ℹ️ Welche Funktionen du nutzen kannst, hängt von deiner Rolle ab.
Was sind Aktivitätsvorlagen?
Aktivitätsvorlagen legen fest, welche Felder im Infos-Tab einer Aktivität angezeigt werden. Statt eines für alle Aktivitätstypen fixen Formulars kannst du:
Optionale Standardfelder entfernen, die euer Team nicht braucht
Eigene, benutzerdefinierte Felder hinzufügen
Reihenfolge und Breite der Felder festlegen
Felder als Pflichtfeld markieren
Jeder Aktivitätstyp hat dabei immer genau eine Aktivitätsvorlage.
Der System-Standard
Es gibt immer eine Vorlage namens „System-Standard":
Enthält alle Standardfelder in der Reihenfolge und mit dem Titeltyp-Verhalten, das vor Einführung der Aktivitätsvorlagen für alle Aktivitäten galt
Kann nicht umbenannt oder gelöscht werden
Vollständig gesperrt – einzige änderbare Einstellung ist der Standard-Titeltyp
Ist die Auffangvorlage: jeder Aktivitätstyp ohne eigene Zuweisung nutzt automatisch den System-Standard
Neue Aktivitätstypen starten immer mit dem System-Standard
Solange du nichts änderst, sieht das Formular für dich genauso aus wie bisher.
Aktivitätsvorlagen aufrufen
Navigiere zu Einstellungen → Aktivitätsvorlagen
Du siehst eine Liste aller Vorlagen, inkl. des System-Standards
Jede Vorlagenkarte zeigt, wie vielen bzw. welchen Aktivitätstypen sie zugewiesen ist
Neue Vorlage erstellen
Klicke auf „Neue Vorlage"
Die Vorlage öffnet sich im Editor, gestartet mit der Feldkonfiguration des System-Standards
Gib der Vorlage einen Namen (im Kopfbereich des Editors)
Konfiguriere die Felder (siehe „Aktivitätsvorlagen: Felder bearbeiten")
Speichere
Vorlage duplizieren
Duplizieren kopiert eine bestehende Vorlage – inklusive aller benutzerdefinierten Felder, Optionen, Layout und umbenannten Labels – in eine unabhängige neue Vorlage.
Öffne die Vorlagenliste
3-Punkte-Menü bei der gewünschten Vorlage → „Duplizieren"
Die Kopie heißt standardmäßig „Kopie von [Name]" und ist frei bearbeitbar
Auch der System-Standard kann dupliziert werden – das Ergebnis entspricht einer neu erstellten Vorlage
Vorlage löschen
Öffne die Vorlagenliste
3-Punkte-Menü bei der gewünschten Vorlage → „Löschen"
Bestätige
Wichtig:
Eine Vorlage kann nur gelöscht werden, wenn ihr kein Aktivitätstyp mehr zugewiesen ist
Der System-Standard kann nicht gelöscht werden
Löschen ist endgültig
Aktivitätstypen zuweisen
Es gibt zwei gleichwertige Wege, die Zuweisung zu ändern. Beide wirken auf dieselbe Zuweisung und sind sofort synchron – eine Änderung auf dem einen Weg zeigt sich unmittelbar auch auf dem anderen.
Von der Vorlage aus:
Öffne die gewünschte Vorlage
Klicke auf „Aktivitätstypen zuweisen"
Ein Dialog zeigt alle Aktivitätstypen mit Checkboxen. Bereits zugewiesene Typen sind vorausgewählt
Aktiviere die Checkbox bei den Typen, die diese Vorlage nutzen sollen
Speichere
Vom Aktivitätstyp aus:
Öffne die Einstellungen des Aktivitätstyps
Wähle im Dropdown „Vorlage" die gewünschte Aktivitätsvorlage – zur Auswahl stehen der System-Standard und alle benutzerdefinierten Vorlagen
Speichere
Was dabei passiert:
Ein Aktivitätstyp gehört immer zu genau einer Vorlage. Eine neue Auswahl entfernt ihn automatisch von seiner bisherigen Vorlage – auf beiden Wegen gleich
Wählst du für einen Aktivitätstyp den System-Standard (bzw. entfernst ihn im Vorlagen-Dialog per Häkchen), fällt er auf den System-Standard zurück
Ist ein Typ bereits einer anderen Vorlage zugewiesen, zeigt der Vorlagen-Dialog eine Warnung mit dem Namen dieser Vorlage
Das Dropdown im Aktivitätstyp zeigt immer den aktuell zugewiesenen Stand, vorbelegt mit dem System-Standard
Auswirkung auf bestehende Aktivitäten
Änderungen an einer Vorlage gelten nur für Aktivitäten, die danach erstellt werden
Bereits erstellte Aktivitäten behalten ihre Feldstruktur dauerhaft – auch wenn sich die zugewiesene Vorlage später ändert oder ein Feld entfernt oder umbenannt wird
Alle Felder bestehender Aktivitäten bleiben immer vollständig bearbeitbar
Das ist bewusst so: Würde eine Vorlagenänderung rückwirkend auf bereits laufende Aktivitäten wirken, könnten Felder mit bereits erfassten Daten plötzlich verschwinden, oder eine neu eingeführte Pflichtfeld-Regel könnte eine bestehende, damals gültig gespeicherte Aktivität blockieren. Eine rückwirkende Übernahme ist deshalb nicht vorgesehen.