Si vos travailleurs bénéficient d'un budget pour des déplacements domicile-travail (= budget Flex) ou d'un budget pour les déplacements professionnels (= Pro), vous ne souhaitez peut-être pas qu'ils effectuent des dépenses sur ces budgets pendant les jours non ouvrables, c'est-à-dire les week-ends et/ou les jours fériés. Mais vous ne voulez pas non plus les empêcher de charger leur véhicule ou de faire le plein lorsqu'ils en ont besoin.
Définir correctement vos contrôles de dépenses dans Mbrella peut sembler compliqué à première vue, mais nous allons vous guider ! Une fois que vos contrôles de dépenses sont correctement paramétrés, vous n'avez plus à vous en soucier.
Où gérer les contrôles des dépenses ?
Dans Mbrella, naviguez vers "Dépenses"
En haut à droite, cliquez sur "Contrôle des dépenses"
Ici, assurez-vous de sélectionner correctement les catégories que vous souhaitez mettre à la disposition de vos employés :
💡Vous verrez une colonne avec chaque catégorie par budget
💡Vous pouvez décocher les cases des budgets que vous n'utilisez pas dans votre entreprise mais ce n'est pas indispensable
💡La colonne "pas de budget" permet de créer des dépenses sans budget. Si vos employés ne sont pas autorisés à effectuer des dépenses en dehors de leur budget, décochez toutes ces cases. Notez que Mbrella a besoin de la catégorie "Transport public" si Mbrella gère vos accords de tiers payant pour le transport public.
Cliquez sur le deuxième onglet : "Calendrier"
Vous verrez 2 sections :
Autoriser l'utilisation du budget pendant les week-ends et les jours fériés
Désactiver les restrictions de calendrier pour des catégories spécifiques
Dans cette dernière section, vous pouvez gérer séparément les restrictions de calendrier pour le chargement, le carburant et le stationnement.
Comment définir correctement les restrictions de calendrier pour le chargement, le carburant et le stationnement ?
Les frais de chargement, de carburant et de stationnement sont légalement exclus du budget de mobilité légal. Ces restrictions de calendrier n'ont donc aucun impact sur votre budget de mobilité légal.
Étant donné que le budget Flex est souvent utilisé pour les déplacements domicile-travail et le budget Pro pour les déplacements professionnels, vous pouvez empêcher vos employés d'utiliser ces budgets pendant les week-ends et les jours fériés. Cependant, vous ne voulez pas que vos employés soient bloqués sur le bord de la route, dans l'incapacité de recharger leur véhicule ou de faire le plein, ou encore de se garer. C'est pourquoi ces catégories de dépenses doivent être accessibles pendant les week-ends et les jours fériés.
Si vos collaborateurs ont la possibilité d'effectuer des dépenses de chargement, de carburant et/ou de stationnement dans leur budget Flex ou Pro, assurez-vous que ces catégories sont sélectionnées dans le contrôle des dépenses, dans la colonne du budget correct.
Si vous ne souhaitez pas que les employés utilisent leur budget Flex ou Pro pendant les week-ends et les jours fériés, assurez-vous que ces cases sont décochées sous "Calendrier" - Section 1 : "Autoriser l'utilisation du budget pendant les week-ends et les jours fériés".
Si vous souhaitez faire une exception à cette règle pour les frais de chargement, de carburant et/ou de parking, cochez les cases correspondantes sous "Calendrier" - Section 2 : "Désactiver les restrictions de calendrier pour des catégories spécifiques".
Par conséquent, vos employés ne pourront pas utiliser Mbrella Pay ou créer des dépenses dans Mbrella pendant les week-ends ou les jours fériés. Mais ils pourront utiliser leur carte et/ou ajouter des dépenses dans les catégories chargement, carburant et/ou parking.
💡Désactiver les restrictions du calendrier annulera les paramètres de la section ci-dessus, ce qui signifie autoriser ou bloquer les dépenses Flex et Business pendant les week-ends et les jours fériés. Il n'y a pas de distinction ici entre le budget Flex et le budget Pro. Ne vous inquiétez pas, ces catégories de dépenses sont généralement liées à l'un ou l'autre de ces budgets, et non aux deux.
Un exemple pour le budget Pro, dans lequel le chargement et le carburant sont autorisés pendant les week-ends et les jours fériés, et les dépenses de stationnement sont bloquées pendant les week-ends et les jours fériés.
Le contrôle de dépenses
Le carburant, le stationnement et le chargement sont cochés dans la colonne "Budget Pro"
Les restrictions temporels
Section 1 : Autoriser l'utilisation du budget pendant les week-ends et les jours fériés
Les cases "week-end" et "jours fériés" ne sont pas cochées
= Les dépenses professionnelles ne sont pas autorisées pendant les week-ends et les jours fériés.
Cela signifie que vos employés ne pourront pas ajouter de dépenses dans leur budget Pro (comme le taxi ou la mobilité partagée) ces jours-là.
Section 2 : Désactiver les restrictions de calendrier pour des catégories spécifiques
Les catégories Chargement et Carburant sont activées. Le stationnement est désactivé
= Les dépenses de chargement et de carburant sont autorisées pendant les week-ends et les jours fériés.
Le stationnement n'est pas autorisé pendant les week-ends et les jours fériés.
Cela signifie que vos employés ne pourront pas ajouter de frais de taxi, de mobilité partagée ou de stationnement sur le budget Pro. Par contre, ils pourront ajouter des frais de charge et de carburant (il en va de même pour les dépenses effectuées avec Mbrella Pay).