Was ist eine Auftragsbestätigung?
Eine Auftragsbestätigung ist ein eigenständiges Dokument, mit dem du deinem Kunden bestätigst, dass du seinen Auftrag zu den genannten Positionen und Konditionen annimmst und ausführst. Anders als bei der Angebotsbestätigung unterschreibt hier nicht der Kunde – die Auftragsbestätigung ist deine eigene, ausgehende Bestätigung.
Unterschied zur Angebotsbestätigung
Angebotsbestätigung: Der Kunde bestätigt (per Unterschrift oder digital), dass er dein Angebot annimmt.
Auftragsbestätigung: Du als Unternehmen bestätigst dem Kunden schriftlich, dass du den Auftrag zu den vereinbarten Konditionen annimmst und ausführst.
Beide Dokumente können unabhängig voneinander zum selben Angebot erstellt werden – du bist nicht auf eines von beiden festgelegt.
Auftragsbestätigung erstellen
Auftragsbestätigungen können aus Angeboten mit bestimmten Status erstellt werden:
Angebotsstatus | Möglich? |
Ausgestellt | Ja |
Abgelaufen | Ja |
Akzeptiert | Ja |
Entwurf | Nein |
Abgelehnt | Nein |
So erstellst du eine Auftragsbestätigung:
Öffne ein ausgestelltes, abgelaufenes oder akzeptiertes Angebot
Wähle im Menü (⋮) „Auftragsbestätigung erstellen"
Die Auftragsbestätigung wird im Status Entwurf mit allen Positionen aus dem Angebot erstellt
Hinweis: Sobald du aus einem offenen (ausgestellten) Angebot eine Auftragsbestätigung erstellst, wechselt das zugehörige Angebot automatisch in den Status „Akzeptiert" – ein manuelles Setzen ist nicht nötig.
Auftragsbestätigung abschließen
Anders als bei Angebot oder Rechnung gibt es bei der Auftragsbestätigung keine Auswahl zwischen „Senden und abschließen" und „Nur abschließen". Es gibt nur einen Weg:
Öffne die Auftragsbestätigung im Entwurfsstatus
Klicke auf „Abschließen"
Die Auftragsbestätigung wechselt in den Status Ausgestellt und erhält ihre Dokumentnummer (Kürzel AUB)
Der Versand per E-Mail ist ein separater Schritt danach (siehe unten) – „Abschließen" allein verschickt noch nichts an den Kunden.
Im Entwurfsstatus bearbeiten
Solange die Auftragsbestätigung im Entwurf ist, kannst du sie jederzeit anpassen:
Öffne die Auftragsbestätigung
Klicke auf „Bearbeiten"
Passe Bankkonto, Leistungsdatum, Zahlungsbedingung, Vorlage oder Positionen an
Klicke auf „Aktualisieren"
Auftragsbestätigung versenden
Öffne die ausgestellte Auftragsbestätigung
Wähle im Menü (⋮) oder über den Button „E-Mail"
Konfiguriere die E-Mail wie gewohnt und sende sie
Verknüpfung zum Angebot
Die Auftragsbestätigung ist mit dem ursprünglichen Angebot verknüpft. In den Dokumentdetails siehst du: „Erstellt aus: [Angebotsnummer]"
Mehrfach-Erstellung
Du kannst bei Bedarf mehr als eine Auftragsbestätigung zu demselben Angebot erstellen – anders als bei der Angebotsbestätigung, die auf ein Dokument pro Angebot begrenzt ist.
Auftragsbestätigung löschen
Auftragsbestätigungen können nur im Status Entwurf gelöscht werden:
Öffne die Auftragsbestätigung im Entwurfsstatus
Wähle im Menü (⋮) „Löschen"
Bestätige die Sicherheitsabfrage
Nach dem Abschließen ist das Löschen nicht mehr möglich (GoBD-Konformität).