Aprenda a agendar consultas e atendimentos para seus pacientes de forma simples e organizada.

🎬 Veja em vídeo: Como criar um agendamento: categoria, serviço e cobrança (2:25)

Neste guia você vai descobrir como criar agendamentos na agenda, associar a pacientes e categorias, definir o horário de início e de fim, vincular um serviço e um pacote para cuidar da cobrança, e adicionar notas.

Não é um atendimento? Reunião de equipe, curso, férias ou folga são registrados como "Outro compromisso", no mesmo formulário, sem paciente e sem categoria. Veja Como registrar outro compromisso.

Categoria x Serviço: a categoria de agendamento organiza a sua agenda (duração, cor e tipo de atendimento). O Serviço — com suas faixas de preço e pacotes — é quem cuida da cobrança e do acompanhamento das sessões. Vincular um serviço é opcional, mas é ele que gera o financeiro e controla o saldo de sessões do paciente. Saiba mais em O serviço no agendamento e no atendimento.

Você precisa:

Você pode acessar de duas formas:

Na página da Agenda, clique no botão "Novo agendamento" no canto superior direito.

Um formulário será aberto. No topo, ele tem duas opções: "Agendar paciente", que já vem selecionada, e "Outro compromisso". Para uma sessão, mantenha "Agendar paciente". Os passos a seguir são desse caso.

Captura de uma clínica no plano Clínicas — por isso o campo "Profissional" aparece. Nos planos Free, Starter e Premium esse campo não existe, e o restante do formulário é igual. Veja mais na seção "Escolher o profissional", mais abaixo.

💡 Veio de uma agenda filtrada? O formulário já abre com paciente, profissional e categoria preenchidos a partir dos filtros ativos — quando cada filtro tem uma opção só. Tudo continua editável. Veja O filtro também adianta o próximo agendamento.

No campo "Paciente":

Selecione o tipo de consulta. Por exemplo:

A categoria organiza a sua agenda: sugere a duração do atendimento (preenche o "Fim"), define a cor que aparece no calendário e o tipo de consulta. Se você trocar a categoria, o "Fim" acompanha a nova duração, a menos que você já tenha ajustado o "Fim" à mão. Ela não cuida mais da cobrança — isso agora fica por conta do Serviço (etapas a seguir).

Clique em "Data e hora" e escolha o dia. No mesmo painel, preencha:

O "Fim" já vem preenchido com a duração da categoria escolhida (por exemplo, 14:00 a 14:50 numa categoria de 50 minutos), e a duração aparece logo abaixo do campo "Fim", como "Duração: 50 min". Precisa de uma sessão mais longa hoje, como uma avaliação estendida? Ajuste o "Fim" só neste agendamento: a categoria não muda.

Depois, clique em "Confirmar".

Um atendimento termina em até 24 horas. Se o fim ficar antes do início, o painel avisa: "O término precisa ser depois do início."

Pode escolher uma data que já passou. Atendimentos retroativos são lançados normalmente — útil quando você atendeu e só foi registrar depois. Vale conferir o ponto sobre o valor em Lançar um atendimento de data passada.

É aqui que você define a cobrança e o acompanhamento das sessões. Vincular um serviço é opcional, mas recomendado sempre que o atendimento tiver valor a cobrar ou faça parte de um pacote.

Com um paciente escolhido, aparece a seção "Cobrança". No campo "Tipo de serviço", escolha o serviço que será prestado neste agendamento. Se a categoria tiver um serviço vinculado, ele já vem preenchido como sugestão: "Sugerido automaticamente a partir da categoria de agendamento. Você pode alterar ou limpar."

Em seguida, logo abaixo, escolha como vincular. Com um tipo de serviço escolhido, essa escolha é obrigatória. Para não vincular nada, remova o tipo de serviço.

Para serviços que geram registro financeiro, ao vincular um novo pacote aparece o formulário "Recebimento pendente", onde você confirma os dados da cobrança:

Não vê esta etapa? A etapa de pagamento, o "Marcar como recebido" e o "Cobrar via Pix" aparecem para quem tem "Pagamentos na recepção" (secretária), "Dar baixa nos próprios pacientes" (terapeuta) ou "Financeiro da clínica". Sem esse acesso, a sessão é agendada e iniciada sem a etapa de pagamento. Veja Acessos adicionais.

Se o paciente já pagou, clique em "Marcar como recebido". O botão só fica ativo com Tipo de recebimento, Conta e Vencimento preenchidos. O recebimento passa a exibir o selo "Pago", e você não precisa dar baixa depois.

Serviços só de acompanhamento: alguns serviços servem apenas para controlar o saldo de sessões, sem cobrança. Nesses casos, o formulário de recebimento não aparece — o pacote apenas acompanha quantas sessões foram usadas.

🎬 Veja em vídeo: Cobrança automática: da agenda ao financeiro (1:49)

🎬 Veja em vídeo: Pacotes e agendamentos pela ficha do paciente (1:59)

No campo "Modo de agendamento", escolha:

Para agendamentos recorrentes com um pacote vinculado, a plataforma mostra um aviso de cobertura do pacote: o pacote cobre apenas os primeiros N agendamentos: um pacote novo cobre até o número de sessões da faixa de preço; um pacote que o paciente já tem cobre só as sessões ainda disponíveis. Os agendamentos que ultrapassarem esse limite são criados normalmente, mas ficam sem pacote — você poderá vincular um novo pacote a eles depois, no momento de iniciar cada atendimento.

Para mais detalhes sobre repetições, veja: Agendamentos Recorrentes

🎬 Veja em vídeo: Sessões recorrentes: toda semana e duas vezes por semana com pacote (2:13)

Se a sua clínica ligou a Confirmação ou o Lembrete em Configurações → Lembretes, cada novo agendamento já entra com as mensagens automáticas por WhatsApp que a clínica usa. O bloco mostra quantos lembretes o paciente vai receber; em "Personalizar lembretes" → "Mostrar opções", ele lista as etapas, por exemplo "Confirmação 24h antes · Lembrete 2h antes". Neste passo você pode, se quiser:

Os horários e o canal (WhatsApp) são definidos uma vez em Configurações → Lembretes. Veja: Como configurar Confirmação e Lembretes.

🎬 Veja em vídeo: Lembretes no dia a dia: o que muda em cada agendamento (2:22)

No campo "Notas", você pode adicionar observações:

As Notas não são um recado. Elas ficam guardadas no agendamento e aparecem para quem abrir aquele atendimento — mas não geram notificação e não avisam ninguém, nem o profissional responsável. Se a informação precisa chegar a outra pessoa, veja Comunicação entre profissionais.

Clique em "Salvar". Aparece "Agendamento criado com sucesso".

O agendamento aparecerá no calendário na data e hora selecionadas.

O campo "Profissional" só aparece no plano Clínica, pensado para quem tem mais de um profissional atendendo. Se você é administrador ou secretário(a) numa clínica nesse plano, pode criar agendamentos para outros profissionais:

Nos demais planos (Free, Starter e Premium), esse campo não aparece: o agendamento fica no nome de quem o cria. Se quem cria é a Secretária, ele fica no nome do profissional da clínica.

Cada agendamento tem um único profissional responsável — não é possível colocar dois terapeutas no mesmo agendamento. Se o paciente é atendido por mais de um profissional, crie um agendamento para cada um.

Terapeutas só criam e visualizam agendamentos para si mesmos.

Quem finaliza, assina. Administradores e secretárias conseguem iniciar e finalizar o atendimento de qualquer profissional — mas o registro da sessão fica no nome de quem finalizou, não do terapeuta agendado. O ideal é que cada profissional finalize as próprias sessões. Veja Comunicação entre profissionais.

Almoço, reunião de equipe, supervisão, curso, folga ou férias: escolha "Outro compromisso" no topo do formulário. Ele não pede paciente nem categoria, pode ser de "Dia inteiro" ou durar vários dias, e nunca gera cobrança nem mensagens ao paciente. O passo a passo está em Como registrar outro compromisso.

Já usava agendamentos sem paciente como bloqueio? Eles continuam funcionando, inclusive os criados com uma categoria como "Bloqueio". Nessas séries antigas, o "Editar" aceita "Apenas este", "Este e futuros" e "Toda a série", inclusive para cancelar. Para remover vários, use "Excluir" com "Toda a série" ou "Este e futuros". Para os próximos, prefira "Outro compromisso".

A agenda não tem horário de expediente nem calendário de feriados; o outro compromisso é a forma de fechar esses períodos.

Para consultas que se repetem (semanais, por exemplo):

Atendeu na semana passada e só foi registrar agora? Escolha a data anterior normalmente no passo 5. Não existe trava de data: o agendamento é criado, e você pode inclusive iniciar e finalizar o atendimento em seguida.

O ponto de atenção é o valor. Ele vem da faixa de preço vigente no momento em que você lança, não da que valia na data do atendimento. Se o preço mudou nesse intervalo, o lançamento retroativo sai com o valor de hoje.

O que fazer: depois de salvar, abra o Financeiro, localize a cobrança e ajuste o valor para o que estava combinado na época. O caminho está em Como registrar uma receita.

Colocando em dia vários atendimentos antigos? Se você reajustou preços no meio do período, vale lançar primeiro os que usam o preço atual e conferir os demais um a um. É mais rápido que revisar tudo depois.

Se o paciente ainda não está cadastrado:

🎬 Veja em vídeo: Boas-vindas: comece por aqui (2:51)

Antes de começar a agendar, configure suas categorias de agendamento. Isso agiliza muito o processo. Veja: Criar categoria de agendamento

Cada categoria pode ter uma cor diferente. Isso ajuda a visualizar rapidamente os tipos de consulta no calendário.

No seletor "Data e hora", os pontos no calendário indicam os dias que já têm agendamentos, e o painel "Agendamentos do dia selecionado" mostra os horários ocupados daquele dia (ou "Dia livre", quando não há nenhum). Assim você vê os horários livres antes de escolher.

O painel lista os agendamentos e os outros compromissos do dia, incluindo os que vieram do Google Agenda e os de dia inteiro. Quem agenda pela clínica (administrador, que pode ser o dono, ou secretária) vê os itens de todos os profissionais, com o nome de cada um; os terapeutas veem apenas os próprios.

Quando o horário escolhido coincide com outro agendamento ou compromisso, aparece um ícone de alerta no campo "Data e hora". Passe o mouse sobre o ícone para ver o detalhe do conflito (por exemplo, "Conflito: Reunião de equipe", com o horário). A data e a hora aparecem no idioma do seu navegador: confira as duas antes de salvar. O alerta não impede salvar. Numa série recorrente, ele confere a primeira data da série: confira as datas seguintes na agenda.

Soluções:

Solução: Você precisa criar pelo menos uma categoria antes. Vá em Configurações > Agendamento e crie uma categoria.

Solução: O "Fim" vem da duração da categoria, mas você pode mudar. Abra o "Data e hora" e ajuste o "Fim" neste agendamento. Se a duração da categoria estiver errada para todas as sessões, ajuste a categoria: veja Como configurar duração e intervalo.

Solução:"Dia inteiro" e "Termina em outro dia" existem só em "Outro compromisso". Um atendimento de paciente sempre termina em até 24 horas.

Solução: Abra o agendamento e clique em "Editar" para alterar a data. Veja: Cancelar ou remarcar

Após criar o agendamento:

A categoria sozinha não gera cobrança. O financeiro na categoria foi descontinuado e não aceita novas configurações; só categorias antigas que já estavam configuradas ainda geram lançamento. Para cobrar pelo agendamento, vincule um Serviço. Veja Como ligar a agenda ao financeiro.