplo de Dia Completo
Cenário: 5 pacientes em um dia
Hora | Atividade |
08:30 | Revisar todos os 5 pacientes do dia |
09:00 | Paciente 1 |
09:50 | Intervalo: Registrar Paciente 1 |
10:00 | Paciente 2 |
10:50 | Intervalo: Registrar Paciente 2 |
11:00 | Paciente 3 |
11:50 | Intervalo: Registrar Paciente 3 |
12:00 | Almoço |
14:00 | Paciente 4 |
14:50 | Intervalo: Registrar Paciente 4 |
15:00 | Paciente 5 |
15:50 | Registrar Paciente 5 |
16:00 | Confirmar pagamentos, revisar agenda |
Casos Especiais
Paciente faltou
No Iniciar Atendimento, na Etapa 2 (Situação da sessão), marque "Falta"
Decida sobre o pacote: "Descontar falta" (consome uma sessão do pacote; não gera cobrança separada) ou "Não descontar do saldo" (o paciente usa a sessão depois) — siga a política da sua clínica
Registre a falta: a "Categoria de registro" e o "Conteúdo do registro" são obrigatórios também aqui. Uma linha basta (quem avisou, o motivo, o que foi combinado)
Clique em "Finalizar Registro"
Tente remarcar
Paciente remarcou
Edite o agendamento
Altere data/hora (se a sessão estava Confirmado, ela volta para Pendente)
A plataforma não avisa o paciente sobre a mudança. Se os lembretes automáticos estiverem ativos, eles passam a sair com base no novo horário. Avise o paciente pelo canal de sempre.
O agendamento continua no mesmo pacote, e o vencimento da cobrança do pacote não muda
🎬 Veja em vídeo: Remarcar, cancelar ou excluir um agendamento (2:12)
Sessão de emergência/encaixe
Crie agendamento na hora
Atenda normalmente
Registre e finalize igual
Primeira consulta
Registre com mais detalhes:
Anamnese completa
Histórico
Hipóteses iniciais
Plano de tratamento
Dicas de Eficiência
Use templates mentais
Tenha um roteiro de registro que você sempre segue:
Mesmo formato
Mesmas seções
Facilita escrita rápida
Registre imediatamente
O melhor momento para registrar é logo após:
Memória fresca
Mais detalhes
Menos acúmulo
Tranquilidade: O sistema salva rascunhos automaticamente, então se algo interromper você (uma ligação, outro paciente), seu trabalho está protegido.
Dica rápida: Nos planos Terapeuta Premium e Clínicas, use o Assistente IA para gravar um áudio de 2-3 minutos contando a sessão naturalmente. O sistema transcreve e você pode usar o prompt "Formato SOAP" para transformar em registro estruturado. Lembre-se de revisar antes de salvar!
Agrupe tarefas administrativas
Em vez de fragmentar:
Revise todos os pacientes do dia de manhã
Confirme todos os pagamentos no final do dia
Faça relatórios semanalmente
Use os intervalos
Os 10 minutos entre sessões são para:
Registrar a sessão anterior
Respirar
Preparar mentalmente para o próximo
Métricas para Acompanhar
Semanalmente
Quantas sessões realizadas
Quantas faltas
Registros em dia?
Mensalmente
Receitas do mês
Taxa de comparecimento
Novos pacientes vs. desligamentos
Dica: nos planos Terapeuta Premium e Clínicas, use os Relatórios de Atendimentos para sessões realizadas e faltas, e os Relatórios Financeiros para as receitas. Nos Relatórios de Atendimentos, a aba "Análise de Faltas" mostra as faltas por dia da semana e por horário, e a aba "Por Paciente" traz realizados, cancelamentos, faltas e taxa de cada paciente. Novos pacientes e desligamentos você acompanha à parte.
🎬 Veja em vídeo: Relatórios de atendimentos: como ler as taxas de presença e de faltas (1:57)