När Mowin är integrerat med Spiris (fd. Visma eEkonomi) hanterar du kopplingen, e-postsynkning och kundnummerserie under Admin, Organisationsinställningar, fliken Ekonomisystem.

Sidan är uppdelad i tre block:

Blocket Standardvärden visas först när en aktiv integration finns.

I integrationsrutan ser du Spiris-kopplingen med följande information:

Integrationsstatus

Inaktiv stoppar faktureringen
Med statusen Inaktiv går det inte att fakturera. Mowin stoppar fakturan redan innan den skickas, med meddelandet "Ingen kontakt med Spiris (Visma eEkonomi). Fakturan kan inte skickas förrän kopplingen är uppe igen." Kommer en faktura ändå längre fram stoppas den i nästa led, med meddelandet "Saknar koppling till Spiris. Anslut ekonomisystemet igen innan du fakturerar." Åtgärden är densamma i båda fallen: klicka på Förnya integration och fakturera sedan om.

Skapa integration
Kopplingen sätts upp i två steg: först aktiverar du tillvalet Integration i Spiris, sedan skapar du integrationen i Mowin.

Steg 1 – aktivera tillvalet Integration i Spiris
Tillvalet Integration är en tjänst du slår på i Spiris, inte i Mowin.

Steg 2 – skapa integrationen i Mowin
Först när tillvalet är aktiverat i Spiris är det någon idé att skapa kopplingen här.

OBS: Saknas tillvalet Integration i Spiris upptäcks det först när behörigheterna kontrolleras, alltså efter att du redan godkänt kopplingen. Du får meddelandet "Din organisation har inte aktiverat integrationsmodulen". Kopplingen är då sparad och visas som Aktiv i Mowin fastän den inte fungerar, så korten för att välja ekonomisystem är borta. Aktivera tillvalet i Spiris och klicka därefter på Förnya integration.

OBS: Går någon av behörighetskontrollerna inte igenom visas Integrationen misslyckades tillsammans med en lista över vad som fallerade. Åtgärda det som listas och klicka sedan på Förnya integration.

Förnya integration
Om integrationsstatusen visar Inaktiv, klicka på Förnya integration. Du omdirigeras till Visma för att godkänna kopplingen på nytt.

OBS: Integrationen arbetar som den Visma-användare som godkände den. Alla anrop Mowin gör mot Spiris görs med den användarens rättigheter, och den användaren måste ha tillgång till företaget i Visma inklusive eEkonomi. Att förnya integrationen hjälper därför bara när själva godkännandet har gått ut – det löser inte ett rättighetsproblem, eftersom du då godkänner på nytt med samma rättigheter.

När du förnyar får du logga in och välja Visma-konto igen, så det är också där du byter till en annan användare. Tänk på att en privat Visma Connect-inloggning, med en personlig e-postadress, är en annan användare än arbetskontot.

Ta bort integration
Klicka på papperskorgsikonen för att koppla bort Spiris. Du får en bekräftelsefråga innan integrationen tas bort.

OBS: Under tiden kunder synkas mellan Mowin och Spiris visas texten "Dina kunder synkas.." och du kan varken förnya eller ta bort integrationen.

Första gången du kopplar
När integrationen skapas stämmer Mowin av de två kundregistren mot varandra. Avstämningen går åt det håll som är tomt:

Kunder du skapar i Mowin
En kund skickas till Spiris när du sparar den, inte när du fakturerar. Saknas kunden ändå i Spiris när en faktura ska skickas, skapar Mowin den först så att fakturan inte fastnar.

Fakturaadressen avgör när kunden skickas
Mowin skickar ingen kund till Spiris förrän kundens fakturaadress har gatuadress, postnummer och ort. Saknas någon av de tre händer ingenting – kunden ligger kvar i Mowin utan felmeddelande. Komplettera adressen i Mowin, så skickas kunden till Spiris. Det här är den vanligaste förklaringen till att en kund du nyss lagt upp inte syns i Spiris. Syns kunden ändå inte, kontakta oss i chatten.

Ändringar i Mowin går vidare till Spiris
Ändrar du en kunds uppgifter i Mowin – till exempel namn, organisationsnummer, betalningsvillkor eller fakturaadress – uppdateras kunden i Spiris automatiskt.

Ändringar i Spiris går inte tillbaka till Mowin
Efter den första avstämningen är synkningen enkelriktad. Ändrar du en kund i Spiris får Mowin aldrig veta det, och ändringen finns kvar bara i Spiris tills någon gör om den i Mowin. Gör därför alltid kundändringar i Mowin.

OBS: Tar du bort en kund i Mowin ligger kunden kvar i Spiris. Mowin raderar aldrig en kund i Spiris.

Här väljer du vilken e-postadress från Mowin som ska synkas till fältet "E-postadress" under kundens grunduppgifter i Spiris.

OBS: Inställningen påverkar bara vilken e-post som skickas till Spiris. E-postadresser i Mowin ändras inte.

Fältet Nästa kundnummer visar vilket nummer nästa kund som skapas i Mowin kommer att tilldelas.

Bokföringskonton ställs inte in i Mowin när du använder Spiris. Kontot styrs av artikelkonteringen på artikeln i Spiris – både vilket konto försäljningen hamnar på och vilken momssats som används.

När Mowin skapar en ny artikel i Spiris väljer Mowin automatiskt en artikelkontering av rätt typ: tid och resa får en kontering av typen Tjänster, material en av typen Varor. Vid omvänd skattskyldighet väljs en kontering som har ett konto ifyllt för omvänd byggmoms.

Vill du ändra vilket konto något bokförs på gör du det i Spiris, på artikelkonteringen. Tänk på att artiklar som redan finns i Spiris behåller sin kontering – en ändring slår igenom på det kontot konteringen pekar på, inte genom att artikeln byter kontering.

Artikelnumret i Spiris är inte alltid detsamma som i Mowin. Spiris tillåter varken mellanslag, citattecken eller apostrofer i artikelnummer, så Mowin tar bort dem när artikeln skickas över. Artikelnumret EL 1234 i Mowin blir alltså EL1234 i Spiris. I Mowin står numret kvar precis som du skrev det.

OBS: Två artikelnummer i Mowin som bara skiljer sig åt genom mellanslag, citattecken eller apostrofer blir ett och samma artikelnummer i Spiris. Den artikel som skickas sist skriver då över namn och pris på den tidigare i Spiris artikelregister. Fakturorna påverkas inte – varje fakturarad bär sitt eget pris från Mowin – men artikelregistret i Spiris blir missvisande. Vill du hålla artiklarna isär, ge dem nummer som skiljer sig åt på mer än mellanslag och citattecken.

Här ställer du in vilka kategorier som automatiskt används på arbetsordrar med husavdrag. Inställningarna är uppdelade i tre avdragstyper: rot, rut och grön teknik. Varje avdragstyp har tre fält:

Kategorier för rot
Bygg, El, Glas/plåt, Mark/dränering, Murning, Målning/tapetsering, VVS, Övrig kostnad.

Kategorier för rut
Tillsyn av bostad, Möblering, Transporttjänster, Tvätt och vård av kläder, Reparation av vitvaror, Flyttjänster, IT-tjänster, Städning, Kläd- och textilvård, Snöskottning, Trädgårdsarbete, Barnpassning, Personlig omsorg, Övrig kostnad.

Kategorier för grön teknik
Solceller, Lagring egenproducerad el, Laddningspunkt elfordon, Övrig kostnad.

OBS: Procentsatser för rot, rut och grön teknik hanteras automatiskt och kan inte ändras i Mowin. Inställningarna följer med till Spiris vid fakturering.

Alla ändringar sparas automatiskt. Det finns ingen spara-knapp.

Fakturanummer hanteras alltid i Spiris. När en faktura skapas i Mowin och skickas till Spiris tilldelar Spiris automatiskt nästa lediga fakturanummer. Du kan inte styra eller ändra fakturanummer i Mowin.

Ändra fakturanummerserie i Spiris
Fakturanummerserien kan bara ändras innan den första fakturan skapas:

OBS: När en faktura väl har skapats kan serien inte ändras.

Fliken Ekonomisystem finns under Organisationsinställningar och kräver rollen Admin. Övriga användarroller har inte tillgång till dessa inställningar.

Hur kopplar jag Mowin till Spiris?
Aktivera först tillvalet Integration i Spiris, under Fler funktioner. Gå sedan till Admin, Organisationsinställningar, fliken Ekonomisystem i Mowin. Om ingen integration finns ännu visas ett klickbart kort per ekonomisystem. Klicka på Spiris (Visma eEkonomi) så öppnas ett nytt fönster där du loggar in, väljer företag och godkänner behörigheten.

Vad händer om jag redan har kunder i Mowin när jag skapar integrationen?
Du får en varning. Vad du behöver göra beror på om Spiris redan har kunder:
– Om Spiris redan har kunder: ta bort kunderna i Mowin först. Annars startar inte synkroniseringen alls och inga kunder hämtas från Spiris. Har båda registren redan kunder, kontakta oss i chatten så hjälper vi dig att få ihop dem.
– Om Spiris är nytt och tomt: klicka Fortsätt utan att rensa. Dina kunder i Mowin läggs då upp i Spiris.

Vad betyder statusen Inaktiv?
Statusen Inaktiv innebär att kopplingen till Spiris har slutat fungera. Klicka på Förnya integration för att godkänna kopplingen på nytt.

Varför kan jag inte fakturera?
Har integrationen statusen Inaktiv stoppas faktureringen. Mowin visar "Ingen kontakt med Spiris (Visma eEkonomi). Fakturan kan inte skickas förrän kopplingen är uppe igen." Kommer fakturan längre fram stoppas den i nästa led, med meddelandet "Saknar koppling till Spiris. Anslut ekonomisystemet igen innan du fakturerar." Klicka på Förnya integration och fakturera sedan om.

När skickas en ny kund till Spiris?
När du sparar kunden i Mowin, inte när du fakturerar. Skulle kunden ändå saknas i Spiris när en faktura ska skickas, skapar Mowin den först så att fakturan inte fastnar.

Varför syns inte kunden i Spiris?
Vanligast är att kundens fakturaadress inte är komplett. Mowin skickar ingen kund till Spiris förrän fakturaadressen har gatuadress, postnummer och ort. Komplettera adressen i Mowin, så skickas kunden. Syns kunden fortfarande inte, gör en ändring på kunden och spara om, eller kontakta oss i chatten.

Jag har ändrat en kund i Spiris – varför syns det inte i Mowin?
Kundsynkningen går bara från Mowin till Spiris. Ändringar du gör i Spiris når aldrig Mowin. Gör kundändringar i Mowin i stället, så följer de med till Spiris.

Vilka kunduppgifter uppdateras i Spiris när jag ändrar dem i Mowin?
Kundens namn, organisationsnummer, momsnummer, omvänd skattskyldighet, betalningsvillkor och om kunden är privatperson eller företag. Även fakturaadressen och primärkontaktens namn, e-post och telefon följer med. Ändringen skickas till Spiris automatiskt när du sparar kunden.

Varför har artikeln ett annat artikelnummer i Spiris än i Mowin?
Spiris tillåter varken mellanslag, citattecken eller apostrofer i artikelnummer, så Mowin tar bort dem när artikeln skickas över. EL 1234 i Mowin blir EL1234 i Spiris. I Mowin står numret kvar som du skrev det.

Skickas dokument, bilder och bilagor till Spiris?
Nej. Mowin skickar bara fakturauppgifter, kunduppgifter och artiklar till Spiris. Dokument, bilder och bilagor som ligger på arbetsordern stannar i Mowin.

Mitt Spiris-konto saknar tillvalet Integration – vad gör jag?
Du behöver aktivera tillvalet Integration i Spiris. Logga in i Spiris, gå till Fler funktioner i vänstermenyn, sök på integration uppe till höger och öppna tjänsten Integration. Är den inte aktiverad följer du stegen där för att aktivera den. Gör sedan om kopplingen i Mowin.

Jag har förnyat integrationen flera gånger och det fungerar ändå inte – vad gör jag?
Då är det oftast rättigheter och inte ett utgånget godkännande. Får synkningen felet att den inloggade användaren inte har tillgång till eEkonomi för företaget, saknar den Visma-användare som godkände integrationen behörighet till just det företaget. Fixa antingen behörigheten i Vismas användaradministration, eller förnya integrationen och logga in som en användare som redan har tillgång till företaget och till eEkonomi. Att förnya som samma användare ändrar ingenting.

Vilken användares rättigheter är det som gäller?
Den Visma-användare som godkände integrationen. Mowin loggar inte in per Mowin-användare, utan arbetar hela tiden som den användare som gav godkännandet – så det är den kontots behörigheter i Visma som avgör om synkningen fungerar.

Vilken e-postadress skickas till Spiris?
Det beror på inställningen under Ekonomisystemets e-postfält. Du väljer mellan primärkontaktens e-post och fakturaadressens e-post.

Hur ändrar jag kundnummerserien?
Ändra värdet i fältet Nästa kundnummer under Inställningar. Klicka utanför fältet för att spara.

Varför kan jag inte se blocket Standardvärden?
Blocket Standardvärden visas bara när en aktiv integration finns. Kontrollera att din Spiris-integration har statusen Aktiv.

Hur fungerar standard för typ av husarbete?
De valda kategorierna appliceras automatiskt på alla arbetsordrar som har husavdrag (rot, rut eller grön teknik). Du behöver inte ställa in det per order.

Kan jag ha flera ekonomisystem samtidigt?
Nej, du kan bara ha en aktiv integration åt gången. Om du vill byta ekonomisystem måste du först ta bort den befintliga integrationen.

Vad händer om jag tar bort integrationen?
Kopplingen till Spiris bryts. Fakturor och kunder som redan synkats påverkas inte i Spiris, men nya ändringar i Mowin synkas inte längre.

Kan jag ändra fakturanummer i Mowin?
Nej, fakturanummer hanteras alltid direkt i Spiris.

Varför bokförs mina fakturor på fel konto?
Bokföringskontot styrs av artikelkonteringen i Spiris, inte av någon inställning i Mowin. Kontrollera vilken artikelkontering artikeln har i Spiris, och vilka konton den konteringen pekar på – både för vanlig moms och för omvänd skattskyldighet. Vill du att material ska bokföras på ett annat konto ändrar du det på artikelkonteringen i Spiris.

Vad innebär Resa ska vara Övrig kostnad?
Fältet Resa under typ av husarbete ska vanligtvis ha värdet Övrig kostnad. Detta följer Skatteverkets regler för hur resor redovisas vid husavdrag.