[Em breve no sistema!]
Você tem um Orçamento pronto em Excel ou PDF e quer trazê-lo para o Mais Controle sem redigitar nada? Use a Importação de Orçamento. A IA lê o seu arquivo e organiza etapas, subetapas e itens para você conferir antes de gravar.
E você escolhe como quer importar:
Simplificado: sem vínculo com bases. O Orçamento chega ao sistema com todos os itens como composições sintéticas. Ou seja, cada item traz descrição, unidade e custo por grupo, sem os insumos que estão por trás. Nada é criado ou alterado no seu catálogo (clique para saber mais).
Avançado: vinculado com bases. Cada item do Orçamento é ligado a uma Composição ou a um Insumo do seu catálogo. Assim, os custos ficam rastreáveis até a base. Os itens sem correspondência são criados como itens novos (clique para saber mais).
💲 No modo Avançado, o custo que vale é o do item vinculado no catálogo. No Simplificado, vale o custo que está no seu arquivo.
📖 Dicas:
Se o seu Orçamento estiver em PDF, ele precisa estar em tabela para a IA conseguir ler os dados.
O arquivo pode ter no máximo 1.500 itens. Se tiver mais, importe os 1.500 primeiros e, depois, importe o restante.
Para importar, você precisa ter permissão para editar o Orçamento.
Importar Orçamento no modo Simplificado (com IA)
Use este modo quando você só precisa trazer o Orçamento pronto para o sistema, sem vincular os itens ao seu catálogo.
➡️ Passo a passo:
1) Para iniciar a importação, cadastre sua Obra e acesse Obras → Orçamento → +Novo. Caso ainda não tenha lido o artigo "Como criar um novo Orçamento", clique aqui.
2) Na opção Importar Excel/PDF, clique em Importar Orçamento.
3) Clique em Começar Importação.
💡Note que você pode seguir com seu próprio arquivo de Excel ou PDF (que a IA faz o trabalho de extração dos dados) ou então usar uma planilha modelo para incluir seu Orçamento e facilitar a etapa (opção Baixe clicando aqui).
4) Então, o sistema vai te perguntar Como deseja importar o orçamento?. Neste caso, vamos fazer a forma simplificada, então deixe marcada a opção Simplificado: sem vínculo com bases (clique aqui para entender a diferença entre fazer a importação de forma simplificada e avançada).
5) Clique em Continuar. Agora, clique ou arraste seu arquivo com o Orçamento pra dentro do sistema.
6) Se ele tiver mais de uma aba, o sistema já deixa selecionada a aba do Orçamento. Você pode trocar, se precisar.
7) Em seguida, a IA lê o seu arquivo e identifica os custos de cada item:
Se o arquivo traz os custos separados por grupo (Mão de Obra, Material, Equipamento e Outros), eles são distribuídos automaticamente.
Se traz só um custo total por item, a IA pergunta como você quer fazer o rateio, ou seja, como dividir esse custo entre os grupos. Escolha alocar tudo em um grupo ou Informar regra de rateio, com os quatro percentuais somando 100%.
8) Então, a IA vai montar a estrutura completa do seu Orçamento.
9) A próxima é a etapa de conferência. Esta etapa exige a sua máxima atenção.
📖 Dicas:
- A tabela mostra todas as linhas do Orçamento, com subtotais por etapa e subetapa. Os totais no rodapé mostram o Orçamento inteiro.
- Clique em uma linha para editar. Enter salva e Esc cancela.
- Em etapas e subetapas, você edita índice, tipo e descrição. Em itens, também edita unidade, quantidade e custos.
- Use o + entre as linhas para incluir uma etapa, subetapa ou item. Você também pode arrastar as linhas para reordenar.
- Se você fechar a tela no meio do processo, ao abrir de novo a importação continua de onde parou. Para começar do zero, use Descartar importação na conferência.
10) Clique em Finalizar importação. O sistema mostra o andamento da gravação e, ao concluir, leva você para o Orçamento. Se algum item precisou de ajuste, uma janela mostra quais foram e o motivo.
Importar Orçamento no modo Avançado (com IA)
Use este modo quando você quer que cada item do Orçamento fique vinculado a uma Composição ou a um Insumo das suas bases.
➡️ Passo a passo:
1) Para iniciar a importação, cadastre sua Obra e acesse Obras → Orçamento → +Novo. Caso ainda não tenha lido o artigo "Como criar um novo Orçamento", clique aqui.
2) Na opção Importar Excel/PDF, clique em Importar Orçamento.
3) Clique em Começar Importação.
💡Note que você pode seguir com seu próprio arquivo de Excel ou PDF (que a IA faz o trabalho de extração dos dados) ou então usar uma planilha modelo para incluir seu Orçamento e facilitar a etapa (opção que está escrito Baixe clicando aqui).
4) Então, o sistema vai te perguntar Como deseja importar o orçamento? Neste caso, vamos entender a forma avançada, então deixe marcada a opção Avançado: vinculado com bases existentes no Mais Controle (clique aqui para entender a diferença entre fazer a importação de forma simplificada e avançada).
5) Agora, escolha a base de Composição e base de Insumo que serão utilizadas para busca de vínculo e criação de itens novos.
6) Clique em Continuar.
💡Dica! Recomendamos que importe os insumos e composições utilizados no orçamento caso ainda não estejam no catálogo para facilitar a etapa de vínculo. Isso pode ser feito no botão Importar Base, que vai aparecer no box azul no topo da página se você tiver perfil de acesso de Inserir/Alterar Composições.
7) Agora, clique ou arraste seu arquivo com o Orçamento pra dentro do sistema. Se ele tiver mais de uma aba, o sistema já deixa selecionada a aba do Orçamento. Você pode trocar, se precisar.
8) Então, a IA vai montar a estrutura do seu Orçamento: hierarquia das etapas, descrições, unidades e quantidades. Note que essa etapa não mostra custos. É muito importante que você confira o que está na tela e corrija caso haja algo errado.
9) A próxima etapa é o vínculo. Nesta tela, observe:
- Do lado esquerdo da tabela, aparecem os Itens do Orçamento e do lado direito o Item a ser vinculado, com as sugestões da IA.
- A coluna Tipo mostra se é Composição ou Insumo.
- Se for um insumo, outra coluna vai mostrar o Grupo deste insumo.
- Uma tag vai aparecer no item vinculado, mostrando a base à que tal item está vinculado.
✨Entenda como funcionam as sugestões da IA:
A IA busca cada item (procurando código igual; descrição igual/parecida) nas bases selecionadas e sugere o vínculo:
Sugestão exata: o código ou o nome do item é idêntico ao da base. O item já chega vinculado.
Sugestão aproximada: a descrição do item é parecida com a do Orçamento. A linha vem marcada em amarelo.
Sem referência nas bases indicadas: a IA cria uma nova composição ou insumo na base indicada, ao avançar para a próxima etapa.
💲Sobre o custo no modo Avançado:
O custo que vale é o do item vinculado no catálogo. As sugestões da IA podem ou não ter o mesmo valor da planilha.
Se você continuar, será usado o valor do item vinculado do catálogo.
💡Dica: Para manter o valor do arquivo, desvincule o item antes de avançar. Assim, ele é criado como item novo, com o custo da planilha.
📖 Dicas!
Filtre por tipo, por vínculo e por etapa.
Clique no ícone de três traços para comparar o item do arquivo com o item vinculado.
Altere as bases de referência. Os vínculos sugeridos são refeitos.
Use Limpar vínculos para remover todos os vínculos da tabela.
Quer outro item? Digite pelo menos duas letras no seletor para buscar nas bases selecionadas. Cada opção mostra o nome da base de onde vem.
Fique de olho na divergência de custo. Se o custo do arquivo e o do item vinculado tiverem diferença maior que R$ 0,01, um aviso no rodapé mostra quais itens estão nessa situação.
Se você fechar a tela no meio do processo, ao abrir de novo a importação continua de onde parou. Para começar do zero, use Descartar importação na conferência.
11) Clique em Avançar. Se houver itens sem vínculo, escolha onde eles serão criados: base de composições, base de insumos ou as duas. Se não houver itens sem vínculo, o sistema segue direto para o próximo passo.
12) Se os itens novos tiverem só um custo total, a IA pergunta como você quer fazer o rateio: Mão de Obra; Material; Equipamento ou Outros. Os itens vinculados não entram nessa pergunta, porque recebem os custos do catálogo. Escolha e avance.
13) A próxima é a Conferência final. Esta etapa exige a sua máxima atenção. Algumas observações importantes:
Nas linhas vinculadas ao catálogo, só a quantidade pode ser alterada. Unidade e custos vêm do item vinculado.
Nas linhas novas, você edita descrição, unidade, quantidade e custos.
Nesta etapa, a estrutura não muda: não dá para incluir, remover ou reordenar linhas.
Insumos novos de Mão de obra precisam ter unidade Hora(H), Dia(D) ou Mês. Se algum estiver com outra unidade, o sistema pede para você escolher uma ao finalizar.
14) Clique em Finalizar importação. O sistema cria os itens novos nas bases escolhidas, grava os vínculos e leva você para o Orçamento.