När Mowin är integrerat med Fortnox får du tillgång till inställningar under Admin, Organisationsinställningar, fliken Ekonomisystem. Här hanterar du kopplingen mot Fortnox, e-postsynkning, kundnummer, standardkonton och inställningar för rot, rut och grön teknik.
Sidöversikt
Sidan är uppdelad i tre block:
Block | Placering | Beskrivning |
Integration | Vänster, överst | Visar status och hantering av Fortnox-kopplingen |
Inställningar | Vänster, nederst | E-postfält och kundnummerserie |
Standardvärden | Höger | Standardkonton och typ av husarbete för rot, rut och grön teknik |
Blocket Standardvärden visas först när en integration är skapad, och även när statusen är Inaktiv.
Koppla Mowin till Fortnox
Kopplingen gör du först i Fortnox och sedan i Mowin. Den kräver tillägget Integration i Fortnox och att användaren som godkänner kopplingen har full behörighet i Fortnox. I Mowin kräver det behörigheten Hantera integrationer, som från början bara rollen Administratör har.
I Fortnox
Logga in i Fortnox.
Klicka på ditt företagsnamn uppe till höger och välj Tilläggsbeställningar.
Scrolla ner till Integration. Om den inte är aktiverad köper du och aktiverar tillägget.
Kontrollera att användaren som ska godkänna kopplingen har full behörighet. Om bokföringen sköts av en revisionsbyrå är det byråns person med full behörighet som ska göra kopplingen. Behörigheterna ställs in under Administrera användare.
I Mowin
Om Fortnox redan har kunder ska kundregistret i Mowin vara tomt. Läs Om du redan har kunder i Mowin under Kundsynkronisering.
Gå till Admin, Organisationsinställningar, fliken Ekonomisystem och klicka på kortet Fortnox. Ett nytt fönster öppnas där du loggar in i Fortnox och godkänner kopplingen.
När du har godkänt kontrollerar Mowin fyra behörigheter i Fortnox: Företagsinformation, Kunder, Fakturor och Artiklar. Fönstret visar varje behörighet med en bock när den fungerar och en varning när den saknas.
Fungerar alla fyra står det Alla behörigheter verifierade och Integrationen är klar. Stäng sedan fliken. Kundsynkroniseringen startar automatiskt.
Saknas någon behörighet står det Integrationen misslyckades. Kopplingen är då redan sparad och visas som Aktiv i Mowin, fastän den inte fungerar fullt ut. Åtgärda behörigheten i Fortnox, eller be användaren med full behörighet göra kopplingen, och klicka sedan på Förnya integration. Står det i stället att din accessnyckel till Fortnox är ogiltig eller har gått ut gör du om integrationen.
Om Fortnox nekar kopplingen
Två meddelanden betyder att Fortnox nekade godkännandet. Godkännandet sparas då inte i Mowin.
"Ditt Fortnox-konto saknar programlicensen "Integration"": Fortnox-kontot saknar tillägget Integration. Gör tilläggsbeställningen i Fortnox, eller godkänn med ett annat Fortnox-konto, och klicka sedan på Skapa integration igen.
"Användaren som aktiverade integrationen saknar rättigheter i Fortnox för allt Mowin behöver": Fortnox-användaren som godkände saknar rättigheter. Klicka på Skapa integration och godkänn igen med en Fortnox-användare som har fullständig behörighet. Det beror inte på vilka moduler ditt Fortnox-konto har, så ingen tilläggsbeställning löser det.
Behörigheten till Lön
När du godkänner kopplingen ber Mowin om behörighet till flera områden i Fortnox, bland annat Lön. Du behöver inte ha modulen Lön, och kopplingen fungerar ändå. Mowin hämtar inga löneuppgifter från Fortnox.
Integration
I integrationsrutan ser du Fortnox-kopplingen med följande information:
Kolumn | Beskrivning |
Ekonomisystem | Visar "Fortnox" |
Integrationsstatus | Aktiv eller Inaktiv |
Åtgärd | Länk för att skapa eller förnya integrationen |
Ta bort | Papperskorgsikon för att koppla bort Fortnox |
Integrationsstatus
Aktiv – Mowin har ett godkännande från Fortnox, och länken heter Förnya integration
Inaktiv – Mowin har inget giltigt godkännande från Fortnox, och länken heter Skapa integration. Det gäller när du inte har godkänt kopplingen ännu och när Fortnox har slutat godkänna den, till exempel för att godkännandet gått ut eller återkallats
Skapa och förnya integration
Visar integrationsstatusen Inaktiv, klicka på Skapa integration. Visar den Aktiv heter länken Förnya integration. Båda öppnar ett nytt fönster hos Fortnox där du godkänner kopplingen på nytt.
Ta bort integration
Klicka på papperskorgsikonen för att koppla bort Fortnox. Du får en bekräftelsefråga innan integrationen tas bort.
OBS: Under tiden kunder synkas mellan Mowin och Fortnox visas texten "Dina kunder synkas.." och du kan varken förnya eller ta bort integrationen.
Kundsynkronisering
Kunder synkas mellan Mowin och Fortnox. Synkroniseringen startar automatiskt när kopplingen är klar. Vad den gör beror på var kunderna finns:
Läge | Vad som händer |
Mowin är tomt, Fortnox har kunder | Kunderna hämtas från Fortnox till Mowin |
Mowin har kunder, Fortnox är tomt | Kunderna i Mowin läggs upp i Fortnox med samma kundnummer |
Både Mowin och Fortnox har kunder | Ingenting hämtas. Ta bort kunderna i Mowin först, se nedan |
Medan kunderna synkas visas texten "Dina kunder synkas.." under Ekonomisystem, och Admin, Kunder visar "Dina kunder synkas" i stället för kundlistan. Under tiden går det inte att lägga till kunder i Admin, Kunder, och du kan varken förnya eller ta bort integrationen. Fortnox tillåter bara 5 kunder per sekund, så ett register med 1000 kunder tar ungefär 4 minuter.
Om du redan har kunder i Mowin
Har du kunder i Mowin när du klickar på kortet Fortnox får du en varning. Är Fortnox nytt och tomt klickar du Fortsätt utan att rensa, så läggs dina kunder i Mowin upp i Fortnox med samma kundnummer. Temporära kunder läggs inte upp.
Har Fortnox redan kunder tar du först bort kunderna i Mowin: gå till Admin, Kunder, öppna kunden och välj Radera kund i kundkortets meny. Det kräver behörigheten Ta bort kund, som från början bara rollen Administratör har. Raderade kunder räknas inte när Mowin kontrollerar om det finns kunder. Ordrar som var kopplade till en borttagen kund finns kvar, och kundkortet på ordern visar Borttagen kund. Byt till kunden som hämtats från Fortnox, eller koppla ordern till en ny kund.
Tog du bort kunderna först efter att kopplingen skapats startar synkroniseringen inte om av sig själv. Klicka på Förnya integration och godkänn kopplingen igen, så startar den om Mowin inte har några kunder med kundnummer kvar. Du kan också ta bort integrationen med papperskorgen och skapa den på nytt. Syns Fortnox-kunderna ändå inte i Mowin, läs artikeln Felsökning: Kund syns inte i Mowin – Fortnox.
När synkroniseringen är klar hålls kunderna uppdaterade åt båda hållen:
Ändringar du gör på kunder i Mowin skickas till Fortnox, och ändringar i Fortnox kommer till Mowin.
Fastighetsbeteckning och bostadsrättsorganisation förs inte över från Fortnox till Mowin. Mowin kan inte fylla i dem på kundkortet i Fortnox. De skickas i stället med på fakturan, se Fakturering.
Fakturering
När du skickar en faktura från Mowin skickas fakturaunderlaget till Fortnox. Mowin skickar inte fakturan till kunden. Du går till Fortnox, hittar fakturan under Fakturering, kontrollerar den och skickar den därifrån. Mottagarens e-postadress är redan ifylld med kundens fakturaadress i Mowin.
Vid skattereduktion (rot, rut eller grön teknik) skickas fastighetsbeteckningen med på fakturan, eller lägenhetsnumret om bostaden är en bostadsrätt, tillsammans med bostadsrättsföreningens organisationsnummer. Ändrar du kunden i Fortnox efteråt kan fastighetsbeteckningen på fakturan tömmas. Läs mer i artikeln Fortnox: Fastighetsbeteckningen försvinner från fakturan.
Artiklar synkas inte i förväg. En artikel som saknas i Fortnox skapas automatiskt när fakturaunderlaget skickas.
Dokument, bilder och bilagor skickas inte från Mowin till Fortnox.
Nekar Fortnox något som Mowin gör när fakturaunderlaget skickas, till exempel att skapa en kund, en artikel eller en enhet, står det "Kontot saknar behörighet i ekonomisystemet" följt av Fortnox egen text. Kontrollera rättigheterna för Fortnox-användaren som godkände kopplingen. Står det "Saknar behörighet för enheter", läs artikeln Fortnox: Saknar behörighet för enheter. Annars förnyar du integrationen med en Fortnox-användare som har full behörighet och skickar fakturan igen. Andra felmeddelanden förklaras i Fortnox: Felmeddelanden vid fakturasynk.
Är kopplingen inaktiv går det inte att skicka fakturan. Mowin visar "Ingen kontakt med Fortnox. Fakturan kan inte skickas förrän kopplingen är uppe igen." Användare med behörigheten Hantera integrationer ser dessutom märket Koppling inaktiv i navigeringen. Klicka på märket för att öppna inställningarna.
Ekonomisystemets e-postfält
Här väljer du vilken e-postadress från Mowin som ska synkas till fältet "E-post" under kundens grunduppgifter i Fortnox.
Alternativ | Beskrivning |
Primärkontaktens e-post | E-postadressen från kundens primärkontakt i Mowin |
Fakturaadressens e-post | E-postadressen från kundens fakturaadress i Mowin |
OBS: Inställningen påverkar bara vilken e-post som skickas till Fortnox. E-postadresser i Mowin ändras inte. Saknar kunden e-postadress i det valda fältet skickas adressen från det andra fältet.
Kundnummerserie
Fältet Nästa kundnummer visar vilket nummer nästa kund som skapas i Mowin kommer att tilldelas.
Numret ökar automatiskt för varje ny kund
Efter att kunder har importerats från Fortnox fortsätter numreringen efter det högsta kundnumret som importerats
Du kan ändra numret manuellt om du vill byta nummerserie. Ändringen sparas när du klickar utanför fältet
Är ett nummer redan upptaget av en annan kund hoppar Mowin över det och tar nästa lediga
Numret måste vara ett positivt heltal under 1 000 000 000
Standardkonton
Här anger du vilka bokföringskonton som ska användas vid fakturering. Kontona delas in i tre kategorier med vanlig moms och omvänd betalningsskyldighet:
Typ | Beskrivning |
Tjänster | Konto för arbetskostnad |
Tjänster omvänd betalningsskyldighet | Konto för arbetskostnad vid omvänd betalningsskyldighet |
Resa | Konto för resor |
Resa omvänd betalningsskyldighet | Konto för resor vid omvänd betalningsskyldighet |
Varor | Konto för material och varor |
Varor omvänd betalningsskyldighet | Konto för material vid omvänd betalningsskyldighet |
OBS: Mowin läser inte in kontoplanen från Fortnox. Alla konton måste anges manuellt.
Nya organisationer får förvalda konton: 3001 för tjänster, resor och varor, och 3231 för omvänd betalningsskyldighet. Lämnar du ett fält tomt sparas det tomt. Mowin skickar då inget konto för de raderna och Fortnox använder sitt eget standardkonto.
Så väljs kontot på fakturaraden: först kontot som finns på raden själv, alltså kolumnerna Konto och Konto omvänd betalningsskyldighet. En tidrad eller resrad får det från tidkoden eller reskoden när den skapas. En materialrad har bara ett eget konto om du anger det på raden. Saknar raden eget konto används standardkontot för radens typ. Gäller fakturan omvänd betalningsskyldighet används kontona för omvänd betalningsskyldighet i båda stegen. Ett konto ska vara ett nummer med högst fyra siffror. Är det något annat skickar Mowin inget konto och Fortnox använder sitt eget.
Finns kontot inte i din kontoplan i Fortnox stoppas fakturan. Läs mer i artikeln Fortnox: Kontot finns inte i din kontoplan.
Tips: Stäm gärna av kontona med din redovisningskonsult.
Standard för typ av husarbete
Här ställer du in vilka kategorier som fylls i automatiskt på nya rader på arbetsordrar och offerter med husavdrag. Inställningarna är uppdelade i tre avdragstyper: rot, rut och grön teknik. Varje avdragstyp har tre fält:
Fält | Beskrivning |
Tid | Vilken typ av husarbete som ska gälla för tidsrader |
Resa | Vilken typ av husarbete som ska gälla för resor. Resor kan bara ha Övrig kostnad eller ingen typ |
Material | Vilken typ av husarbete som ska gälla för materialrader |
Varje avdragstyp behöver sina egna värden. Lämnar du en avdragstyp tom fylls inget i på de arbetsordrarna, och då blir skattereduktionen 0 kr. Har du till exempel valt kategorier för rot men lämnat rut tomt, fungerar rot-ordrar medan rut-ordrar lämnas utan typ av husarbete. Byter du avdragstyp på en arbetsorder sätts dessutom raderna om till standardvärdet för den nya typen – saknas det värdet blir raderna tomma. Redan fakturerade rader ändras aldrig.
Kategorier för rot
Bygg, El, Glas / plåt, Mark / dränering, Murning, Målning / tapetsering, VVS, Övrig kostnad.
Kategorier för rut
Tillsyn av bostad, Möblering, Transporttjänster, Tvätt och vård av kläder, Reparation av vitvaror, Flyttjänster, IT-tjänster, Städning, Kläd- och textilvård, Snöskottning, Trädgårdsarbete, Barnpassning, Personlig omsorg, Övrig kostnad.
Kategorier för grön teknik
Solceller, Lagring egenproducerad el, Laddningspunkt elfordon, Övrig kostnad.
OBS: Procentsatser för rot, rut och grön teknik hanteras automatiskt och kan inte ändras i Mowin.
Automatisk sparning
Alla ändringar sparas automatiskt. Det finns ingen spara-knapp.
Fakturanummer
Fakturanummer hanteras alltid i Fortnox, inte i Mowin.
Ändra fakturanummerserie i Fortnox
Logga in i Fortnox
Klicka på kugghjulet (Inställningar)
Gå till Fakturering, Nummerserier och OCR
Ändra serien för nästa faktura
Behörighet
Fliken Ekonomisystem finns under Organisationsinställningar. Att ändra inställningarna och standardvärdena på fliken kräver behörigheten Organisationsinställningar, och att koppla, förnya eller ta bort en integration kräver behörigheten Hantera integrationer. Från början har bara rollen Administratör båda. Med bara Hantera integrationer når du fliken via märket Koppling inaktiv i vänstermenyn. Det som en saknad behörighet styr är nedtonat, och håller du muspekaren över det står det vilken behörighet som saknas.
Vanliga frågor
Måste jag gå hit för att fylla i standardvärdena?
Nej. Saknas ett standardvärde visar Mowin länken Välj typ av husarbete direkt på arbetsordern – i orderns varningar och i fönstret Skattereduktion. Den öppnar bara de val som behövs för orderns avdragstyp, och när du stänger fönstret får du frågan om Mowin ska fylla i typen på den aktuella orderns rader också. Läs mer i artikeln Husarbete (rot, rut och grön teknik).
Tips
Kontrollera att dina standardkonton stämmer överens med din kontoplan i Fortnox
Om integrationen visar Inaktiv, klicka på Skapa integration snarast för att undvika avbrott i synkningen