Personnaliser vos paramètres Mbrella ⚙️

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Envoyer des invitations automatiques : Lorsque des utilisateurs sont créés via un import groupé, vous pouvez décider qu'ils reçoivent directement un e-mail d'invitation à la plateforme Mbrella. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez toujours les inviter plus tard via l'onglet Employés.

Assistant IA : Lorsque vous ajoutez des documents dans l'onglet Documents et que l'assistant IA est activé, les employés peuvent poser des questions directement sur vos politiques depuis leur plateforme.

Date rétroactive d'adhésion au groupe : Si un employé rejoint un groupe d'utilisateurs, ce paramètre définit la date à partir de laquelle il accède aux avantages et budgets associés. Vous pouvez choisir entre :

Date de début au plus tôt – Aujourd'hui / Premier jour du mois en cours / Premier jour du trimestre en cours / Premier jour de l'année en cours

Renouvellement annuel de l'adhésion au groupe : Lorsque les utilisateurs peuvent décider directement via Mbrella du groupe d'utilisateurs auquel ils appartiennent, cette fonctionnalité vous permet de décider à quelle date et pour quelle période les employés sont autorisés à réévaluer leur choix de groupe.

Périodes d'allocation : Par défaut, les périodes budgétaires sont annuelles, ce qui permet aux utilisateurs de dépenser l'intégralité de leur budget à tout moment de l'année. Si vous préférez limiter les dépenses à un budget mensuel, vous pouvez modifier la période budgétaire ici en mensuelle/annuelle.

Taux d'activité : Activez cette option pour autoriser les taux d'activité sur les profils des employés. Le taux d'activité ajuste le budget de mobilité d'un utilisateur en fonction de son temps de travail. Par exemple, un employé à 80 % recevra 80 % du budget standard au lieu de la totalité.

Activer le budget Flex - Privé : Par défaut, les budgets Flex sont limités aux frais de déplacement domicile-travail. Activez cette option pour permettre aux employés d'utiliser également leur budget Flex à des fins privées.

Reporter le solde Flex restant lors du renouvellement : Au début d'une nouvelle année, les employés ne perdent pas ce qu'ils n'ont pas dépensé. Leur solde Flex restant est reporté et ajouté à leur nouveau budget, ce qui leur donne un solde de départ plus élevé pour la période suivante.

Jour de renouvellement automatique du budget : Choisissez le jour de décembre où le budget se renouvelle automatiquement.

Dates limites d'enregistrement : Évitez les corrections salariales en fixant une date limite avant laquelle les employés ne peuvent pas enregistrer de notes de frais ou d'indemnités kilométriques. Choisissez parmi une série d'options (ex. premier jour du mois en cours, 30 derniers jours, etc.).

💡 Les administrateurs RH ne sont pas soumis à ces dates limites.

Approuver automatiquement les notes de frais et indemnités des RH : Les notes de frais et indemnités créées par un administrateur RH sont automatiquement approuvées.

Activer automatiquement les indemnités pour les utilisateurs éligibles : Par défaut, les employés doivent activer leur indemnité avant de pouvoir être remboursés pour leurs trajets. Activez cette option pour activer automatiquement les indemnités dès que l'accès à l'avantage est accordé, afin que les employés soient payés dès le premier jour.

Déduire les indemnités vélo & piéton du budget : Si cette option est désactivée, les indemnités vélo et piéton sont remboursées en plus du budget plutôt que d'en être déduites.

Activer le planificateur de trajets pour tous les employés : Donnez à tous les employés l'accès à l'outil de calendrier, même à ceux qui ne sont éligibles à aucune indemnité. Cela leur permet d'ajouter leurs trajets domicile-travail.

Pratique pour les rapports de CO2 et de kilomètres parcourus.

Déduire les abonnements de transports publics du budget : Choisissez sur quel budget les abonnements de transports publics doivent être déduits :

Justificatif obligatoire pour les notes de frais : Les employés ne pourront pas soumettre de notes de frais sans y joindre un justificatif.

❗ Pour les frais professionnels (Business), une preuve d'achat est toujours requise, quel que soit ce paramètre.

Commentaire obligatoire pour les notes de frais : Les employés doivent ajouter un commentaire avant de soumettre une note de frais.

Exclure les frais professionnels de l'export de paie : Utilisez cette option si vous préférez gérer les frais de mobilité professionnelle via la comptabilité plutôt que via la paie.

Activer le scanner de notes de frais IA : Laissez l'IA de Mbrella scanner les justificatifs et préremplir les détails de la note de frais (montant, date, titre, type…).

Activer la vérification des notes de frais par IA (Bêta) : L'IA de Mbrella examinera chaque note de frais et signalera les anomalies de date, de montant ou de catégorie.

Enregistrer les jours de télétravail : Les employés peuvent suivre leurs jours de travail à distance dans le planificateur de trajets Mbrella, qu'ils soient associés ou non à une indemnité de télétravail.

Enregistrer les jours de congé : Les employés peuvent enregistrer leurs congés dans leur planificateur de trajets.

Accepter les indemnités pendant les jours fériés : Les employés peuvent enregistrer des indemnités les jours fériés.