Visma Administration kopplas till Mowin via ett lokalt installerat program som heter Mowin Bridge. När integrationen är aktiv hittar du inställningarna under Admin, Organisationsinställningar, fliken Ekonomisystem.

Mowin Bridge är ett Windows-program som installeras lokalt och fungerar som en brygga mellan Mowin och Visma Administration. Programmet måste vara igång på en dator i ert nätverk som har Visma Administration installerat för att integrationen ska fungera. Det startar automatiskt när användaren som installerade det loggar in i Windows, och uppdaterar sig självt.

Tips: För bästa prestanda rekommenderas att installera Mowin Bridge direkt på servern som kör Visma Administration.

Innan du börjar
Har du kunder i Mowin visas en varning när du väljer Visma Administration. Synkroniseringen startar då inte, även om Visma Administration är nytt och tomt. Mowin lägger inte upp dina kunder i Visma Administration. Ta bort kunderna i Mowin först och skapa sedan integrationen. Då hämtas kunderna från Visma Administration.

Installera Mowin Bridge

Konfigurera integrationen
Konfigurationssidan skapar integrationen i den organisation du är inloggad i. Där visas en lista över de företag som finns i din Visma-installation, med kolumnerna Företag och Katalog:

Knappen Skapa integration går inte att klicka på förrän ett företag är valt eller både Gemensamma filer och Företagsfiler är ifyllda.

OBS: Om ditt Visma-konto är lösenordsskyddat behöver du klicka på Avancerade inställningar och ange ditt Visma-användarnamn och lösenord innan du skapar integrationen.

Under Avancerade inställningar kan du även manuellt ange sökvägar till Gemensamma filer och Företagsfiler om de inte fylls i automatiskt. Kan företagslistan inte läsas öppnas Avancerade inställningar av sig självt, så att du fyller i sökvägarna där.

När integrationen skapats visas meddelandet Integrationen är klar, och du kan stänga fliken. Med Mowin Bridge igång kan du nu fakturera varifrån som helst.

Sidan är uppdelad i tre block:

Blocket Standardvärden visas först när en integration är skapad.

I integrationsrutan ser du Visma Administration-kopplingen med följande information:

Integrationsstatus
Visma Administration har följande statusar:

Ta bort integration
Klicka på papperskorgsikonen för att koppla bort Visma Administration. Du får en bekräftelsefråga innan integrationen tas bort. När den är borttagen visas listan med ekonomisystem igen, och du kan välja ett nytt. Medan kunderna hämtas från Visma Administration visas texten Dina kunder synkas.. på raden och papperskorgen döljs, så du kan inte ta bort integrationen då.

Koppling inaktiv: Fakturor kan bara skickas till Visma Administration när statusen är Ansluten. Är den något annat visas märket Koppling inaktiv i vänstermenyn för den som har behörigheten Hantera integrationer. Håll muspekaren över märket så står det vad du ska göra: starta eller starta om Mowin Bridge på datorn där Visma Administration är installerat. Försöker du skapa en faktura får du ett felmeddelande om att Mowin Connect-appen inte är ansluten. Mowin Connect är samma program som Mowin Bridge.

Fältet Nästa kundnummer visar vilket nummer nästa kund som skapas i Mowin kommer att tilldelas.

Här anger du vilka bokföringskonton som ska användas vid fakturering. Kontona delas in i tre kategorier med vanlig moms och omvänd betalningsskyldighet:

OBS: Alla konton måste anges manuellt. Anges inget konto varken på raden eller här väljer Visma Administration själv konto för raden. För omvänd betalningsskyldighet kan det då bli ett vanligt försäljningskonto.

Så väljs kontot på fakturaraden: först kontot som är satt på raden själv – fältet Konto eller Konto omvänd betalningsskyldighet på tidkoden respektive reskoden, eller på enheten för material. Saknar raden eget konto används standardkontot ovan för radens typ. Är arbetsordern satt till omvänd betalningsskyldighet används kontona för omvänd betalningsskyldighet i båda stegen.

Rader i fastpris har inget eget konto, så där används alltid standardkontot för radens typ.

Kontot måste finnas i kontoplanen i din Visma Administration. Saknas det stoppas fakturan med meddelandet "Ett konto saknas för artikeln i Visma Administration" i stället för att bokföras på ett annat konto.

Tips: Stäm gärna av kontona med din redovisningskonsult.

Här ställer du in vilka kategorier som automatiskt används på arbetsordrar med husavdrag. Inställningarna är uppdelade i tre avdragstyper: rot, rut och grön teknik. Varje avdragstyp har tre fält:

Standardtypen gäller för rader som inte är fakturerade, på arbetsordrar och offerter. När du väljer rot, rut eller grön teknik på en arbetsorder får raderna på ordern standardtypen för den avdragstypen, också typer du själv har valt på raderna. Väljer du en annan avdragstyp skrivs typerna över igen, och väljer du ingen avdragstyp rensas de. Nya rader som läggs till på en order med avdragstyp får standardtypen om du inte väljer en annan. Saknas standardtypen för avdragstypen får raderna ingen typ, och skattereduktionen blir noll på dem.

Fyll därför i standardvärdet för varje avdragstyp som ni använder. Att fylla i eller ändra ett standardvärde ändrar inte rader som redan finns. Har en order redan rader utan typ visas en varning på ordern, för privatkunder, med en länk där du väljer typen och raderna fylls i.

Kategorier för rot
Bygg, El, Glas / plåt, Mark / dränering, Murning, Målning / tapetsering, VVS, Övrig kostnad.

Kategorier för rut
Tillsyn av bostad, Möblering, Transporttjänster, Tvätt och vård av kläder, Reparation av vitvaror, Flyttjänster, IT-tjänster, Städning, Kläd- och textilvård, Snöskottning, Trädgårdsarbete, Barnpassning, Personlig omsorg, Övrig kostnad.

Kategorier för grön teknik
Solceller, Lagring egenproducerad el, Laddningspunkt elfordon, Övrig kostnad.

OBS: Procentsatser för rot, rut och grön teknik hanteras automatiskt och kan inte ändras i Mowin.

Visma Administration har längdgränser som Mowin varnar för på arbetsordern innan du fakturerar:

Alla ändringar sparas automatiskt. Det finns ingen spara-knapp.

Visma Administration visar Offline
Om statusen visar Offline behöver du starta om Mowin Bridge:

Mowin Bridge försöker själv ansluta på nytt med jämna mellanrum, och statusen blir Ansluten igen när anslutningen är tillbaka. Startar programmet om sig självt mer än tre gånger på fem minuter slutar det starta om och visas som Offline tills det startas på nytt. Kommer statusen inte tillbaka, kontrollera att datorn med Mowin Bridge är igång och har internetanslutning.

Visma Administration visar Error
Starta om Mowin Bridge enligt stegen ovan. Om felet kvarstår, kontakta supporten.

Visma Administration visar Avbruten
Kopplingen har avbrutits. Kontakta supporten för att få veta varför.

En faktura går inte att skicka och ett felmeddelande visas på arbetsordern
Meddelandet och vad du gör åt det beskrivs i Visma Administration: Felmeddelanden.

Fliken Ekonomisystem finns under Organisationsinställningar. Att ändra inställningarna och standardvärdena på fliken kräver behörigheten Organisationsinställningar, och att koppla, förnya eller ta bort en integration kräver behörigheten Hantera integrationer. Från början har bara rollen Administratör båda. Med bara Hantera integrationer når du fliken via märket Koppling inaktiv i vänstermenyn. Det som en saknad behörighet styr är nedtonat, och håller du muspekaren över det står det vilken behörighet som saknas.

Hur kopplar jag Mowin till Visma Administration?
Du behöver installera Mowin Bridge, ett lokalt program som kommunicerar mellan Mowin och Visma Administration. Gå till Admin, Organisationsinställningar, fliken Ekonomisystem och klicka på Visma Administration. Då öppnas instruktioner för hur du laddar ner och installerar Mowin Bridge. Efter installationen öppnas en konfigurationssida där du väljer företag och klickar på Skapa integration.

Vad är Mowin Bridge?
Mowin Bridge är ett program som installeras lokalt på en dator i ert nätverk. Det fungerar som en brygga mellan Mowin som körs i molnet och Visma Administration som körs lokalt. Programmet måste vara igång för att integrationen ska fungera.

Var ska jag installera Mowin Bridge?
Installera Mowin Bridge på en dator som har Visma Administration installerat, helst direkt på servern som kör Visma Administration, för bästa prestanda. Mowin Bridge letar själv upp Visma-installationen på den datorn. Hittas den inte automatiskt anger du sökvägarna till Gemensamma filer och Företagsfiler under Avancerade inställningar på konfigurationssidan.

Vad händer om jag redan har kunder i Mowin när jag skapar integrationen?
Du får en varning. Har du kunder i Mowin startar inte synkroniseringen, även om Visma Administration är nytt och tomt, och Mowin lägger inte upp kunderna där. Ta bort kunderna i Mowin först och skapa sedan integrationen. Då hämtas kunderna från Visma Administration. Raderade kunder räknas inte.

Vad betyder statusen Offline?
Statusen Offline innebär att Mowin inte når Mowin Bridge, till exempel för att programmet inte är igång eller datorn saknar internetanslutning. Offline visas också när Mowin saknar uppgift om kopplingens status. Starta om Mowin Bridge via systemfältet i Windows genom att högerklicka på ikonen och välja Starta om. Statusen blir Ansluten igen av sig själv när anslutningen är tillbaka. Medan statusen inte är Ansluten kan du inte skicka fakturor till Visma Administration.

Vad betyder statusen Error?
Statusen Error innebär att ett fel har uppstått i kopplingen. Starta om Mowin Bridge som ett första steg. Om problemet kvarstår, kontakta supporten.

Vad betyder statusen Avbruten?
Statusen Avbruten innebär att kopplingen har avbrutits. Kontakta supporten för att få veta varför.

Hur startar jag om Mowin Bridge?
Hitta Mowin Bridge-ikonen i systemfältet vid klockan i Windows aktivitetsfält. Du kan behöva klicka på pilen uppåt för att visa dolda ikoner. Högerklicka på ikonen och välj Starta om.

Varför finns det ingen Förnya integration-länk?
Visma Administration använder inte samma kopplingsmetod som Fortnox, Spiris och Bokio. Kopplingen hanteras via Mowin Bridge och behöver inte förnyas. Om det uppstår problem, starta om Mowin Bridge.

Varför visas inget e-postfält?
Inställningen Ekonomisystemets e-postfält finns bara för Fortnox och Spiris, så den visas inte för Visma Administration.

Mitt Visma-konto är lösenordsskyddat – hur gör jag?
Under konfigurationen av Mowin Bridge, klicka på Avancerade inställningar och ange ditt Visma-användarnamn och lösenord innan du klickar på Skapa integration.

Varför går inte fakturan att skicka, kundnamnet eller enheten är för lång?
Visma Administration tar emot högst 50 tecken i kundnamnet och högst 4 tecken i en enhet. Är kundnamnet eller en enhet på en rad längre visas en varning på arbetsordern och fakturan går inte att skapa. Korta ned kundnamnet på kundkortet eller enheten på raden. Har en rad ingen enhet skickas den med St, Tim eller Km beroende på om raden är material, tid eller resa, och varningen hindrar då inte fakturan.

Hur ändrar jag kundnummerserien?
Ändra värdet i fältet Nästa kundnummer under Inställningar. Klicka utanför fältet för att spara.

Varför kan jag inte se blocket Standardvärden?
Blocket Standardvärden visas först när en integration är skapad. Visas korten för att välja ekonomisystem finns ingen integration ännu, så skapa Visma Administration-integrationen först. Blocket visas även när statusen inte är Ansluten.

Kan jag ha flera ekonomisystem samtidigt?
Nej, du kan bara ha en aktiv integration åt gången. Om du vill byta ekonomisystem måste du först ta bort den befintliga integrationen.

Vad händer om jag tar bort integrationen?
Kopplingen till Visma Administration tas bort och ekonomisystemet försvinner från listan. Du kan sedan välja ett nytt ekonomisystem. Fakturor och kunder som redan synkats påverkas inte, men nya ändringar i Mowin synkas inte längre. Mowin Bridge kan avinstalleras efter att integrationen tagits bort.

Kan jag skicka dokument från Mowin till Visma?
Nej, det går inte att skicka med dokument, bilder eller bilagor från Mowin till Visma Administration.

Hur fungerar standard för typ av husarbete?
När du väljer rot, rut eller grön teknik på en arbetsorder eller offert får raderna standardtypen för den avdragstypen automatiskt, och det gäller även nya rader du lägger till. Du behöver inte ställa in typen per order, men standardvärdet måste vara ifyllt. Raderna får typen först när du väljer avdragstyp eller lägger till raden, så ändrar du ett standardvärde senare ändras inte rader som redan finns.

Varför har mina rader ingen typ för husavdrag?
Om standardvärdet för avdragstypen är tomt får raderna ingen typ när du väljer den avdragstypen på ordern, och skattereduktionen blir noll på dem. Det händer på nytt varje gång du väljer avdragstypen. Fyll i standardvärdet för varje avdragstyp som ni använder under Standard för typ av husarbete. För rader som redan finns visar ordern en varning (för privatkunder) med en länk där du väljer typen, och då fylls raderna i.

Måste jag ange standardkonton?
Ja, om inte varje tidkod, reskod och enhet har ett eget konto. Standardkontot är det som används när raden saknar eget konto, och det gäller särskilt de tre kontona för omvänd betalningsskyldighet – utan dem väljer Visma Administration själv kontot, och det kan bli ett vanligt försäljningskonto trots omvänd betalningsskyldighet. Stäm av med din redovisningskonsult vilka konton som ska användas.

Varför står det att ett konto saknas för artikeln?
Kontot som Mowin skickar finns inte i kontoplanen i din Visma Administration. Kontrollera numret i Standardkonton, och på tidkoden, reskoden eller enheten om raden har ett eget konto, och lägg antingen upp kontot i Visma eller ändra till ett konto som redan finns där.

Vad innebär Resa ska vara Övrig kostnad?
Fältet Resa under typ av husarbete kan bara ha värdet Övrig kostnad eller ingen typ. Detta följer Skatteverkets regler för hur resor redovisas vid husavdrag.