När Mowin är integrerat med Spiris (fd. Visma eEkonomi) hanterar du kopplingen, e-postsynkning och kundnummerserie under Admin, Organisationsinställningar, fliken Ekonomisystem.

Sidan är uppdelad i tre block:

Blocket Standardvärden visas först när en integration är skapad, och även när statusen är Inaktiv.

I integrationsrutan ser du Spiris-kopplingen med följande information:

Integrationsstatus

Är kopplingen inaktiv visas fliken Koppling inaktiv i huvudmenyn för användare med behörigheten Hantera integrationer. Klicka på den för att öppna Organisationsinställningar.

Inaktiv stoppar faktureringen
Med statusen Inaktiv går det inte att fakturera. Mowin stoppar fakturan redan innan den skickas, med meddelandet "Ingen kontakt med Spiris (Visma eEkonomi). Fakturan kan inte skickas förrän kopplingen är uppe igen." Kommer en faktura ändå längre fram stoppas den i nästa led, med meddelandet "Saknar koppling till Spiris. Anslut ekonomisystemet igen innan du fakturerar." Åtgärden är densamma i båda fallen: klicka på Skapa integration, godkänn kopplingen hos Visma och fakturera sedan om.

Skapa integration
Kopplingen sätts upp i två steg: först aktiverar du tillvalet Integration i Spiris, sedan skapar du integrationen i Mowin.

Steg 1 – aktivera tillvalet Integration i Spiris
Tillvalet Integration är en tjänst du slår på i Spiris, inte i Mowin.

Steg 2 – skapa integrationen i Mowin
Först när tillvalet är aktiverat i Spiris är det någon idé att skapa kopplingen här.

OBS: Saknas tillvalet Integration i Spiris upptäcks det först när behörigheterna kontrolleras, alltså efter att du redan godkänt kopplingen. Du får meddelandet "Din organisation har inte aktiverat integrationsmodulen". Kopplingen är då sparad och visas som Aktiv i Mowin fastän den inte fungerar, så korten för att välja ekonomisystem är borta. Aktivera tillvalet i Spiris och klicka därefter på Förnya integration.

OBS: Går någon av behörighetskontrollerna inte igenom visas Integrationen misslyckades tillsammans med en lista över vad som fallerade. Åtgärda det som listas och klicka sedan på Förnya integration.

Skapa och förnya integration
Visar integrationsstatusen Inaktiv, klicka på Skapa integration. Visar den Aktiv heter länken Förnya integration. Båda öppnar ett nytt fönster hos Visma där du loggar in och godkänner kopplingen på nytt.

OBS: Integrationen arbetar som den Visma-användare som godkände den. Alla anrop Mowin gör mot Spiris görs med den användarens rättigheter, och den användaren måste ha tillgång till företaget i Visma inklusive eEkonomi. Att godkänna kopplingen på nytt hjälper därför bara när själva godkännandet har gått ut – det löser inte ett rättighetsproblem, eftersom du då godkänner på nytt med samma rättigheter.

När du godkänner på nytt får du logga in och välja Visma-konto igen, så det är också där du byter till en annan användare. Tänk på att en privat Visma Connect-inloggning, med en personlig e-postadress, är en annan användare än arbetskontot.

Ta bort integration
Klicka på papperskorgsikonen för att koppla bort Spiris. Du får en bekräftelsefråga innan integrationen tas bort.

OBS: Under tiden kunder synkas mellan Mowin och Spiris visas texten "Dina kunder synkas.." och du kan varken förnya eller ta bort integrationen.

Första gången du kopplar
När integrationen skapas stämmer Mowin av de två kundregistren mot varandra. Har du kunder i Mowin när du klickar på kortet får du en varning. Är Spiris nytt och tomt klickar du Fortsätt utan att rensa. Avstämningen går åt det håll som är tomt:

Göra om den första avstämningen
Har Spiris de kunder du vill använda men inga hämtades in, för att Mowin redan hade kunder eller för att en tidigare import avbröts halvvägs, gör du så här:

Då hämtas kunderna från Spiris in i Mowin. En kund du raderade i Mowin som har samma kundnummer i Spiris kommer tillbaka med uppgifterna från Spiris. Raderade kunder som inte finns i Spiris förblir raderade, och ingenting raderas i Spiris. Startar importen ändå inte, kontrollera att Mowin inte har några kunder med kundnummer kvar, och kontakta oss i chatten om den fortfarande inte startar.

Kunder du skapar i Mowin
En kund skickas till Spiris när du sparar den, inte när du fakturerar. Saknas kunden ändå i Spiris när en faktura ska skickas, skapar Mowin den först så att fakturan inte fastnar.

Fakturaadressen avgör när kunden skickas
Mowin skickar ingen kund till Spiris förrän kundens fakturaadress har gatuadress, postnummer och ort. Saknas någon av de tre händer ingenting – kunden ligger kvar i Mowin utan felmeddelande. Komplettera adressen i Mowin, så skickas kunden till Spiris. Det här är den vanligaste förklaringen till att en kund du nyss lagt upp inte syns i Spiris. Syns kunden ändå inte, kontakta oss i chatten.

Ändringar i Mowin går vidare till Spiris
När du sparar en ändring av kundens namn, organisationsnummer, momsnummer, omvänd betalningsskyldighet, betalningsvillkor eller om kunden är privatperson eller företag uppdateras kunden i Spiris automatiskt. Detsamma gäller fakturaadressen och primärkontaktens namn, e-post och telefon.

Ändringar i Spiris går inte tillbaka till Mowin
Efter den första avstämningen är synkningen enkelriktad. Ändrar du en kund i Spiris får Mowin aldrig veta det, och ändringen finns kvar bara i Spiris tills någon gör om den i Mowin. Gör därför alltid kundändringar i Mowin.

OBS: Tar du bort en kund i Mowin ligger kunden kvar i Spiris. Mowin raderar aldrig en kund i Spiris.

Här väljer du vilken e-postadress från Mowin som ska synkas till fältet "E-postadress" under kundens grunduppgifter i Spiris.

Förvalt är fakturaadressens e-post.

OBS: Inställningen påverkar bara vilken e-post som skickas till Spiris. E-postadresser i Mowin ändras inte.

Fältet Nästa kundnummer visar vilket nummer nästa kund som skapas i Mowin kommer att tilldelas.

Mowin skickar fakturauppgifter, kunduppgifter och artiklar till Spiris. Dokument, bilder och bilagor på arbetsordern skickas inte.

Bokföringskonton ställs inte in i Mowin när du använder Spiris. Kontot styrs av artikelkonteringen på artikeln i Spiris – både vilket konto försäljningen hamnar på och vilken momssats som används.

När Mowin skapar en ny artikel i Spiris väljer Mowin automatiskt en artikelkontering av rätt typ: tid och resa får en kontering av typen Tjänster, material en av typen Varor. Mowin tar en aktiv kontering av rätt typ som har ett försäljningskonto för fakturans momsläge. Bland flera föredras 25 % moms, och finns ingen sådan tas den med högst momssats. Därefter föredras standardkonteringarna Tjänster 25% moms och Varor 25% moms, sedan ett konto under 3500 framför ett avgiftskonto (3500 och uppåt) och sist det lägsta kontonumret. Vid omvänd betalningsskyldighet krävs ett konto ifyllt för omvänd betalningsskyldighet inom byggsektorn. Valet görs efter artikeltyp och momsläge, inte efter kundens land.

Finns ingen kontering av rätt typ med det konto fakturan behöver, väljer Mowin ändå standardkonteringen och Spiris stoppar fakturan. Lägg då in kontot på en artikelkontering i Spiris och fakturera igen.

Vill du ändra vilket konto något bokförs på gör du det i Spiris, på artikelkonteringen. Tänk på att artiklar som redan finns i Spiris behåller sin kontering – en ändring slår igenom på det kontot konteringen pekar på, inte genom att artikeln byter kontering.

Undantaget är när artikelns kontering saknar försäljningskonto för fakturans momsläge. Då byter Mowin kontering på artikeln när fakturan skickas och räknar om artikelns bruttopris efter den nya konteringens momssats. Finns ingen kontering med rätt konto byter Mowin inte, och Spiris stoppar fakturan.

Artikelnumret i Spiris är inte alltid detsamma som i Mowin. Spiris tillåter varken mellanslag, citattecken eller apostrofer i artikelnummer, så Mowin tar bort dem när artikeln skickas över. Artikelnumret EL 1234 i Mowin blir alltså EL1234 i Spiris. I Mowin står numret kvar precis som du skrev det.

OBS: Två artikelnummer i Mowin som bara skiljer sig åt genom mellanslag, citattecken eller apostrofer blir ett och samma artikelnummer i Spiris. Den artikel som skickas sist skriver då över namn och pris på den tidigare i Spiris artikelregister. Fakturorna påverkas inte – varje fakturarad bär sitt eget pris från Mowin – men artikelregistret i Spiris blir missvisande. Vill du hålla artiklarna isär, ge dem nummer som skiljer sig åt på mer än mellanslag och citattecken.

Här ställer du in vilka kategorier som automatiskt används på arbetsordrar med husavdrag. Inställningarna är uppdelade i tre avdragstyper: rot, rut och grön teknik. Varje avdragstyp har tre fält:

Kategorier för rot
Bygg, El, Glas / plåt, Mark / dränering, Murning, Målning / tapetsering, VVS, Övrig kostnad.

Kategorier för rut
Tillsyn av bostad, Möblering, Transporttjänster, Tvätt och vård av kläder, Reparation av vitvaror, Flyttjänster, IT-tjänster, Städning, Kläd- och textilvård, Snöskottning, Trädgårdsarbete, Barnpassning, Personlig omsorg, Övrig kostnad.

Kategorier för grön teknik
Solceller, Lagring egenproducerad el, Laddningspunkt elfordon, Övrig kostnad. I listan för grön teknik står procentsatsen bredvid varje kategori.

Varje fält kan lämnas tomt. Då får nya rader ingen typ av husarbete, och en rad utan typ räknas inte in i skattereduktionen förrän du väljer typ på raden.

När standardvärdena används
Standardvärdet fylls i på en ny tid-, resa- eller materialrad på en order eller offert som har rot, rut eller grön teknik, om du inte själv väljer typ på raden. Byter du ordern till en annan avdragstyp byts typen på alla rader som inte är fakturerade till standardvärdet för den nya avdragstypen, och är det tomt blir raderna utan typ. Rader som redan är fakturerade ändras aldrig. Ändrar du ett standardvärde här påverkas inte rader som redan finns på ordrar. Saknar rader typ av husarbete trots att standardvärden finns varnar ordern och erbjuder att fylla i dem.

OBS: Procentsatser för rot, rut och grön teknik hanteras automatiskt och kan inte ändras i Mowin. Typen på varje rad följer med till Spiris vid fakturering. Procentsatsen för solceller har dessutom en egen inställning i Spiris, som Mowin bara läser av och varnar för när den inte är 15 %. Se artikeln Spiris: procentsats för solceller i grön teknik.

Alla ändringar sparas automatiskt. Det finns ingen spara-knapp.

Fakturanummer hanteras alltid i Spiris. Mowin skickar fakturan till Spiris som ett utkast, och Spiris tilldelar automatiskt nästa lediga fakturanummer när utkastet blir en faktura i Spiris. Mowin får aldrig något fakturanummer tillbaka. Du kan inte styra eller ändra fakturanummer i Mowin.

Ändra fakturanummerserie i Spiris
Fakturanummerserien kan bara ändras innan den första fakturan skapas:

OBS: När en faktura väl har skapats kan serien inte ändras.

Fliken Ekonomisystem finns under Organisationsinställningar. Att ändra inställningarna och standardvärdena på fliken kräver behörigheten Organisationsinställningar, och att koppla, förnya eller ta bort en integration kräver behörigheten Hantera integrationer. Från början har bara rollen Administratör båda. Med bara Hantera integrationer når du fliken via märket Koppling inaktiv i vänstermenyn. Det som en saknad behörighet styr är nedtonat, och håller du muspekaren över det står det vilken behörighet som saknas.

Jag har förnyat integrationen flera gånger och det fungerar ändå inte – vad gör jag?
Då är det oftast rättigheter och inte ett utgånget godkännande. Får synkningen felet att den inloggade användaren inte har tillgång till eEkonomi för företaget, saknar den Visma-användare som godkände integrationen behörighet till just det företaget. Fixa antingen behörigheten i Vismas användaradministration, eller förnya integrationen och logga in som en användare som redan har tillgång till företaget och till eEkonomi. Att förnya som samma användare ändrar ingenting.

Vilken användares rättigheter är det som gäller?
Den Visma-användare som godkände integrationen. Mowin loggar inte in per Mowin-användare, utan arbetar hela tiden som den användare som gav godkännandet – så det är det kontots behörigheter i Visma som avgör om synkningen fungerar.