Neste artigo você aprenderá como criar uma nova cotação na plataforma: escolher os itens vindos das requisições aprovadas, definir datas e local de entrega, montar o que cada fornecedor vai responder e enviar.

1.1 No menu lateral, clique em Operações > Compras > Cotações. No canto superior direito, clique em + Nova Cotação.

1.2 A montagem de uma cotação é feita em cinco etapas: Itens, Entrega, Fornecedores, Condições e Revisão. A qualquer momento, você consegue Voltar, Salvar rascunho ou avançar para próxima etapa.

2.1 Destino: não é possível cotar uma Ordem de Compra e um Contrato ao mesmo tempo, por isso, o primeiro passo é escolher entre iniciar uma cotação para Ordem de Compra ou Contrato.

Caso seja necessário, você pode alterar o destino de um item clicando no botão de "duas setas" disponível ao lado de cada item.

2.2 Selecionar itens: marque a caixa dos itens que você deseja iniciar a cotação. Só entra na cotação item aprovado na requisição de compra: não é possível adicionar um item direto na cotação. A coluna Quantidade exibe o saldo ainda não cotado.

Você pode utilizar os filtros de "Requisitante", "Projeto" "Urgente" "Data da requisição" e "Data de entrega" caso queira direcionar melhor os resultados exibidos. Também é possível alterar a visualização da tabela entre "Itens" e "Requisição".

Em itens a exibição faz com que cada linha da tabela seja um item de uma requisição aprovada; em requisição cada linha é uma requisição, agrupando todos os itens disponíveis nela.

3.1 Esta etapa é organizada por projeto e por data de entrega, escolhidos previamente na Requisição. Caso seja necessário, você pode alterar estes campos. Para editar o endereço, basta clicar no ícone de lápis ao lado do endereço e, para alterar a data de entrega, clique em cima da data atualmente definida.

3.2 Quando o destino é Contrato, em vez de data de entrega aparece a seção Vigência do contrato, com início e fim.

Observação: ao lado direito da tela, você consegue visualizar uma previa do que está sendo preenchido ao longo do fluxo. Também é possível adicionar anexos a qualquer momento.

4.1 A lista vem ordenada por relevância; clique na linha para selecionar quantos fornecedores quiser convidar para cotação. A plataforma exibe a informação do mínimo de fornecedores recomendados na política definida pela sua empresa.

A tabela de fornecedores exibe a avaliação do fornecedor e o histórico de compras, também permite que você filtre apenas por "fornecedores homologados".

4.2 E-mail do fornecedor: ao posicionar o mouse em cima do campo de contato, você consegue visualizar o e-mail cadastrado do fornecedor ao qual será solicitado a cotação. Caso queira, é possível clicar no ícone do e-mail e editar o endereço de e-mail que receberá o convite de cotação.

Ao lado direito da tela, você visualiza quem são os usuários da sua empresa que estarão em cópia no convite de cotação enviado diretamente pela plataforma. Caso necessário, você poderá remover ou adicionar novos usuários, eles são cadastrados por padrão na política de compras da empresa.

4.3 Itens a cotar: por padrão cada fornecedor recebe a cotação inteira. Para dividir o escopo, clique no botão dessa coluna, marque os itens daquele fornecedor e confirme em Salvar.

5.1 Nesta etapa, você deve escolher quais condições deseja que o fornecedor responda para te auxiliar na tomada de decisão sobre qual fornecedor escolher. Por padrão, em toda cotação a plataforma exibe as condições padrão, que envolvem preço unitário, frete, data de entrega, entre outras opções.

Na coluna "Incluir" você pode selecionar se deseja ou não que aquela condição seja respondida pelo fornecedor. E na coluna "Opcional" você decide se aquela condição deve ser um campo obrigatório ou opcional. Na coluna de "Meta" é possível definir valores de referência para cada campo, que depois na etapa de comparação das propostas recebidas servirão como um valor base a ser referenciado.

Em Condições personalizadas, é possível Adicionar condição para criar uma pergunta específica aos fornecedores desta cotação. Basta clicar no botão e definir o Nome da Condição específica, o tipo do campo que será preenchido pelo fornecedor e se aquele campo é global (1 para cotação inteira), por projeto (1 por cada projeto que tenha na cotação) ou por item (1 para cada item que existir no formulário).

5.2 Regras: Nesta etapa, você define o prazo para o fornecedor responder à cotação, se deseja exibir a meta anteriormente definida ao fornecedor e se serão aceitas respostas apenas dentro desse valor.
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6.1 A última etapa reúne o Nome da cotação (opcional; o código é gerado automaticamente), as Datas de Entrega e Locais definidos, as Observações para os fornecedores e o Prazo de resposta e envio. A linha de e-mail exibem os endereços de e-mail que recebem a cotação.

6.2 Ao lado direito, você visualiza os itens e quantidades definidas. Também é possível ver uma prévia do formulário de cotação que será enviado para o fornecedor responder.

6.3 Ao clicar em Criar e enviar, será enviado um e-mail para os fornecedores selecionados convidando-os a responder sua cotação. Você estará em cópia no e-mail. Esse envio depende da política "Enviar e-mail de cotação automaticamente" estar ligada.

Cotações criadas ficam disponíveis na coluna de "Aguardando resposta".

Observação: o fornecedor responde pelo portal quando a configuração Respostas pelo portal do fornecedor está ligada. Desligada, você recebe a proposta por fora e a lança na aba Propostas da cotação, em Registrar resposta.

Dica: clique em Salvar rascunho a qualquer momento, desde que a etapa Itens esteja válida, e retome depois pela aba Rascunho da lista de cotações.