กรณีที่มีการนำเข้าเอกสารใบเสร็จรับเงินต่อจากใบแจ้งหนี้ไม่สำเร็จ เกิดได้หลายสาเหตุดังนี้
กรณีเลือกรายการเอกสารที่ต้องการนำเข้าผิด
กรณีระบุข้อมูลไม่ตรง Format ตาม Description เช่น รูปแบบวันที่
กรณีไม่ระบุช่องทางการรับชำระเงิน
กรณีเอกสารใบแจ้งหนี้ที่อ้างอิงมีการรับชำระเงินแล้ว
กรณีระบุจำนวนเงินที่รับชำระเกินจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้ที่อ้างอิง
จากสาเหตุข้างต้น มีวิธีการตรวจสอบดังนี้
1. กรณีระบุเลือกรายการเอกสารที่ต้องการนำเข้าผิด มีขั้นตอนตรวจสอบดังนี้
ขั้นตอนที่ 1: เวลานำเข้าไฟล์ผิดรายการเอกสาร ระบบจะแจ้งเตือน "ประเภทไฟล์ไม่ถูกต้อง"
เช่น รูปภาพด้านล่างมีการเลือกเป็น "ใบเสร็จรับเงิน" ที่ถูกต้องคือ "ใบเสร็จรับเงินต่อจากใบแจ้งหนี้"
วิธีการแก้ไข: สามารถคลิกเลือกรายการเอกสารที่ถูกต้อง และกด "นำเข้าไฟล์" อีกครั้ง
2. กรณีระบุข้อมูลไม่ตรง Format ตาม Description เช่น รูปแบบวันที่ มีขั้นตอนตรวจสอบดังนี้
ขั้นตอนที่ 1: เปิดไฟล์นำเข้า จากนั้นเลือก Sheet "Description"
ขั้นตอนที่ 2: Sheet "Description" จะมีรายละเอียดการกรอกข้อมูลในไฟล์ สามารถตรวจสอบข้อมูลได้เลย ว่าใน Sheet "Import_ReceiptFromInvoice" นั้นระบุข้อมูลตรง Format ที่กำหนดหรือไม่
วิธีการแก้ไข: จากขั้นตอนที่ 1 และ 2 จะเห็นได้ว่าข้อมูลใน "คอลัมน์ C: วันที่ออกเอกสาร"
มีการระบุ Format ผิด
ข้อมูลที่ระบุคือ 26/09/2023
Format ที่ถูกต้องเป็นการใส่วันที่ในรูปแบบ YYYYMMDD คือ 20230926
3. กรณีไม่ระบุข้อมูลช่องทางการรับชำระเงินในไฟล์นำเข้าเอกสาร มีขั้นตอนตรวจสอบดังนี้
ขั้นตอนที่ 1: เวลานำเข้า ระบบจะแจ้งเตือน "กรุณากรอกข้อมูลให้ถูกต้อง หน้า X รายการที่ Y"
ขั้นตอนที่ 2: คลิกที่รายการตามที่ระบบแจ้งเตือน จะพบว่าในบรรทัดรายการนั้น จะแสดงกรอบสีแดงในหัวข้อ "รับชำระโดย" เนื่องจากไม่ได้ระบุช่องทางการรับชำระเงิน ส่งผลให้ไม่สามารถสร้างใบเสร็จรับเงินได้
ขั้นตอนที่ 3: จากขั้นตอนที่ 2 เมื่อกลับมาตรวจสอบไฟล์นำเข้าอีกครั้ง จะพบว่าไม่มีการระบุช่องทางการรับชำระเงิน
วิธีการแก้ไข: สามารถแก้ไขที่หน้า Preview ก่อนนำเข้าไฟล์ได้เลย แต่หากมีรายการไม่ระบุเยอะ สามารถแก้ไขไฟล์ แล้วนำเข้าอีกครั้ง
4. กรณีเอกสารใบแจ้งหนี้ที่อ้างอิงมีการรับชำระเงินแล้ว มีขั้นตอนตรวจสอบดังนี้
ขั้นตอนที่ 1: เวลานำเข้า ระบบจะแจ้งเตือน "กรุณากรอกข้อมูลให้ถูกต้อง หน้า X รายการที่ Y"
ขั้นตอนที่ 2: คลิกที่รายการตามที่ระบบแจ้งเตือน จะพบว่าในบรรทัดรายการนั้น จะแสดงกรอบสีแดงในหัวข้อ "อ้างอิงใบแจ้งหนี้"
จะสังเกตุได้ว่าในหัวข้อ "มูลค่าที่ต้องชำระ" และ "จำนวนเงินที่รับชำระ" จะแสดงเป็นมูลค่า 0.00 บาทเช่นกัน
เมื่อเข้าไปที่หน้าเอกสารใบแจ้งหนี้ ที่มีการระบุไว้ในไฟล์ Excel จะพบว่าเอกสารบนระบบอยู่ในสถานะการรับชำระเรียบร้อยแล้ว จึงส่งผลให้หน้า Preview นำเข้าเอกสารไม่แสดงเอกสารใบแจ้งหนี้ที่อ้างอิง
วิธีการแก้ไข: สามารถแก้ไขที่หน้า Preview ก่อนนำเข้าไฟล์ โดยคลิกสัญลักษณ์ "กากบาท" ในแถวรายการนำเข้านั้น เพื่อนำรายการออก โดยเอกสารที่นำออกนั้น สามารถกดออกใบเสร็จรับเงินต่อจากใบแจ้งหนี้บนหน้าระบบตามปกติได้เลย
5. กรณีระบุจำนวนเงินที่รับชำระเกินจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้ที่อ้างอิง มีขั้นตอนตรวจสอบดังนี้
ขั้นตอนที่ 1: เวลานำเข้า ระบบจะแจ้งเตือน "กรุณากรอกข้อมูลให้ถูกต้อง หน้า X รายการที่ Y"
ขั้นตอนที่ 2: คลิกที่รายการตามที่ระบบแจ้งเตือน จะพบว่าในบรรทัดรายการนั้น จะแสดงกรอบสีแดงในหัวข้อ "จำนวนเงินที่รับชำระ" เนื่องจากมีระบุจำนวนเงินที่รับชำระมากกว่าใบแจ้งหนี้ที่อ้างอิง
วิธีการตรวจสอบ: ให้เปรียบเทียบรายละเอียดไฟล์ Excel กับเอกสารใบแจ้งหนี้ที่อ้างอิงว่ามีการระบุยอดที่ตรงกันหรือไม่ เช่น รูปภาพด้านล่าง จะเห็นได้ชัดเจนว่ามีการระบุยอดในไฟล์ Excel ที่มากกว่า ส่งผลให้ตอนที่นำเข้าข้อมูล ไม่สามารถกดนำเข้าได้
วิธีการแก้ไข: สามารถแก้ไขที่หน้า Preview ก่อนนำเข้าได้เลย แต่หากมีรายการไม่ระบุเยอะ สามารถแก้ไขไฟล์ แล้วนำเข้าอีกครั้ง
- จบขั้นตอนวิธีการตรวจสอบกรณีนำเข้าใบเสร็จ ต่อจากใบแจ้งหนี้ไม่สำเร็จ-