Aprenda a agendar consultas e atendimentos para seus pacientes de forma simples e organizada.

🎬 Veja em vídeo: Como criar um agendamento: categoria, serviço e cobrança (1:57)

Neste guia você vai descobrir como criar agendamentos na agenda, associar a pacientes e categorias, vincular um serviço e um pacote para cuidar da cobrança, e adicionar notas.

Categoria x Serviço: a categoria de agendamento organiza a sua agenda (duração, cor e tipo de atendimento). O Serviço — com suas faixas de preço e pacotes — é quem cuida da cobrança e do acompanhamento das sessões. Vincular um serviço é opcional, mas é ele que gera o financeiro e controla o saldo de sessões do paciente. Saiba mais em O serviço no agendamento e no atendimento.

Você precisa:

Você pode acessar de duas formas:

Na página da Agenda, clique no botão "Novo agendamento" no canto superior direito.

Um formulário será aberto.

Captura de uma clínica no plano Clínicas — por isso o campo "Profissional" aparece. Nos planos Free, Starter e Premium esse campo não existe, e o restante do formulário é igual. Veja mais na seção "Escolher o profissional", mais abaixo.

💡 Veio de uma agenda filtrada? O formulário já abre com paciente, profissional e categoria preenchidos a partir dos filtros ativos — quando cada filtro tem uma opção só. Tudo continua editável. Veja O filtro também adianta o próximo agendamento.

Pode escolher uma data que já passou. Atendimentos retroativos são lançados normalmente — útil quando você atendeu e só foi registrar depois. Vale conferir o ponto sobre o valor em Lançar um atendimento de data passada.

No campo "Paciente" (pode ficar em branco para bloquear um horário; veja "Bloquear um horário" em Opções adicionais):

Selecione o tipo de consulta. Por exemplo:

A categoria organiza a sua agenda: define automaticamente a duração do atendimento, a cor que aparece no calendário e o tipo de consulta. Ela não cuida mais da cobrança — isso agora fica por conta do Serviço (etapas a seguir).

É aqui que você define a cobrança e o acompanhamento das sessões. Vincular um serviço é opcional, mas recomendado sempre que o atendimento tiver valor a cobrar ou faça parte de um pacote.

No campo "Tipo de serviço" (Etapa 2), escolha o serviço que será prestado neste agendamento. Se a categoria tiver um serviço vinculado, ele já vem preenchido como sugestão: "Sugerido automaticamente a partir da categoria de agendamento. Você pode alterar ou limpar."

Em seguida, na seção "Serviço e cobrança" (Etapa 3), escolha como vincular. Com um tipo de serviço escolhido, essa escolha é obrigatória. Para não vincular nada, remova o tipo de serviço na etapa anterior.

Para serviços que geram registro financeiro, ao vincular um novo pacote aparece o formulário "Recebimento pendente", onde você confirma os dados da cobrança:

Se o paciente já pagou, clique em "Marcar como recebido". O botão só fica ativo com Tipo de recebimento, Conta e Vencimento preenchidos. O recebimento passa a exibir o selo "Pago", e você não precisa dar baixa depois.

Serviços só de acompanhamento: alguns serviços servem apenas para controlar o saldo de sessões, sem cobrança. Nesses casos, o formulário de recebimento não aparece — o pacote apenas acompanha quantas sessões foram usadas.

🎬 Veja em vídeo: Cobrança automática: da agenda ao financeiro (1:49)

🎬 Veja em vídeo: Pacotes e agendamentos pela ficha do paciente (1:59)

No campo "Modo de agendamento", escolha:

Para agendamentos recorrentes com um pacote vinculado, a plataforma mostra um aviso de cobertura do pacote: o pacote cobre apenas os primeiros N agendamentos: um pacote novo cobre até o número de sessões da faixa de preço; um pacote que o paciente já tem cobre só as sessões ainda disponíveis. Os agendamentos que ultrapassarem esse limite são criados normalmente, mas ficam sem pacote — você poderá vincular um novo pacote a eles depois, no momento de iniciar cada atendimento.

Para mais detalhes sobre repetições, veja: Agendamentos Recorrentes

🎬 Veja em vídeo: Sessões recorrentes: toda semana e duas vezes por semana com pacote (2:07)

Se a sua clínica ativou a Confirmação e Lembretes, cada novo agendamento já entra com as mensagens automáticas por WhatsApp (Confirmação 48h, Reforço 24h e Lembrete 2h). Neste passo você pode, se quiser:

Os horários e o canal (WhatsApp) são definidos uma vez em Configurações → Lembretes. Veja: Como configurar Confirmação e Lembretes.

🎬 Veja em vídeo: Lembretes no dia a dia: o que muda em cada agendamento (2:22)

No campo "Notas", você pode adicionar observações:

As Notas não são um recado. Elas ficam guardadas no agendamento e aparecem para quem abrir aquele atendimento — mas não geram notificação e não avisam ninguém, nem o profissional responsável. Se a informação precisa chegar a outra pessoa, veja Comunicação entre profissionais.

Clique em "Salvar".

O agendamento aparecerá no calendário na data e hora selecionadas.

O campo "Profissional" só aparece no plano Clínica, pensado para quem tem mais de um profissional atendendo. Se você é administrador ou secretário(a) numa clínica nesse plano, pode criar agendamentos para outros profissionais:

Nos demais planos (Free, Starter e Premium), esse campo não aparece: o agendamento fica no nome de quem o cria. Se quem cria é a Secretária, ele fica no nome do profissional da clínica.

Cada agendamento tem um único profissional responsável — não é possível colocar dois terapeutas no mesmo agendamento. Se o paciente é atendido por mais de um profissional, crie um agendamento para cada um.

Terapeutas só criam e visualizam agendamentos para si mesmos.

Quem finaliza, assina. Administradores e secretárias conseguem iniciar e finalizar o atendimento de qualquer profissional — mas o registro da sessão fica no nome de quem finalizou, não do terapeuta agendado. O ideal é que cada profissional finalize as próprias sessões. Veja Comunicação entre profissionais.

O paciente é opcional, e é assim que se reserva um horário na agenda (almoço, folga, compromisso pessoal). Não existe um botão específico de bloqueio:

Série de bloqueio: depois de criada, edite ou cancele um agendamento da série por vez, com "Apenas este". Com "Este e futuros" ou "Toda a série", o "Editar" recusa a mudança com "Alteração de contratação/pagamento só é permitida em uma única ocorrência". Para remover vários, use "Excluir" com "Toda a série" ou "Este e futuros"; a exclusão não preserva os agendamentos como cancelados.

A agenda não tem horário de expediente nem calendário de feriados; o agendamento sem paciente é a forma de fechar esses períodos.

Para consultas que se repetem (semanais, por exemplo):

Atendeu na semana passada e só foi registrar agora? Escolha a data anterior normalmente no passo 3. Não existe trava de data: o agendamento é criado, e você pode inclusive iniciar e finalizar o atendimento em seguida.

O ponto de atenção é o valor. Ele vem da faixa de preço vigente no momento em que você lança, não da que valia na data do atendimento. Se o preço mudou nesse intervalo, o lançamento retroativo sai com o valor de hoje.

O que fazer: depois de salvar, abra o Financeiro, localize a cobrança e ajuste o valor para o que estava combinado na época. O caminho está em Como registrar uma receita.

Colocando em dia vários atendimentos antigos? Se você reajustou preços no meio do período, vale lançar primeiro os que usam o preço atual e conferir os demais um a um. É mais rápido que revisar tudo depois.

Se o paciente ainda não está cadastrado:

🎬 Veja em vídeo: Boas-vindas: comece por aqui (2:51)

Antes de começar a agendar, configure suas categorias de agendamento. Isso agiliza muito o processo. Veja: Criar categoria de agendamento

Cada categoria pode ter uma cor diferente. Isso ajuda a visualizar rapidamente os tipos de consulta no calendário.

No seletor "Data e hora", os pontos no calendário indicam os dias que já têm agendamentos, e o painel "Agendamentos do dia selecionado" mostra os horários ocupados daquele dia (ou "Dia livre", quando não há nenhum). Assim você vê os horários livres antes de escolher.

Quando o horário escolhido coincide com outro agendamento, aparece um ícone de alerta no campo "Data e hora". Passe o mouse sobre o ícone para ver o detalhe do conflito (por exemplo, "Conflito: <paciente> das 14:00 às 15:00"). A data e a hora aparecem no idioma do seu navegador: confira as duas antes de salvar. O alerta não impede salvar e confere só a data e hora selecionadas: numa série recorrente, confira as datas seguintes na agenda.

Soluções:

Solução: Você precisa criar pelo menos uma categoria antes. Vá em Configurações > Agendamento e crie uma categoria.

Solução: O horário final é calculado pela duração da categoria. Se precisar de uma duração diferente, edite a categoria ou crie uma nova.

Solução: Abra o agendamento e clique em "Editar" para alterar a data. Veja: Cancelar ou remarcar

Após criar o agendamento:

A categoria sozinha não gera cobrança. O financeiro na categoria foi descontinuado e não aceita novas configurações; só categorias antigas que já estavam configuradas ainda geram lançamento. Para cobrar pelo agendamento, vincule um Serviço. Veja Como ligar a agenda ao financeiro.