Chaque budget est défini sur une base annuelle. En fin d'année, les budgets qui expirent le 31 décembre doivent être renouvelés pour l'année suivante. Ainsi, vos collaborateurs gardent accès à leur budget mobilité. Mbrella peut automatiser tout ça pour vous, mais vous gardez toujours le contrôle !
Renouvellement entièrement automatique
Par défaut, Mbrella renouvelle automatiquement tous les budgets le 31 décembre, pour qu'ils soient prêts le 1er janvier. Vous n'avez rien à faire – c'est totalement automatique.
C'est la solution idéale si :
Vos configurations de budget sont stables et cohérentes
Vous préférez une approche avec le minimum de manipulations
Vous voulez vous assurer que les budgets soient renouvelés à temps, sans devoir y penser
Renouvellement semi-automatique
Parfois, vous préférez garder un peu plus la main sur ce qu'il se passe et quand.
Par exemple : vous voulez voir les budgets de l'année prochaine avant le 31 décembre ? Aucun problème !
👉 Vérifiez simplement que vos paramètres mis en place actuellement sont toujours à jour. Les nouveaux budgets se baseront sur les mêmes données.
Si vous souhaitez tenir les rênes, vous avez 2 options :
Option 1 : vous optez pour une date de renouvellement plus tôt, Mbrella s'occupe du reste automatiquement
= Choisissez simplement la date à laquelle Mbrella renouvellera automatiquement les budgets pour vous.
💡Ceci peut être fait n'importe quel jour du mois de décembre ! Voici comment faire 👇
Rendez-vous dans Paramètres > Personnalisation > Jour de renouvellement automatique du budget
Sélectionnez la date de votre choix en décembre
Et voilà ! Désormais, le renouvellement se fait automatiquement à la date choisie, et ce, chaque année
Option 2 : vous actionnez manuellement le renouvellement depuis Mbrella (exportation multiple)
= Pas envie d'attendre le 31 décembre (ou la date choisie au cours du mois) ? Dans ce cas, lancez tous les renouvellements en un clic et validez directement les budgets pour l'année prochaine.
En haut de la page budgets se trouve le bouton "Renouveler les budgets"
Cliquez dessus et confirmez les données
Tous les budgets éligibles sont immédiatement renouvelés avec le même montant mensuel (plus d'infos ci-dessous)
Quels budgets seront renouvelés ?
Mbrella vérifie automatiquement tous les budgets et ne renouvelle que ceux qui respectent ces critères :
✅ Ces budgets SERONT renouvelés :
L'employé est actif et a un budget actif
Le montant restant est supérieur à 0 €
Aucun budget n'existe déjà pour l'année suivante
❌ Ces budgets ne seront PAS renouvelés :
L'employé a été offboardé ou son budget se termine avant le 31/12/2025
Le montant du budget (ou de la dernière période) est de 0 €
Un budget existe déjà pour l'année suivante
Exemple :
Alice a un budget mobilité 2025 de 1 000€/mois qui se termine le 31 décembre
Alice reste en poste en 2026
✅ Le budget d'Alice sera automatiquement renouvelé pour 2026 avec 1 000€/mois
Infos importantes :
Comment les nouveaux budgets sont-ils configurés ?
Date de début : 1er janvier de la nouvelle année
Date de fin : 31 décembre de la nouvelle année (ou date de fin du contrat, selon ce qui arrive en premier)
Montant du budget : identique à la dernière période du budget précédent. Si le budget d'un collaborateur a changé en cours d'année (ex : promotion, ajustement de contrat), le renouvellement utilise donc le montant de la dernière période.
Type de budget et paramètres : exactement les mêmes que le budget précédent
Comment savoir si tous les budgets ont bien été créés ?
Quand le système effectue le renouvellement (le 31 décembre ou à la date choisie), vous pouvez vérifier dans les données exportées (logs) si tout s'est bien passé (Paramètres > Logs).
En cas de succès : le statut indiquera "Terminé" et vous ne verrez que des messages informatifs, pas d'erreurs
En cas d'erreurs, vous pouvez :
Relancer le renouvellement. Le système ignore automatiquement les budgets déjà renouvelés.
Contacter support@mbrella.eu si l'origine de l'erreur n'est pas claire.
Il est possible de consulter les budgets à venir par profil employé. Et si nécessaire, des ajustements par employé peuvent être réalisés par la suite.
Et si je clique plusieurs fois sur "renouveler" par erreur ?
Rassurez-vous : le système empêche les doublons. Les budgets déjà renouvelés sont automatiquement ignorés.
Que se passe-t-il avec les budgets liés à un groupe ?
Si vous utilisez des budgets de groupe, ces liens sont conservés. Les budgets individuels renouvelés restent automatiquement connectés au bon budget de groupe.
Attention : ceci concerne uniquement la création des budgets pour l'année prochaine. Ça n'a rien à voir avec le traitement des montants restants de cette année.
Besoin d'en savoir plus sur les budgets restants pour un budget mobilité Flex ou Légal ? C'est par ici