ใบเสนอราคาเป็นเอกสารที่ผู้ขาย (ผู้ประกอบการ) ออกให้กับผู้ที่สนใจ (ลูกค้า) เพื่อแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าและบริการก่อนที่จะตัดสินใจซื้อ ซึ่งข้อมูลที่ควรมีประกอบใบเสนอราคา คือ รายการสินค้าและบริการที่ชัดเจน มีรายละเอียดทั้งเงื่อนไข ค่าใช้จ่าย ครบถ้วน เพื่อให้ผู้สนใจนำข้อมูลไปประกอบการพิจารณาก่อนตัดสินใจซื้อ อีกทั้งยังช่วยส่งผลต่อความน่าเชื่อถือของธุรกิจอีกด้วย

การสร้างใบเสนอราคาในระบบ PEAK ระบบจะยังไม่บันทึกบัญชี และตัดสินค้าออกจากคลังสินค้าเป็นเพียงการออกเอกสารให้ลูกค้าเท่านั้น

การสร้างใบเสนอราคาในระบบ PEAK มีขั้นตอนการสร้าง 4 ขั้นตอน ดังนี้
​
​ขั้นตอนที่ 1: คลิกที่เมนูรายรับ > ใบเสนอราคา > กดปุ่ม สร้าง

ขั้นตอนที่ 2: ระบุรายละเอียดในการสร้างใบเสนอราคา
​อ้างอิงถึง: ระบุข้อมูลที่ต้องการอ้างถึง (ถ้ามี) จำกัดตัวหนังสือ 32 อักขระ
​เลขที่เอกสาร: ระบบจะทำการรันให้อัตโนมัติ โดยรูปแบบเลขที่เอกสารจะใช้เลขที่ ที่มีการตั้งค่าในเมนูตั้งค่า > ตั้งค่าเอกสาร > เลขที่เอกสาร หรือ แก้ไขเลขที่เอกสารโดยระบุเลขที่ที่ต้องการได้

ข้อมูลลูกค้า

ชื่อลูกค้า: คลิกเพื่อค้นหา หรือเลือกผู้ติดต่อที่มีการสร้างฐานข้อมูลไว้ที่เมนูผู้ติดต่อ หากยังไม่มีการสร้างฐานข้อมูลไว้นั้นสามารถคลิกเพิ่มผู้ติดต่อเพื่อสร้างได้

วันที่ออก: ระบบจะทำการตั้งค่าอัตโนมัติไว้เป็นวันที่ปัจจุบันที่มีการสร้างเอกสาร สามารถแก้ไขโดยเลือกลงวันที่ย้อนหลังหรือวันที่ล่วงหน้าได้

ใช้ได้ถึง: ระบบจะทำการดึงข้อมูลวันที่ครบกำหนดจากการตั้งค่าที่เมนูตั้งค่า > ตั้งค่าเอกสาร > วันที่ครบกำหนด หรือ แก้ไขวันที่ที่ต้องการได้

กลุ่มจัดประเภท (สำหรับ Package Pro Plus)

สามารถตั้งค่ากลุ่มจัดประเภทที่เมนูตั้งค่า > กลุ่มจัดประเภท เพื่อเปิดใช้งานตามกลุ่มจัดประเภทที่ต้องการ เลือกระบุลุ่มจัดประเภทเมื่อมีการสร้างเอกสาร หรือหากยังไม่ระบุ สามารถแก้ไขเพื่อเลือกระบุย้อนหลังได้

ข้อมูลราคาและภาษี

ประเภทราคา: ระบบจะทำการตั้งค่าอัตโนมัติประเภทราคาจากการตั้งค่าที่เมนูตั้งค่า > ตั้งค่านโยบายทางบัญชี > ประเภทราคารวมแยกภาษี หรือ สามารถแก้ไขตามที่ต้องการได้

ราคานี้เป็นค่าเงิน: สามารถระบุสกุลเงินตราต่างประเทศที่ต้องการได้ เบื้องต้นระบบจะทำการตั้งค่าอัตโนมัติให้เป็นสกุลเงินไทยบาท

รายการ

สินค้า/บริการ: คลิกเพื่อค้นหา หรือเลือกระบุรหัสสินค้า/บริการ หากยังไม่มีการสร้างฐานข้อมูลไว้นั้นสามารถคลิกเพิ่มสินค้า/บริการเพื่อสร้างได้

บัญชี: กรณีคลิกเลือกรหัสสินค้า/บริการ ระบบจะดึงรหัสผังบัญชีที่ผูกไว้กับรหัสสินค้า/บริการนั้นให้อัตโนมัติ หรือ เลือกระบุผังบัญชีตามที่ต้องการได้

คำอธิบาย: กรณีคลิกเลือกรหัสสินค้า/บริการ ระบบจะดึงคำอธิบายที่ใส่รายละเอียดไว้กับรหัสสินค้า/บริการนั้นให้อัตโนมัติ หรือ ระบุคำอธิบายที่ต้องการได้ (รองรับ 1,000 อักขระ)

จำนวน: ระบุจำนวนสินค้า/บริการ

ราคา/หน่วย: ระบุราคา/หน่วย

ส่วนลดต่อหน่วย: ระบุส่วนลด/หน่วย (ถ้ามี)

ภาษี: คลิกระบุภาษีมูลค่าเพิ่ม 7%, 0% หรือไม่มีภาษีมูลค่าเพิ่ม ตามที่ต้องการ

หัก ณ ที่จ่าย: คลิกระบุ % หัก ณ ที่จ่ายที่ต้องการ (ถ้ามี) หากไม่แน่ใจสามารถเลือกยังไม่ระบุได้

หากใบเสนอราคานั้นมีสินค้า/บริการ มากกว่า 1 รายการ สามารถกดปุ่ม + เพิ่มรายการใหม่

และหากต้องการเพิ่มคำอธิบายรายการ ให้กดปุ่ม + เพิ่มคำอธิบายรายการ

หมายเหตุสำหรับลูกค้า

ระบบจะทำการตั้งค่าเริ่มต้นหมายเหตุสำหรับลูกค้าจากเมนูตั้งค่า > ตั้งค่าเอกสาร > หมายเหตุเอกสาร หรือ ระบุหมายเหตุเอกสารตามที่ต้องการได้

ขั้นตอนที่ 3: เมื่อระบุข้อมูลใบเสนอราคาเรียบร้อยแล้ว

สามารถกดปุ่มบันทึกร่าง เพื่อร่างเอกสารไว้เพื่อเข้าตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง

หรือกดอนุมัติใบเสนอราคา เพื่อสร้างเอกสารให้กับลูกค้าได้

ขั้นตอนที่ 4: การพิมพ์ใบเสนอราคา
สามารถคลิกพิมพ์และเลือกพิมพ์ใบเสนอราคา หรือใบส่งของชั่วคราว หรือพิมพ์ซองเอกสาร ตามต้องการได้

ตัวอย่างเอกสารใบเสนอราคา

สามารถดูวิดีโอการสร้างใบเสนอราคา (QO001) ได้ที่ลิงก์ PEAK Account วิธีการสร้างเอกสารทางธุรกิจ วินาทีที่ 00:20 หรือ เมนูรายรับ : วิธีการใช้งานโปรแกรมบัญชีออนไลน์ PEAK