Um guia completo do processo de atendimento, desde agendar até finalizar o registro.
Objetivo
Ao final deste tutorial, você dominará:
O ciclo completo de um atendimento
Preparação para sessões
Documentação eficiente
Gestão pós-sessão
Tempo estimado: 20 minutos de leitura
O Ciclo do Atendimento
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ │ 1. AGENDAR │ │ ↓ │ │ 2. PREPARAR (antes da sessão) │ │ ↓ │ │ 3. ATENDER (durante a sessão) │ │ ↓ │ │ 4. REGISTRAR (após a sessão) │ │ ↓ │ │ 5. FINALIZAR (financeiro + próxima sessão) │ │ ↓ │ │ (volta ao 1) │ │ │ └─────────────────────────────────────────────────────────┘
Fase 1: Agendar
1.1 Verificar disponibilidade
Antes de agendar:
Abra o Calendário
Navegue até a data desejada
Visualize horários livres
Considere intervalos entre sessões
1.2 Criar o agendamento
Clique em "Novo Agendamento"
Selecione:
Data e hora
Paciente
Categoria de atendimento
Adicione notas se relevante
Salve
1.3 Confirmar com paciente
O lembrete automático será enviado (se configurado)
Ou confirme manualmente por telefone/mensagem
Dica: Para sessões recorrentes, use agendamento recorrente e crie várias sessões de uma vez.
Fase 2: Preparar (Antes da Sessão)
2.1 Revisar histórico do paciente
No dia da sessão ou na véspera:
Acesse o perfil do paciente
Leia os últimos registros de evolução
Revise:
Último tema trabalhado
Tarefas pendentes
Observações anteriores
2.2 Verificar agenda do dia
No Calendário, vá para visualização de Dia
Veja todos os pacientes do dia
Note intervalos e tempo entre sessões
2.3 Preparar material (se necessário)
Se você usa materiais específicos:
Escalas de avaliação
Formulários
Material psicoeducativo
Tenha-os prontos.
Checklist pré-sessão:
Li os últimos registros
Sei o que trabalhamos na última vez
Conheço os objetivos para hoje
Material está pronto
Fase 3: Atender (Durante a Sessão)
3.1 Anotações breves
Durante a sessão, se preferir:
Faça anotações breves em papel
Use palavras-chave
Anote insights importantes
Registre tarefas combinadas
Dica: Mantenha anotações mínimas para estar presente com o paciente.
3.2 Verificar agendamento (se necessário)
Se precisar confirmar algo durante a sessão:
Abra o sistema rapidamente
Verifique a informação
Volte a atenção para o paciente
3.3 Ao final da sessão
Antes do paciente sair:
Confirme próxima sessão
Clarifique tarefas
Receba pagamento (se aplicável)
Fase 4: Registrar e Fechar (Iniciar Atendimento)
A partir do agendamento você abre o Iniciar Atendimento, o modal que reúne tudo em um só lugar. Ele foi redesenhado em duas abas:
"Atendimento" — onde você registra a sessão (texto, áudio, anexos e formulários).
"Fechamento da sessão" — onde você resolve a parte administrativa: situação, serviço e recebimento.
Você cuida do paciente primeiro, na aba Atendimento, e resolve o administrativo em seguida, na aba Fechamento da sessão. Veja o guia completo: Serviço e pacote no atendimento
4.1 Abra o Iniciar Atendimento
Logo após a sessão (idealmente):
Clique no agendamento no Calendário (ou abra o card "Próximo Agendamento" no perfil do paciente)
Clique em "Iniciar atendimento"
O modal abre na aba "Atendimento", na sub-aba "Registro do atendimento", com a data já preenchida
4.2 Estruture sua evolução
Dica: Use o Assistente IA Mais Terapias para agilizar esta etapa! Você pode:
Gravar um áudio de até 5 minutos falando naturalmente sobre a sessão
Usar prompts pré-definidos como "Formato SOAP" para transformar seu relato em registro estruturado
Acesse clicando no ícone de estrela (★) no editor. Veja: Guia: Assistente IA
Importante: A IA é uma ferramenta, não um substituto. Sempre revise o conteúdo gerado antes de salvar.
Use uma estrutura consistente. Exemplo:
## Resumo da Sessão [2-3 frases sobre o foco principal] ## Temas Abordados - [Tema 1] - [Tema 2] ## Observações Clínicas [Comportamento, humor, engajamento, insights] ## Intervenções Utilizadas [Técnicas, abordagens] ## Próximos Passos - [Tarefa para paciente] - [Foco para próxima sessão]
4.3 Use as outras sub-abas (se aplicável)
Ainda na aba Atendimento, você tem sub-abas para complementar o registro:
"Upload de arquivos" — anexe documentos, exames ou imagens da sessão
"Formulários" — preencha escalas, anamneses ou questionários vinculados
"Histórico do paciente" — consulte atendimentos e registros anteriores sem sair do modal
4.4 Salvamento automático de rascunho
Enquanto você escreve, o sistema salva automaticamente um rascunho do seu registro. Isso significa que:
Se a página atualizar acidentalmente, seu trabalho está protegido
Se você navegar para outra página sem querer, pode recuperar o conteúdo
Ao reabrir o formulário, você verá a opção de "Restaurar rascunho"
Dica: O rascunho é salvo por paciente (novo registro) ou por agendamento (iniciar atendimento). Rascunhos expiram após 7 dias.
4.5 Avance para o fechamento
Quando terminar de registrar, clique em "Avançar para fechamento" no rodapé. Você ainda não salvou nada — vai apenas para a aba "Fechamento da sessão". Pode alternar entre as duas abas livremente antes de finalizar.
Tempo ideal: comece a registrar 5-10 minutos após cada sessão. O modal salva rascunho automaticamente, então você pode pausar e voltar sem perder nada.
Fase 5: Fechamento da sessão
A aba "Fechamento da sessão" é organizada em etapas numeradas. Você resolve cada uma de cima para baixo.
5.1 Etapa 1: Resumo do agendamento
Confira rapidamente os dados do agendamento (paciente, data, horário, profissional). É só uma conferência — clique para expandir se quiser ver tudo.
5.2 Etapa 2: Situação da sessão
No campo "Situação do atendimento", escolha o que aconteceu: Pendente, Realizada, Cancelada pelo Paciente, Cancelada pelo Terapeuta ou Falta.
Ao marcar Realizada, a plataforma pergunta "Deseja vincular este atendimento ao pacote do paciente?" e oferece duas opções:
"Descontar sessão do pacote" — a sessão é marcada como utilizada e debitada do saldo do pacote.
"Não descontar do pacote" — o saldo permanece o mesmo. Útil para sessões de cortesia ou reposição.
Se o paciente faltou, marque Falta: a decisão passa a ser sobre a cobrança — "Descontar falta" (cobra mesmo sem comparecimento) ou "Não descontar do pacote" (o paciente usa a sessão depois). A própria tela lembra de verificar a política de cancelamento da sua clínica.
5.3 Etapa 3: Serviço realizado
Aqui a plataforma mostra o pacote vinculado ao paciente, com o status, o número de sessões e uma barra de progresso (ex.: 2/5 sessões). Em um olhar, você sabe quantas sessões restam.
5.4 Etapa 4: Recebimento
Esta etapa aparece apenas para serviços com controle financeiro (que geram registro financeiro). Para serviços de acompanhamento (sem cobrança), não existe etapa de pagamento — é só registrar e finalizar.
Quando aparece, preencha o Tipo de recebimento (Pix, dinheiro, cartão...), a Conta, a Previsão de recebimento e o Valor (já vem sugerido pelo serviço). Se o paciente já pagou, clique em "Marcar como recebido". Se ainda não, deixe pendente: o registro fica como "Recebimento pendente" e você confirma depois, pelo Financeiro ou no próximo atendimento.
5.5 Finalizar tudo de uma vez
Clique em "Finalizar Registro" no rodapé. Em um único passo, a plataforma salva o registro de evolução, a situação da sessão (descontando ou não do pacote) e o recebimento (se houver).
Errou alguma coisa? Abra o atendimento já finalizado e clique em "Reabrir atendimento". Ao confirmar, a sessão é restaurada no pacote e você pode finalizar de novo com a opção correta.
5.6 Agendar próxima sessão
Se ainda não agendou:
Vá ao Calendário
Crie novo agendamento para o paciente
Mantenha consistência (mesmo dia/hora se possível)
Fluxo Visual Resumido
Para cada paciente:
ANTES ├── Revisar últimas evoluções (5 min) ├── Preparar mentalmente └── Ter material pronto DURANTE (50 min típico) ├── Atender ├── Anotações mínimas └── Fechar próxima sessão DEPOIS (no Iniciar Atendimento) ├── Aba Atendimento: registrar evolução (5-10 min) ├── Aba Fechamento: situação + desconto do pacote + recebimento ├── Finalizar Registro (salva tudo de uma vez) └── Verificar próximo paciente
Exemplo de Dia Completo
Cenário: 5 pacientes em um dia
Hora | Atividade |
08:30 | Revisar todos os 5 pacientes do dia |
09:00 | Paciente 1 |
09:50 | Intervalo: Registrar Paciente 1 |
10:00 | Paciente 2 |
10:50 | Intervalo: Registrar Paciente 2 |
11:00 | Paciente 3 |
11:50 | Intervalo: Registrar Paciente 3 |
12:00 | Almoço |
14:00 | Paciente 4 |
14:50 | Intervalo: Registrar Paciente 4 |
15:00 | Paciente 5 |
15:50 | Registrar Paciente 5 |
16:00 | Confirmar pagamentos, revisar agenda |
Casos Especiais
Paciente faltou
No Iniciar Atendimento, na Etapa 2 (Situação da sessão), marque "Falta"
Decida a cobrança: "Descontar falta" (cobra mesmo sem comparecimento) ou "Não descontar do pacote" (o paciente usa a sessão depois) — siga a política da sua clínica
Considere registrar a falta na evolução
Tente remarcar
Paciente remarcou
Edite o agendamento
Altere data/hora
Sistema notifica paciente (se configurado)
O pacote e o financeiro acompanham a nova data
Sessão de emergência/encaixe
Crie agendamento na hora
Atenda normalmente
Registre e finalize igual
Primeira consulta
Registre com mais detalhes:
Anamnese completa
Histórico
Hipóteses iniciais
Plano de tratamento
Dicas de Eficiência
Use templates mentais
Tenha um roteiro de registro que você sempre segue:
Mesmo formato
Mesmas seções
Facilita escrita rápida
Registre imediatamente
O melhor momento para registrar é logo após:
Memória fresca
Mais detalhes
Menos acúmulo
Tranquilidade: O sistema salva rascunhos automaticamente, então se algo interromper você (uma ligação, outro paciente), seu trabalho está protegido.
Dica rápida: Use o Assistente IA para gravar um áudio de 2-3 minutos contando a sessão naturalmente. O sistema transcreve e você pode usar o prompt "Formato SOAP" para transformar em registro estruturado. Lembre-se de revisar antes de salvar!
Agrupe tarefas administrativas
Em vez de fragmentar:
Revise todos os pacientes do dia de manhã
Confirme todos os pagamentos no final do dia
Faça relatórios semanalmente
Use os intervalos
Os 10 minutos entre sessões são para:
Registrar a sessão anterior
Respirar
Preparar mentalmente para o próximo
Métricas para Acompanhar
Semanalmente
Quantas sessões realizadas
Quantas faltas
Registros em dia?
Mensalmente
Receitas do mês
Taxa de comparecimento
Novos pacientes vs. desligamentos
Dica: Use os Relatórios de Atendimentos para acompanhar essas métricas automaticamente, sem precisar calcular manualmente.