Was ist der Unterschied zwischen Aktivität und Termin?
Eine Aktivität ist der übergeordnete Auftrag:
Hat einen Kunden, Adresse, Beschreibung
Enthält alle Dateien und Dokumentation
Bleibt über die gesamte Projektdauer bestehen
Ein Termin ist ein konkreter Einsatz:
Gehört zu einer Aktivität
Hat ein spezifisches Datum/Zeit
Wird Mitarbeitern zugewiesen
Kann mehrfach pro Aktivität vorkommen
Beispiel:
Aktivität: "Dachsanierung Müller"
Termine: "Aufmaß 14.03.", "Ausführung 21.-23.03.", "Nachkontrolle 30.03."
Warum kann ich keine Aktivität erstellen?
Ob du Aktivitäten erstellen kannst, hängt von deiner Rolle ab. Wenn du keine Aktivitäten erstellen kannst, wende dich an einen Administrator.
Warum sehe ich nicht alle Aktivitäten?
Du siehst nur Aktivitäten, für die du freigegeben bist. Die Freigabe erfolgt beim Erstellen der Aktivität oder beim Zuweisen zu einem Termin.
Bestimmte Rollen sehen alle Aktivitäten im System.
Kann ich Aktivitäten anderen Mitarbeitern zuweisen?
Ob du Aktivitäten zuweisen kannst, hängt von deiner Rolle ab.
Warum gibt es so viele Felder beim Erstellen einer Aktivität?
Gute Nachricht: Du musst nicht alle Felder ausfüllen! Je nach Titeloption brauchst du nur ein einziges Pflichtfeld.
Titeloption "Adresse als Titel":
Pflicht: Nur die Adresse eingeben
Optional: Alles andere (Kunde, Ansprechpartner, Beschreibung, etc.)
Ergebnis: Adresse eingeben → Speichern → Fertig!
Titeloption "Kundenname als Titel":
Pflicht: Nur einen Kunden auswählen oder erstellen
Optional: Alles andere
Ergebnis: Kunde wählen → Speichern → Fertig!
Titeloption "Freitext":
Pflicht: Nur einen Titel eingeben (z.B. "Projekt Müller")
Optional: Alles andere
Ergebnis: Titel eingeben → Speichern → Fertig!
Warum sind dann so viele Felder da?
Weil du später mehr Informationen brauchst:
Für Termine: Adresse für Navigation
Für Dokumentation: Kunde für Zuordnung
Für Abrechnung: Alle Details komplett
Das Prinzip: Schnell erstellen, Details später ergänzen. Du entscheidest, was du jetzt brauchst und was später kommt.
Auftragsnummer und Status:
Werden automatisch vorausgewählt
Musst du nicht anfassen
Tipp: Wähle die Titeloption, die zu deinem Workflow passt. Dann ist eine neue Aktivität in 10 Sekunden erstellt.
Kann ich meine Aktivitäten exportieren?
Nein, ein vollständiger Export aller Daten einer Aktivität (Info, Termine, Dateien, Dokumentation, Fakturierbare Stunden zusammen) ist für dich selbst nicht möglich. Der Support kann dir bei einem Export helfen.
Was du exportieren kannst:
Fakturierbare Stunden: Können pro Aktivität als Excel-Datei exportiert werden
Einzelne Dateien: Können heruntergeladen werden (einzeln oder als ZIP)
So exportierst du fakturierbare Stunden:
Öffne die Aktivität
Wechsle zum Tab "Fakturierbare Stunden"
Klicke auf "Exportieren"
Eine Excel-Datei mit allen fakturierbaren Stunden für diese Aktivität wird heruntergeladen
Wichtig: Der Export enthält alle jemals erfassten fakturierbaren Stunden für die Aktivität, unabhängig vom Zeitraum.
Kann ich die Suchfunktion über alle Aktivitätstypen hinweg nutzen?
Nein, die Suche funktioniert nur innerhalb des aktuell gewählten Aktivitätstyps (Ordner). Es gibt keine globale Suche über alle Typen hinweg.
So gehst du vor:
Wähle den Aktivitätstyp, in dem du suchen möchtest
Nutze die Suchfunktion innerhalb dieses Typs
Für andere Typen: Wechsle den Typ und suche erneut
Das Gleiche gilt für Status-Filter: sie wirken nur innerhalb des gewählten Typs.
Kann ich Aktivitäten/Aufträge drucken?
Nein, es gibt keine Druckfunktion für einzelne Aktivitäten.
Workarounds:
Option 1: Browser-Druckfunktion
Öffne die Aktivität
Nutze die Browser-Druckfunktion (
Strg+P/Cmd+P)Wähle "Als PDF speichern" oder drucke direkt
Wichtig: Das Ergebnis ist nicht für Druck optimiert. Nicht alle Tabs (Termine, Dateien, etc.) werden erfasst.
Option 2: Dateien einzeln exportieren
Lade relevante Dateien aus dem Tab "Dateien" herunter
Drucke diese separat
Dokumentation kann als Screenshot gespeichert werden
Option 3: Fakturierbare Stunden exportieren Falls du die Arbeitszeitdokumentation brauchst:
Tab "Fakturierbare Stunden" → "Exportieren"
Excel-Datei wird heruntergeladen
Diese kannst du drucken oder weiterverarbeiten