Tidrapportering
Tidrapporteringen ger dig en översikt över alla registrerade arbetstider i din organisation. Du kan se tider per utförare och dag, registrera nya tider, och få en sammanställning av rapporterade timmar per vecka eller månad. Tidrapporteringen nås via klockikonen i vänstermenyn.
Sidöversikt
Vyer
Tidrapporteringen har tre olika vyer:
Vy | Beskrivning |
Månadsvy | Kalenderrutnät med alla utförare och dagar i vald månad. Visar rapporterade timmar per dag och sammanställning per utförare. |
Veckovy | Kalenderrutnät med alla utförare och dagar i vald vecka. Mer detaljerad vy per dag. |
Listvy | Tabell med alla tidposter. Filtrerbara kolumner, sortering och export. Endast tillgänglig för administratörer. |
Du byter vy med ikonerna i övre navigeringsfältet.
Sidhuvud
Element | Placering | Beskrivning |
Registrera tid | Vänster | Öppnar fönster för att skapa en ny tidpost |
Idag | Vänster (månads-/veckovy) | Navigerar kalendern till dagens datum |
Datumväljare | Mitten | Välj månad/vecka/datumintervall beroende på vy |
Tidkodsfilter | Höger (månads-/veckovy) | Filtrera visade tider efter en specifik tidkod |
Summering | Höger (månads-/veckovy) | Visar sammanställning av rapporterade timmar |
Inställningar | Höger (månads-/veckovy) | Ändra visningsinställningar |
Skriv ut | Höger (månads-/veckovy, admin) | Skriv ut tidrapport |
Registrera tid
Klicka på "Registrera tid" i sidhuvudet eller klicka på en tom dag i kalendern för att öppna fönstret för ny tid.
Fält i fönstret
Fält | Beskrivning |
Utförare | Välj vilken utförare tiden gäller. Administratörer kan välja alla utförare; övriga ser bara sig själva. |
Tidkod | Välj tidkod (t.ex. Arbetstid, Möte). Listan ändras beroende på om tiden kopplas till en arbetsorder eller är interntid. |
Arbetsorder | Koppla tiden till en arbetsorder. Klicka "Koppla tiden till en arbetsorder" för att söka och välja order. |
Datum | Välj datum för tidposten. |
Starttid och sluttid | Visas om organisationen har klockslag aktiverat. Ange start- och sluttid för arbetspasset. |
Antal (tim) | Antal timmar. Beräknas automatiskt från start- och sluttid, eller anges manuellt. |
Debiterbara timmar | Antal timmar som ska debiteras kunden. Visas för användare med rollen Admin eller Utökad användare. |
Anteckning | Frivillig text som beskriver utfört arbete. |
Skapa tid på flera dagar
Bocka i "Lägg till på flera dagar" för att skapa samma tidpost på flera dagar i rad. Du kan välja startdatum och slutdatum, samt bocka i "Hoppa över helger" för att undvika att skapa tider på helgdagar.
Du kan också markera flera dagar direkt i månadsvyn genom att klicka och dra musen över önskade dagar.
Koppla till arbetsorder eller interntid
Klicka "Koppla tiden till en arbetsorder" för att byta från interntid till arbetstid på en order
Klicka "Gör om till interntid" för att ta bort kopplingen till en arbetsorder
Månadsvy och veckovy
Kalenderrutnätet
Varje rad i rutnätet visar en utförare. Kolumnerna representerar dagar (månadsvy) eller veckodagar (veckovy). Varje cell visar:
Rapporterade timmar jämfört med förväntad arbetstid (t.ex. "7,5 / 8")
Färgkodade staplar som visar fördelningen av tider
Eventuell övertid eller underskott (t.ex. "+2" eller "-3")
Söndagar och helgdagar visas med röd bakgrund.
Klicka på en dag
Om dagen har registrerade tider: Ett fönster öppnas med alla tider för den dagen och utföraren. Härifrån kan du redigera befintliga tider eller skapa nya.
Om dagen är tom: Fönstret för att skapa ny tid öppnas med datum och utförare förifyllda.
Hovra över en dag
När du hovrar över en dag med registrerade tider visas en detaljerad sammanfattning:
Arbetsordertider: Kundnamn, ordernummer med statusfärg, arbetsplats, tidkod och antal timmar
Interntid: Tidkod och antal timmar
Traktamente: Typ, antal och enhet (om tillämpligt)
Utförarlistan
Klicka på en utförares namn för att visa en detaljerad sammanställning av dennes timmar. Sammanställningen visar:
Arbetstid uppdelad per tidkod
Interntid uppdelad per tidkod
Totala timmar
Klicka "Tillbaka till lista" för att återgå till hela vyn.
Sortering
Sortera utförare: Klicka på sorteringsikonen i utförarkolumnen för att växla mellan A-Ö, Ö-A, kalenderordning och ingen sortering
Sortera efter timmar: Klicka på sorteringsikonen i kolumnen "Rapporterade timmar" för att sortera efter lägst/högst antal timmar
Söka utförare
Använd sökfältet ovanför utförarlistan för att filtrera efter namn.
Rapporterade timmar och övertid
Kolumnen längst till höger visar varje utförares sammanlagda rapporterade timmar jämfört med förväntad arbetstid för perioden.
Veckovy: Förväntad arbetstid är 40 timmar
Månadsvy: Förväntad arbetstid beräknas utifrån antal arbetsdagar i månaden
En cirkeldiagram visar hur stor andel av förväntad tid som är rapporterad. Övertid visas med plustecken (t.ex. "+2") och underskott med minustecken (t.ex. "-4") på respektive dag.
Inställning: Fast arbetstid eller inkludera övertid
Under Inställningar kan du välja hur rapporterade timmar beräknas:
Fast arbetstid (standard): Jämför alltid mot 40 timmar per vecka. Om du arbetar 42 timmar visas "42/40 timmar".
Inkludera övertid: Maxvärdet justeras efter faktisk arbetstid. Om du arbetar 42 timmar visas "42/42 timmar (100%)".
Inställningar (månads-/veckovy)
Klicka på kugghjulsikonen för att öppna inställningarna.
Presentation av tider
Välj hur dagcellerna färgkodas:
Alternativ | Beskrivning |
Enkel | Grönt = arbetstid, grått = interntid. Cellen byter färg när 8 timmar uppnås. |
Status för arbetsorder | Färgerna visar arbetsorderns status (skapad, påbörjad, avslutad, fakturerad). |
Status för arbetstid | Rosa = arbetstid, grå = interntid, grönt = fakturerad tid. |
Max antal arbetstimmar
Alternativ | Beskrivning |
Fast arbetstid | Jämför mot 8 timmar per dag / 40 timmar per vecka |
Inkludera övertid | Maxvärdet justeras efter faktiska arbetstimmar |
Startdatum
Välj vilken dag i månaden som ska vara periodens startdatum (1–28). Påverkar hur månadsvyn avgränsas, användbart om löneperioden inte följer kalendermånaden.
Visa/göm utförare
Bocka av utförare du vill dölja från kalendervyn. Dolda utförare räknas inte med i summeringar.
Dagsfönstret
När du klickar på en dag med registrerade tider öppnas ett fönster med detaljerad information.
Tidposter
Alla tider för dagen och utföraren listas i kronologisk ordning. Varje tidpost visar:
Starttid och sluttid (om klockslag är aktiverat)
Varaktighet (t.ex. "7 tim 30 min")
Kopplad arbetsorder med ordernummer och statusfärg, eller "Interntid"
Tidkod
Faktureringsikon om tiden är fakturerad
Anteckning (om det finns)
Om klockslag är aktiverat visas knappar för att skapa tid i luckor mellan befintliga tider.
Sammanställning
Till höger i fönstret visas:
Rapporterade timmar: Cirkeldiagram med registrerad tid jämfört med förväntad arbetstid, samt tid kvar att rapportera
Debiterbara timmar: Fördelning mellan debiterbara timmar och interntid (visas för användare med rollen Admin eller Utökad användare)
Traktamente: Lista med traktamenten för dagen (om tillämpligt)
Summering
Klicka på summeringsikonen i sidhuvudet för att se en sammanställning av de tider som just nu visas i kalendern.
Sammanställningen visar:
Arbetstid: Timmar per tidkod samt totalt för alla arbetstider
Interntid: Timmar per tidkod samt totalt för alla interntider
Totalt: Sammanlagda timmar för perioden
Sammanställningen baseras på aktiva filter och synliga utförare.
Listvy (admin)
Listvyn visar alla tidposter i en filtrerbar tabell. Listvyn är endast tillgänglig för användare med rollen Admin.
Datumintervall
I listvyn väljer du datumintervall med två datumfält ("Från" och "Till") istället för månads-/veckoväljaren.
Funktioner i sidhuvudet
Funktion | Beskrivning |
Kolumninställningar | Välj vilka kolumner som ska visas och ändra ordning |
Exportera traktamente | Exporterar traktamentsdata till Excel |
Exportera vy | Exporterar den aktuella tabellvyn till Excel |
Exportera summering | Exporterar en årssammanställning till Excel |
Rensa alla filter | Återställer alla aktiva filter (visas bara när filter är aktiva) |
Standardkolumner
Kolumn | Beskrivning |
Arbetsorder | Ordernummer med statusfärg |
Status | Arbetsorderns status |
Kund | Kundens företagsnamn |
Utförare | Den som utfört arbetet |
Datum | Datum för tidposten |
Från | Starttid (visas om klockslag är aktiverat) |
Till | Sluttid (visas om klockslag är aktiverat) |
Antal | Antal arbetade timmar |
Noteringar | Anteckning kopplad till tidposten |
Tidkod | Vilken tidkod som använts |
Art.nr | Artikelnummer |
Fakturerad | Ja/nej om tiden är fakturerad |
Dolda kolumner
Dessa kolumner är dolda som standard men kan aktiveras via Kolumninställningar:
Kolumn | Beskrivning |
Kundnummer | Kundens nummer |
Fakturanr | Fakturanummer från ekonomisystemet |
Delfaktura | Nummer på delfaktura |
Fakturadatum | Datum då fakturan skapades |
Priskolumner (kräver rätt användarroll)
Priskolumner visas endast för användare med rollen Admin eller Utökad användare:
Kolumn | Beskrivning |
Debiterbara timmar | Antal timmar som debiteras kunden |
Utpris | Pris per timme |
Summa | Totalsumma (debiterbara timmar × utpris) |
Filtrering i listvyn
Varje kolumn har ett filterfält:
Filtertyp | Kolumner | Beskrivning |
Textsökning | Arbetsorder, Kund, Noteringar, Fakturanr | Skriv fritext för att filtrera |
Datumintervall | Datum, Fakturadatum | Välj "Från" och "Till"-datum |
Nummerintervall | Antal, Debiterbara timmar, Utpris, Summa | Ange lägsta och högsta värde |
Rullgardinsmeny | Utförare, Tidkod, Status, Fakturerad | Välj från en lista med alternativ |
Alla filter sparas automatiskt och finns kvar nästa gång du besöker sidan.
Behörigheter
Funktion | Admin | Utökad användare | Användare |
Se egna tider | Ja | Ja | Ja |
Se andra utförares tider | Ja | Nej | Nej |
Skapa/redigera egna tider | Ja | Ja | Ja |
Skapa/redigera andras tider | Ja | Nej | Nej |
Se priser och debiterbara timmar | Ja | Ja | Nej |
Se skillnad mellan arbetade och debiterbara timmar | Ja | Nej | Nej |
Använda listvyn | Ja | Nej | Nej |
Skriva ut tidrapport | Ja | Nej | Nej |
Se inaktiva utförare | Ja | Nej | Nej |
Sparade inställningar
Följande inställningar sparas automatiskt mellan sessioner:
Presentation av tider (enkel, arbetsorderstatus, arbetstidsstatus)
Max antal arbetstimmar (fast/inkludera övertid)
Startdatum för perioden
Dolda utförare
Sortering av utförare
Kolumninställningar i listvyn (synliga kolumner, ordning, filter)
Vanliga frågor
Hur registrerar jag en ny tid?
Klicka på "Registrera tid" i sidhuvudet, eller klicka på en tom dag i kalendern. Fyll i tidkod, antal timmar och eventuell anteckning. Du kan också koppla tiden till en arbetsorder.
Hur redigerar jag en befintlig tid?
Klicka på dagen i kalendern för att öppna dagsfönstret. Klicka sedan på redigera-knappen bredvid den tidpost du vill ändra.
Hur skapar jag tid på flera dagar samtidigt?
I fönstret för ny tid, bocka i "Lägg till på flera dagar". Välj startdatum, slutdatum och antal timmar per dag. Du kan välja att hoppa över helger.
Hur filtrerar jag efter en specifik tidkod?
I månads- eller veckovyn, använd rullgardinsmenyn "Tidkoder" i sidhuvudet. Välj den tidkod du vill filtrera på, eller "Alla" för att visa samtliga.
Varför ser jag inte listvyn?
Listvyn är bara tillgänglig för användare med rollen Admin. Kontakta din administratör om du behöver tillgång.
Varför ser jag inte priser i listvyn?
Priskolumner visas endast för användare med rollen Admin eller Utökad användare.
Hur exporterar jag tider till Excel?
Byt till listvyn och klicka på "Exportera vy" i sidhuvudet. Den aktuella tabellvyn med alla aktiva filter exporteras till en Excel-fil.
Hur exporterar jag traktamente?
I listvyn, klicka på "Exportera traktamente" i sidhuvudet. En Excel-fil med traktamentsdata genereras.
Hur skriver jag ut en tidrapport?
Klicka på utskriftsikonen i sidhuvudet (kräver Admin-rollen). Om du har valt en specifik utförare skrivs bara den utförarens tider ut, annars skrivs alla synliga utförares tider ut.
Vad betyder färgerna i kalendern?
Det beror på vald inställning under "Presentation av tider". I enkel vy: grönt = arbetstid, grått = interntid. I status för arbetsorder: färgerna visar orderstatus. I status för arbetstid: rosa = arbetstid, grått = interntid, grönt = fakturerad tid.
Hur ändrar jag vilka utförare som visas?
Klicka på Inställningar (kugghjulsikonen) och bocka av utförare under "Visa/göm utförare".
Vad betyder övertiden som visas på dagarna?
Om du rapporterar fler timmar än den förväntade arbetstiden (normalt 8 timmar) visas överskottet med ett plustecken, t.ex. "+2". Underskott visas med ett minustecken.
Kan jag ändra startdatum för månadsperioden?
Ja, under Inställningar kan du välja startdatum (1–28). Det är användbart om din löneperiod inte börjar den 1:a.
Vad är skillnaden mellan arbetstid och interntid?
Arbetstid kopplas till en arbetsorder och kan debiteras kunden. Interntid är tid som inte kopplas till någon order, till exempel administration eller möten.
Hur ser jag detaljer om en specifik dag?
Klicka på dagen i kalendern. Ett fönster öppnas med alla tidposter, varaktighet, kopplad order och eventuella anteckningar. Till höger visas en sammanställning med cirkeldiagram.
Vad händer med tider kopplade till borttagna arbetsordrar?
Tiderna finns kvar men markeras med en särskild färg som visar att ordern är borttagen.
Hur sorterar jag utförarna i listan?
Klicka på sorteringsikonen i utförarkolumnen. Du kan sortera i bokstavsordning (A-Ö), omvänd bokstavsordning (Ö-A) eller i kalenderordning.
Tips och tricks
Dra i kalendern: I månadsvyn kan du klicka och dra musen över flera dagar för att snabbt skapa samma tidpost på alla markerade dagar.
Summering per utförare: Klicka på en utförares namn för att se en detaljerad uppdelning av timmar per tidkod.
Snabbnavigera: Klicka på "Idag" för att direkt hoppa till den aktuella perioden i kalendern.
Luckor mellan tider: Om klockslag är aktiverat visas knappar i dagsfönstret för att fylla i luckor mellan registrerade tider.
Behöver du mer hjälp?
Kontakta oss via chatten så hjälper vi dig!