ℹ️ Welche Funktionen du nutzen kannst, hängt von deiner Rolle ab.
Der Vorlagen-Editor
Der Editor zeigt das Formular exakt so, wie es später in der Aktivität erscheint:
Ganz oben, fest und nicht verschiebbar: Status und Auftragsnummer (immer zuerst, zweispaltig), danach der Titeltyp-Block, und – solange die Titeloption „Freitext" aktiv ist – das Titel-Feld
Darunter alle weiteren Felder, in der von dir festgelegten Reihenfolge und Breite
Jedes Feld zeigt direkt ein 3-Punkte-Menü mit den für dieses Feld verfügbaren Optionen, darunter Entfernen (falls möglich).
Der System-Standard öffnet sich im selben Editor, ist aber vollständig gesperrt – einzige Ausnahme ist der Standard-Titeltyp.
Standardfelder
Status (ganz oben, fest): nicht entfernbar, immer Pflicht, keine Einstellungen
Auftragsnummer (ganz oben, fest): nicht entfernbar, immer Pflicht, keine Einstellungen
Titeltyp-Block (ganz oben, fest): nicht entfernbar, immer Pflicht; Einstellungen: Titeloptionen aktivieren/deaktivieren, Standard festlegen
Titel/Freitext-Feld (ganz oben, fest): existiert nur, solange diese Titeloption aktiv ist; keine eigenen Einstellungen
Kunde: entfernbar, solange nicht als Titeltyp aktiv; ist Kunde aktiver Titeltyp, automatisch gesperrt und Pflicht. Halbe Breite ist immer verfügbar; nur solange nicht als Titeltyp aktiv, kommen entfernen und Pflicht-Schalter dazu
Adresse: verhält sich wie Kunde
Beschreibung: entfernbar, standardmäßig nicht Pflicht; Einstellungen: entfernen, halbe Breite, Pflicht-Schalter
Freigabe: nicht entfernbar, standardmäßig nicht Pflicht; Einstellungen: halbe Breite, Pflicht-Schalter
Standardfeld-Bezeichnungen können nicht umbenannt werden.
Felder entfernen und wieder hinzufügen
Öffne bei einem entfernbaren Feld das 3-Punkte-Menü und wähle „Entfernen"
Das Feld verschwindet aus dem Formular – ab sofort auch bei neu erstellten Aktivitäten
Die Editor-Seitenleiste listet die entfernten Standardfelder – sie lassen sich von dort jederzeit per Drag & Drop zurück ins Formular ziehen und sind danach wieder genauso konfiguriert wie vor dem Entfernen.
Jedes Standardfeld kann nur einmal pro Vorlage vorkommen. Gesperrte Felder (Status, Auftragsnummer, Freigabe sowie jedes durch einen aktiven Titeltyp benötigte Feld) haben keine Entfernen-Option im 3-Punkte-Menü.
Reihenfolge und Spaltenbreite
Felder lassen sich per Drag & Drop neu anordnen. Der feste obere Bereich (Status, Auftragsnummer, Titeltyp-Block) bleibt unverändert
Breite ist unabhängig von der Reihenfolge: Felder, die es unterstützen, kannst du auf volle oder halbe Breite stellen. Das Titel/Freitext-Feld unterstützt diese Option nicht und ist immer volle Breite
Zwei aufeinanderfolgende halbbreite Felder bilden automatisch eine zweispaltige Zeile – das erste Feld links, das zweite rechts
Hat eine Zeile eine freie rechte Position, kannst du ein weiteres halbbreiten-fähiges Feld dorthin ziehen; es wird automatisch halbbreit
Die von dir eingestellte Reihenfolge ist exakt das, was im Formular angezeigt wird – es gibt keine automatische Umsortierung
Reihenfolge und Breiten gelten identisch in der Erstellungs-, Bearbeitungs- und Leseansicht der Aktivität.
Pflichtfelder
Optionale Standardfelder haben einen Pflicht-Schalter im Editor (Standard: nicht Pflicht)
Freigabe hat einen eigenen Pflicht-Schalter; ist er aktiv, muss mindestens ein Mitarbeiter ausgewählt werden, bevor die Aktivität gespeichert werden kann
Ein leeres Pflichtfeld blockiert das Speichern und zeigt einen Validierungsfehler direkt am Feld
Status und Auftragsnummer benötigen keinen Schalter: Status hat immer einen Vorbelegungswert, die Auftragsnummer wird automatisch vergeben
Gesperrt und Pflicht sind unabhängig voneinander
Aktivitäten, die über eine Integration angelegt werden (z.B. lexoffice- oder sevdesk-Import), sind von der Pflichtfeld-Prüfung ausgenommen – die Prüfung greift erst, sobald ein Nutzer die Aktivität im Web-App/mobile App das erste Mal bearbeitet und speichert
Titeltyp konfigurieren
Der Titeltyp-Block sitzt fest im oberen Formularbereich und ist immer Pflicht – ein Titel ist systemseitig immer erforderlich.
Verfügbare Titeltypen: „Eigener Titel" (Freitext), „Kunde", „Adresse"
Du aktivierst/deaktivierst die Optionen und legst eine als Standard fest – über das Stift-Symbol am Titeltyp-Block
Mindestens eine Option muss immer aktiv bleiben; die letzte aktive Option kann nicht deaktiviert werden und wird automatisch zum Standard
Aktivierst du eine Option, wird das zugehörige Feld automatisch hinzugefügt und gesperrt: das Freitext-Titelfeld erscheint oben im festen Bereich, Kunde und Adresse erscheinen im übrigen Formular. Deaktivierst du die Option, wird die Sperre aufgehoben; das Freitext-Titelfeld verschwindet dabei ganz
Wurde Kunde oder Adresse zuvor manuell entfernt und die zugehörige Titeltyp-Option wird erneut aktiviert, wird das Feld automatisch wieder eingefügt und gesperrt
Wird die aktuelle Standard-Option deaktiviert, wechselt der Standard automatisch zur nächsten aktiven Option
In der Aktivität: Ist genau ein Titeltyp aktiv, wird kein Auswahlfeld angezeigt. Sind mehrere aktiv, erscheint eine Auswahl mit vorbelegtem Wert, die nicht geleert werden kann. Meisterwerk merkt sich pro Nutzer und Aktivitätstyp den zuletzt gewählten Titeltyp; ohne vorherige Wahl gilt der Standard-Titeltyp der zugewiesenen Vorlage
Im System-Standard sind alle drei Titeltyp-Optionen immer aktiv und nicht deaktivierbar; nur der Standard-Titeltyp ist änderbar.
Benutzerdefinierte Felder
Zusätzlich zu den Standardfeldern kannst du eigene Felder hinzufügen:
Kurztext: einzeiliges Textfeld
Langtext: mehrzeiliges Freitextfeld, immer volle Breite
Datum: Datumsauswahl
Telefonnummer: Texteingabe mit Format-Prüfung (z.B. +49 123 456789); ungültiges Format blockiert das Speichern
E-Mail: Texteingabe mit Format-Prüfung; ungültiges Format blockiert das Speichern
Zahl (mit Einheit): reine Zifferneingabe (Komma als Dezimaltrennzeichen, bis zu 2 Nachkommastellen, keine negativen Werte); die Einheit legst du im Editor über eine feste Liste fest (u.a. kg, km, L, Lfm., m, m², m³, Min., Pkg., psch., Std., Stk., t, Tag(e), qmw) – in der Aktivität ist die Einheit fix und wird neben dem Eingabefeld angezeigt
Dropdown: Einfachauswahl aus einer von dir konfigurierten Optionsliste; die Auswahl kann in der Aktivität auch wieder geleert werden (sofern nicht Pflicht)
Radio Buttons: Einfachauswahl aus einer von dir konfigurierten Optionsliste; anders als beim Dropdown kann eine einmal getroffene Auswahl nicht wieder auf „keine Auswahl" zurückgesetzt werden
Aufgabenliste: Checkliste innerhalb der Aktivität
Alle benutzerdefinierten Felder sind frei entfernbar, und ihr Label ist frei änderbar. Ein Feldtyp kann beliebig oft hinzugefügt werden – z.B. mehrere Telefonnummer-Felder auf einem Formular; jedes hinzugefügte Feld ist unabhängig, mit eigenem Label und eigenen Werten.
Feld hinzufügen: Editor-Seitenleiste öffnen → gewünschten Feldtyp ins Formular ziehen. Das Feld erscheint mit einem Standard-Label, das du anpassen kannst.
Label ändern: über das 3-Punkte-Menü des Felds → Umbenennen. Labels müssen innerhalb einer Vorlage eindeutig sein. Umbenennen wirkt sich nicht auf bereits erfasste Werte aus.
Bei Dropdown und Radio Buttons: Optionen fügst du direkt am Feld hinzu. Umbenennen einer Option wirkt sich nicht auf bereits gespeicherte Werte aus. Eine Option lässt sich nur löschen, solange keine Aktivität einen Wert mit dieser Option gespeichert hat. Ohne mindestens eine Option kann die Vorlage nicht gespeichert werden.
Aufgabenliste im Detail:
Im Editor kannst du optional feste Aufgaben vordefinieren; sie können jederzeit umbenannt und ergänzt werden. Eine vordefinierte Aufgabe lässt sich nur löschen, solange keine Aktivität einen Wert dafür gespeichert hat
Ohne vordefinierte Aufgaben hat der Nutzer in der Aktivität volle Kontrolle – hinzufügen, bearbeiten, abhaken, löschen
Mit vordefinierten Aufgaben kann der Nutzer diese abhaken, wieder öffnen und umbenennen, aber nicht löschen; zusätzliche, eigene Aufgaben können ergänzt werden
Jede Aufgabe kann optional ein Fälligkeitsdatum und genau einen zuständigen Mitarbeiter haben
Offene Aufgaben werden nach Fälligkeit gruppiert: Überfällig, Heute, Geplant, Ohne Datum
Abgehakte Aufgaben wandern in einen einklappbaren Bereich „Erledigt"; eine erledigte Aufgabe ist nur lesbar, bis sie wieder geöffnet wird. „Alle löschen" entfernt erledigte, nicht-vordefinierte Aufgaben – vordefinierte Aufgaben werden nie gelöscht
Wer darf benutzerdefinierte Felder in der Aktivität ausfüllen?
Für jedes neue Feld gilt ein fest vorgegebenes Rollenmodell, unabhängig von der Vorlage. Die vollständige Übersicht steht im Artikel „Rollen und Berechtigungen verstehen" im Abschnitt „Aktivitätsvorlagen – benutzerdefinierte Felder": Administrator, Büroleiter und Projektmanager haben volles Bearbeitungsrecht; Service-Mitarbeiter, Mitarbeiter und Betrachter sehen die Felder nur – mit einer Ausnahme: bei einer Aufgabenliste dürfen Service-Mitarbeiter und Mitarbeiter die ihnen zugewiesenen Aufgaben abhaken oder wieder öffnen.
Die Berechtigungen für bestehende Standardfelder ändern sich nicht.
Benutzerdefinierte Felder entfernen und archivieren
Jedes benutzerdefinierte Feld hat im 3-Punkte-Menü eine Lösch-/Archivieren-Option.
Ist die Vorlage aktuell keinem Aktivitätstyp zugewiesen, wird das Feld beim Entfernen endgültig gelöscht
Ist die Vorlage mindestens einem Aktivitätstyp zugewiesen, wird das Feld stattdessen archiviert
Archivierte Felder erscheinen in einem eigenen Bereich „Archivierte Felder" in der Editor-Seitenleiste und behalten alle gespeicherten Werte
Ein archiviertes Feld kann jederzeit reaktiviert werden – mit derselben Konfiguration wie vor dem Archivieren
Auf bestehenden Aktivitäten bleiben entfernte bzw. archivierte Felder immer sichtbar und bearbeitbar