Cuando un cliente no cumple con los hitos de pago establecidos y hace caso omiso a los correos automáticos que se envían como recordatorio al acercarse las fechas marcadas en el calendario, su reserva podría ser cancelada automáticamente. Este mecanismo asegura que las condiciones de pago aceptadas en el momento de contratar la experiencia se respeten, y protege a tu negocio de pérdidas económicas.
Notificación de cancelación y opción de recuperación
Cuando se cancela una reserva, el cliente recibe un correo electrónico notificándole la cancelación. Este correo incluye un botón o enlace que le permite solicitar la recuperación de su reserva. Recomendamos que revises la sección de "Comunicaciones con clientes" para obtener más información sobre cómo personalizar y gestionar estos correos.
Además de esta opción, es habitual que los clientes se comuniquen directamente contigo, muchas veces mostrando cierta preocupación o urgencia. Es importante estar preparado para resolver estas solicitudes de manera eficiente.
Proceso para recuperar una reserva cancelada
Para reactivar una reserva, sigue estos pasos:
Accede a la reserva del cliente desde tu panel de control.
Ve a la sección de "Estado y pagos".
Haz clic en el botón "Recuperar reserva".
Una vez reactivada, es fundamental que informes al cliente que debe ingresar a su perfil y abonar la deuda pendiente. Si no realiza el pago dentro de las siguientes 24 horas, la reserva será cancelada nuevamente.
Educación financiera para tus clientes
La cancelación automática de reservas también cumple una función educativa, fomentando que los clientes respeten los plazos de pago establecidos. Si tu procesador de pagos lo permite, puedes optar por "tokenizar" la tarjeta de crédito del cliente, lo que te permitirá realizar los cobros automáticamente en las fechas acordadas. Esta solución reduce el riesgo de impagos y simplifica la gestión de pagos.
Adicionalmente, puedes aplicar penalizaciones por cancelación como gastos administrativos, siempre y cuando estén contemplados en las condiciones aceptadas por el cliente.
Beneficios de las cancelaciones automáticas
Este proceso está diseñado para proteger tu negocio y garantizar que los hitos de pago sean respetados. Al automatizar la cancelación de reservas por falta de pago:
Reduces riesgos económicos al asegurarte de que solo las reservas con pagos al día sigan activas.
Optimizas la gestión de tiempo al disminuir la necesidad de realizar seguimientos manuales.
Refuerzas la profesionalidad de tu servicio, estableciendo reglas claras para tus clientes.
Recuerda que establecer y comunicar políticas claras de pago es clave para evitar conflictos y garantizar una experiencia satisfactoria tanto para ti como para tus clientes.