Depois de aprovada, a ordem de compra segue para as próximas etapas do processo: envio ao fornecedor, acompanhamento das entregas e encerramento. Neste artigo, você verá como enviar a ordem, acompanhar as quantidades recebidas de cada item e definir o que fazer com os itens que não foram entregues.

1.1 No menu lateral, clique em Operações, depois em Compras e depois em Ordens. A aba Aprovada reúne as ordens que já passaram pela alçada e aguardam recebimento, inteiro ou em parte. Cada aba traz um contador com o total de ordens.

1.2 Nessa aba as colunas são Código, Itens, Fornecedor, Projeto, Entrega, Total, Envio ao fornecedor e Criado por. Com mais de uma remessa, Entrega mostra a primeira data e o número de remessas.

2.1 A coluna Envio ao fornecedor só existe na aba Aprovada e mostra um de três estados: Não enviada, Enviada ou Falhou. Passe o cursor sobre o estado para ver o destinatário e a data do envio.

2.2 Ao lado do estado há um botão em forma de avião, com o rótulo Enviar ao fornecedor quando nada saiu ainda e Reenviar ao fornecedor quando já houve uma tentativa. Use sempre que precisar mandar a ordem de novo.

Observação: quando o estado é Falhou, a própria coluna diz o motivo: envio de e-mail desativado nesta instalação, fornecedor sem e-mail cadastrado, ou erro ao enviar, tente novamente. Nos dois primeiros, corrija o cadastro do fornecedor ou a configuração antes de reenviar.

3.1 Clique na linha para abrir a ordem em tela cheia. No cabeçalho aparecem Total das Parcelas, Situação das entregas (com barra de progresso), 1º Agendamento e 1º Vencimento.

3.2 O status acompanha sozinho o recebimento: com item em aberto a ordem fica em Aprovada, e passa para Finalizada quando todas as linhas foram recebidas ou encerradas.

3.3 Na lista, o filtro Status de recebimento tem as opções Não recebida, Parcialmente recebida e Recebida. O botão Histórico, no cabeçalho, guarda a linha do tempo da ordem, inclusive as falhas de envio.

4.1 Os botões do rodapé só aparecem para quem criou a ordem, e mudam conforme já ter havido recebimento ou não.

4.2 Encerrar saldo em aberto: aparece quando já houve algum recebimento. A confirmação avisa que os itens sem recebimento completo terão o saldo restante cancelado, e que a ação é irreversível. Use quando o resto não virá mais.

4.3 Cancelar ordem: aparece quando nenhum recebimento foi registrado. A confirmação avisa que a ordem e o pacote de pagamento previsto serão cancelados e que o saldo dos itens volta ao documento de origem. Também é irreversível.

4.4 Retornar para Cotação: aparece quando a ordem nasceu de uma cotação e ainda não teve recebimento. Cancela a ordem e devolve a cotação para a etapa Em negociação.

Observação: a tela não oferece uma baixa de saldo item a item na ordem aprovada. Encerrar saldo em aberto fecha de uma vez o saldo de todas as linhas. Se um item ainda pode chegar, espere o recebimento dele antes de encerrar o restante.

5.1 A previsão nasce da aprovação: cada parcela cadastrada na etapa Detalhes vira uma reserva de pagamento, e é daí que saem 1º Agendamento e 1º Vencimento.

5.2 Cancelar ordem cancela o pacote de pagamento previsto inteiro. Encerrar saldo em aberto reduz o valor reservado na proporção do que foi fechado, mantendo a previsão do que já chegou.

Dica: ordens em Finalizada e em Cancelada não têm botão de ação, só consulta. Antes de encerrar um saldo, confira em Recebimentos se a entrega não está só aguardando conferência.