Neste artigo você aprenderá como ler o mapa comparativo de uma cotação, premiar o fornecedor vencedor de cada item, justificar a escolha quando a plataforma pedir e transformar a seleção em ordem de compra ou contrato.
Passo a passo
1. Abra a cotação
1.1 No menu lateral, clique em Operações > Compras > Cotações. Abra uma cotação na coluna "Aguardando resposta".
1.2 A etapa tem três abas principais: Propostas, Comparação e Documentos.
Propostas: cada linha representa uma proposta enviada a um fornecedor. Nela, é possível acompanhar o status da proposta (Pendente, Enviada, Visualizada ou Respondida), a forma de registro (Portal do Fornecedor ou Manual), o valor total e o status da avaliação.
Comparação: exibe o mapa completo com todas as propostas de fornecedores que estiverem autorizadas na aba de "Propostas" e permite você escolher qual será a proposta premiada.
Documentos: após premiada uma proposta, os documentos (Ordem de Compra ou Contrato) derivados desta proposta são exibidos nesta aba.
2. Visualize e aprove as propostas recebidas
2.1 Na aba de propostas, é possível acompanhar o status do convite enviado ao fornecedor por e-mail na etapa de criação da cotação:
Pendente: e-mail não enviado ao fornecedor, pois nenhum endereço de e-mail foi informado na criação da proposta.
Enviada: e-mail enviado na data e horário indicados, mas o fornecedor ainda não acessou o portal.
Visualizada: fornecedor acessou o link do portal na data e horário indicados, mas ainda não respondeu à proposta.
Respondida: fornecedor respondeu à proposta. Ficam registrados a data e o horário da resposta, o valor total e a forma de registro.
2.2 Existem quatro ações que podem ser executadas na tela de propostas:
Ver proposta: exibe os detalhes da proposta recebida pelo Portal do Fornecedor ou registrada manualmente, incluindo preço unitário de cada item, valor total, frete, prazo de pagamento e validade da proposta. A partir dessa tela, o usuário pode:
Autorizar a proposta;
Rejeitar a proposta;
Registrar nova rodada, permite atualizar os valores da proposta após uma nova negociação com o fornecedor. Essa ação fica disponível enquanto a cotação estiver aberta, inclusive para propostas já autorizadas. Assim, você pode autorizar uma proposta, negociar novas condições com o fornecedor e registrar uma nova rodada posteriormente. O histórico de todas as rodadas fica disponível na aba Rodadas.
Registrar resposta: permite cadastrar manualmente uma proposta recebida do fornecedor. Propostas registradas manualmente são autorizadas automaticamente.
Reenviar convite: reenvia o convite de acesso ao Portal do Fornecedor para o e-mail cadastrado.
Copiar link do portal: copia o link de acesso à proposta no Portal do Fornecedor para compartilhamento direto.
Ainda na tela de Propostas, é possível:
Convidar novos fornecedores para participar da cotação no botão "Convidar fornecedor"
Fazer o download dos itens a serem cotados em arquivo csv no botão "Exportar csv"
2. Entenda o preço que está sendo comparado
2.1 A tabela de comparação exibe, para cada item, o valor total da proposta de cada fornecedor autorizado.
2.2 Na linha de resumo, são apresentadas as principais informações de cada proposta, incluindo a quantidade de itens cobertos pelo fornecedor, as metas atendidas (quando definidas na criação da cotação) e o valor total da proposta.
2.3 Em cada item, a célula de menor preço efetivo recebe o selo Menor preço. Quando o fornecedor não cotou aquele item, a célula mostra Não fornece.
3. Premie o fornecedor de cada item
3.1 A escolha é por item, não pela proposta inteira: itens da mesma cotação podem ir para fornecedores diferentes.
3.2 Clique no preço e use Selecionar fornecedor neste item. A célula passa a exibir o selo Selecionado e a linha Qtd. selecionada.
3.3 Para desfazer a seleção, basta clicar novamente em cima da célula que estava selecionada.
3.4 Para dividir a quantidade de um item entre mais de um fornecedor, selecione os fornecedores desejados e, na última linha, informe a quantidade destinada a cada um. Também é possível utilizar o botão de Configuração avançada, ao lado do nome do item, para fazer essa divisão, especialmente quando a cotação envolve mais de uma obra.
3.5 Acima da matriz, em Selecionar um fornecedor em todos os itens que ele cotou, há um botão por fornecedor, com o nome e o total dele. Clicar premia de uma vez tudo o que aquele fornecedor cotou.
3.6 Selecionar menores preços, no rodapé, premia de uma vez a proposta mais barata de cada item.
3.7 Ao final da tela, é possível visualizar um resumo das propostas selecionadas e, caso necessário, dividir o frete entre entregas ou obras distintas.
3.8 Clique em Salvar seleção e depois em Finalizar cotação para liberar a geração dos documentos. A partir daí a escolha fica travada e o mapa avisa A seleção de fornecedores está bloqueada neste status.
4. Gere a ordem de compra ou o contrato
4.1 Abra a aba Documentos. As escolhas que você salvou aparecem na seção Documentos a gerar.
4.2 Os documentos são agrupados por fornecedor e projeto: o mesmo fornecedor premiado em itens de dois projetos gera dois documentos. Clique em Gerar OC na linha ou marque várias linhas para gerar de uma vez.
4.3 Caso queira visualizar a Ordem de Compra ou Contrato a ser gerado, clique no card do "Documento a gerar" e visualize/altere as informações completas do documento.
6.3 Retomar comparação: torna a escolha de fornecedor editável de novo e apaga os documentos pendentes desta aba até você finalizar a cotação outra vez. O botão deixa de aparecer assim que a primeira ordem é gerada.
6.4 Após gerado, o documento fica disponível no módulo de Ordem de Compra ou Contrato e segue para aprovação configurada pela empresa para estes casos.