Ud over kalenderstyring og online booking medfølger der også et kassesystem i Planway. I denne artikel bliver du vejledt i, hvordan du bruger kassesystemet til at holde styr på salgsaktiviterne i din forretning.
Indhold
Introduktion til kassesystemet
Tidligere havde man et fysisk kasseapparat og en papirblok til at registrere forretningens salg på. I dag er det digitaliseret, og du kan sammenligne kassesystemet i Planway med en digital udgave af kasseapparatet og kasseblokken. I kassesystemet registrerer du nemlig de kontanter og digitale betalinger, du modtager fra dine kunder.
Når du anvender Planways kassesystem har du altid et samlet overblik over alle forretningens salg, men det giver dig også flere andre fordele. Du får blandt andet mulighed for at holde styr på dit produktlager direkte i Planway, ligesom du får adgang til forskellige rapporter over din omsætning, så du eksempelvis kan se, hvilke services og ugedage, du omsætter mest på.
🔎 Husk regnskabsprogrammet
Et kassesystem er ikke det samme som et regnskabsprogram, og du kan ikke føre regnskab direkte i Planway. Men du kan spare tid ved at få dit bookingsystem og dit regnskabsprogram til at snakke sammen.
Rådfør dig med din bogholder eller revisor, hvis du er i tvivl om, hvordan du skal lave dit regnskab.
💡 Gem dine bilag digitalt
Du bestemmer selv, om du vil bruge kassesystemet i Planway, eller om du vil registrere dine salg på anden vis, eksempelvis direkte i dit regnskabsprogram. Men det er lovpligtigt at opbevare dine salgsbilag digitalt, og du skal opbevare hvert bilag i fem år fra udgangen af det regnskabsår, bilaget vedrører.
Hvis du ikke anvender kassesystemet i Planway, vil du ikke kunne bruge salgsrapporterne i systemet.
Salg
Det er vigtigt, at alle forretningens salgsaktiviteter bliver registreret i kassesystemet, så det altid stemmer og giver et korrekt overblik.
Du finder alle dine registrerede salgsaktiviteter under Kasse -> Salg.
Registrer et salg
I Planways kassesystem skal du registrere alle forretningens salg. Fremgangsmåden afhænger af, om kunden har en aftale i kalenderen eller kommer ind fra gaden.
⚡️ Tip: Hvis du har fysiske produkter, som du videresælger i forretningen, kan du oprette dem i kassesystemet i Planway. Når de er oprettet, kan du nemt og hurtigt tilføje dem til dine salg. Gå til guide
Salg på aftale i kalenderen
Når kunden er færdig med sin behandling, skal du registrere kundens betaling i kassesystemet.
Tryk på aftalen i kalenderen og klik derefter Gå til betaling
Sørg for at informationerne øverst er korrekte og tilpas eventuelt salgslinjerne. Du kan tilføje flere salgslinjer via menuen til venstre og eventuelt give rabat på en eller flere salgslinjer i feltet Linjerabat
Tryk på den grønne Betal-knap nederst
Klik på den betalingsmetode, som kunden betaler med
Tryk Gennemfør betaling
Dit salg er nu registreret i Planway, og der dannes en kvittering, som du kan printe eller maile til kunden. Du skal selv sørge for at tage imod pengene fra kunden, eksempelvis i kontanter, via en betalingsterminal eller en MobilePay-aftale.
Tryk på billederne for fuld visning
⚡️ Tip: Hvis du giver en procentvis rabat og gerne vil undgå skæve beløb, kan du aktivere afrundning i kassen. Gå til Kasse -> Opsætning -> sæt en markering i feltet Afrund beløb ved rabat i kassen -> klik Gem.
Salg uden aftale i kalenderen
Hvis der er tale om en strøgkunde, som ikke har en aftale i kalenderen, men ønsker at købe eksempelvis et produkt eller et gavekort, skal du ligeledes sørge for at registrere salget i kassesystemet.
Klik på Nyt køb-knappen øverst til højre i kalenderen
Tilføj eventuelt kunden i feltet hertil øverst. I nogle tilfælde er det ikke relevant
Indsæt den eller de relevante salgslinjer via menuen til venstre
Tryk på den grønne Betal-knap nederst
Klik på den betalingsmetode, som kunden betaler med
Tryk Gennemfør betaling
Salget er nu registreret i Planway, og der dannes en kvittering, som du kan printe eller maile til kunden. Du skal selv sørge for at tage imod pengene fra kunden, eksempelvis i kontanter, via en betalingsterminal eller en MobilePay-aftale.
Tryk på billederne for fuld visning
💡 Valg af hardware
Du kan sagtens bruge Planway og kassesystemet, så længe du bare har en computer, tablet eller smartphone. Men hvis du også gerne vil bruge en bonprinter, varescanner eller betalingsterminal, kan du læse med her.
Opret faktura til senere betaling
Denne funktion kræver Premium
Hvis kunden ikke betaler for aftalen ved fremmøde i forretningen, men derimod skal have en regning med hjem eller tilsendt på e-mail, skal du oprette en faktura til senere betaling.
Sørg for at forretningens faktureringsoplysninger er indsat under Indstillinger -> Generelt. Gå til guide
Klik Gå til betaling på aftalen i kalenderen eller brug Nyt køb-knappen og tilføj kunden i feltet øverst
Tilpas eller indsæt salgslinjerne. Du kan tilføje flere salgslinjer via menuen til venstre og eventuelt give rabat på en eller flere salgslinjer i feltet Linjerabat
Klik Opret faktura nederst til højre i salgsvinduet
Justér betalingsfristen og indsæt eventuelt en note på den specifikke faktura
Klik Opret faktura
Fakturaen er nu oprettet, og du kan printe eller maile den til kunden.
Tryk på billederne for fuld visning
💡 Hold øje med betalingen
Planway har ikke adgang til din bank, og du skal derfor selv holde øje med, at du modtager betalingen fra kunden rettidigt.
Når du har modtaget pengene, skal du registrere det på fakturaen i Planway. Gå til Kasse -> Salg og klik på ikonet med den grønne pengepose til højre på linjen med fakturaen. Indsæt betalingsmetoden og datoen og klik Registrer betaling.
Kreditering
Hvis en kunde fortryder sit køb eller af andre årsager skal have penge tilbage, skal du registrere det i Planways kassesystem ved at lave en kreditering. På den måde sikrer du, at kassesystemet er ajourført og stemmer. En kreditering kan laves på det fulde beløb eller en del af det beløb, kunden oprindeligt har betalt.
Fremgangsmåden kan også bruges til at udligne eventuelle fejl, hvis du er kommet til at slå noget forkert ind i kassen.
Gå til Kasse og vælg Salg i undermenuen
Find det pågældende salg og tryk på den røde skraldespand til højre på linjen
Klik Krediter salg
Hvis der er et eller flere produkter tilknyttet salget, skal du vælge, om de skal returneres til dit lager. Hvis salget ikke indeholder produkter, fortsæt til punkt 5
Angiv det beløb, du refunderer til kunden. Du kan ændre beløbet ved at trykke på tallet øverst i boksen
Tryk på den betalingsmetode, du anvender til at tilbagebetale kunden med
Klik Krediter
Beløbet er nu registreret som krediteret på den valgte betalingsmetode i kassen.
Tryk på billederne for fuld visning
💡 Kreditering af en faktura til senere betaling
Hvis en faktura til senere betaling skal annulleres, før den er betalt, skal den omdannes til en kreditnota. Gå til guide
Kasseafstemning
Kasseafstemninger hjælper dig med at kontrollere, at du har registreret forretningens salgsaktiviteter korrekt. Når du laver en kasseafstemning, tjekker du nemlig, om det beløb, der ligger i din kasse (kontanter og digitale betalinger) stemmer med de salg, du har registreret i perioden.
Det anbefales at afstemme kassen ofte, helst efter hver åbningsdag eller mindst en gang om ugen, da det vil gøre det nemmere og mere overskueligt for dig at opdage og rette eventuelle fejl.
Før du kan komme i gang med at lave kasseafstemninger, skal du registrere det kontantbeløb, du har liggende i kassen fra start.
Registrer kontantbeholdning
For at kunne afstemme kassen skal du først indtaste beløbet på din kontantbeholdning, så systemet ved hvor mange byttepenge, du har fra start. Du skal angive det beløb, du har liggende kontant i kassen, inden du begynder at tage imod kontanter og registrere salg i Planway.
Gå til Kasse og bliv på siden Kasseafstemning
Indtast kontantbeløbet i din kasse. Det skal være beløbet, inden du har modtaget nogen kontante betalinger. Vær opmærksom på, om det skal gælde for hele forretningen eller en separat medarbejder
Klik Gå videre
💡 Flere medarbejdere
Hvis I er flere medarbejdere, skal I være opmærksomme på, om I skal afstemme kassen samlet eller hver for sig. Det afhænger af, om I er flere selvstændige med separat regnskab eller én samlet forretning med ét regnskab.
Indstil valget øverst til højre, inden kontantbeløbet registreres. Hvis I afstemmer hver for sig, skal I alle registrere hver jeres startbeløb.
Lav en kasseafstemning
Når din kontantbeholdning er noteret, og alle dine salg indtil nu er registreret, er du klar til at afstemme din kasse.
Gå til Kasse og bliv på siden Kasseafstemning
Tjek at beløbene på hver betalingsmetode stemmer med dine salg i perioden
Er der en fejl? Læs med her
Optæl din totale kontantbeholdning ved at angive antallet af hver pengetype
Eksempel: Du har tre 20'ere i kassen. Skriv 3 i feltet 20 kr.
Hvis du fjerner kontanter fra kassen for at aflevere i banken, skal du angive beløbet i feltet Til bank
Beløbet skal tælles med i optællingen i step 3
Klik Gå videre
Godkend kasseafstemningen ved at trykke på Godkend kasseafstemning
Din kasseafstemning åbner nu i et printervindue. Du kan printe dokumentet eller blot lukke boksen og trykke Gå tilbage. Alle dine kasseafstemninger forbliver gemt elektronisk i systemet.
⚡️ Tip: Ønsker du at ændre, hvad der bliver printet med, når du printer dine
kasseafstemninger, kan du ændre dine indstillinger under Kasse -> Opsætning.
Fold ud for forklaring: Elementerne i kasseafstemningen
Fold ud for forklaring: Elementerne i kasseafstemningen
Få her et overblik over, hvad hvert element på kasseafstemningen er.
Valg af afdeling
Hvis forretningen har flere afdelinger, skal du sikre, at du afstemmer kassen for den rigtige afdeling. For at skifte afdeling, skal du klikke på profilbillede-ikonet helt nederst til venstre på skærmen og derefter vælge Skift afdeling.
Valg af medarbejder
Du skal vælge, om kassen skal afstemmes for alle medarbejdere samlet eller én separat medarbejder. Hvis I er flere medarbejdere afhænger det af, om I er flere selvstændige, eller om I er ansatte i én forretning med ét regnskab.
Hvis du er alene i forretningen, skal du blot lade den stå på Alle medarbejdere.
Periode der afstemmes for
Perioden der afstemmes for vil altid dække tidsrummet fra den seneste afstemning blev gennemført til nu. Hvis du ønsker at afstemme for en anden periode end til dags dato, kan du klikke på teksten Afstem for anden periode.
Du kan ikke ændre i fra-datoen, da man ikke kan have huller i perioderne for sine afstemninger.
Betalingsmetoder
Hver betalingsmetode er angivet med det beløb, der er registreret salg for i perioden, og det er her du skal kontrollere, at det stemmer med dine faktiske salg. Hvis et salg er blevet registreret med en forkert betalingsmetode, kan du klikke på i-ikonet for at ændre det.
Udspecificering af kortbetalinger
Hvis du har taget imod kortbetalinger i perioden, kan du udspecificere hvilke korttyper, der er tale om. Det gør du ved at angive beløbet for hver korttype i felterne. Hvis de angivne beløb ikke stemmer med det totale beløb, der er registreret på kort, vil der opstå en difference.
Det er frivilligt, om du anvender denne mulighed.
Detaljer for perioden
Du får vist detaljer for din omsætning i perioden. Hvis et beløb ikke stemmer, eksempelvis salg med eller uden moms, kan det skyldes, at dine indstillinger står forkert i systemet.
Kontakt vores support, hvis du har spørgsmål eller brug for hjælp til afklaring.
Optælling af kontantbeholdning
Når du har kontanter i kassen, skal du optælle dem ved hver kasseafstemning. Du skal altid optælle det totale beløb - det vil sige kontanter modtaget i perioden (Kontant) samt de kontanter, der lå i kassen i forvejen (Primo).
Hvis du ikke optæller det samme beløb, som der er registreret i kassesystemet, vil der opstå en difference.
Til bank
Hvis du fjerner kontanter fra kassen for at aflevere i banken, skal du registrere beløbet her. Beløbet skal fortsat tælles med i optællingen, men vil være fjernet i det totale kontantbeløb ved næste kasseafstemning.
Tager du kontanter fra kassen til et køb, skal du registrere det som et udlæg.
Opsummering
Til sidst fremgår en kort opsummering af kasseafstemningen, så du kan tjekke, at du har indtastet de korrekte informationer.
Gå videre
Når du har kontrolleret, at alle beløb på kasseafstemningen stemmer, er du klar til at gå videre og godkende afstemningen.
⚡️ Tip: Minimer risikoen for fejl, hvis I er flere medarbejdere. Gå til Kasse -> Opsætning -> Generel opsætning og indstil, om der altid skal afstemmes fælles for alle medarbejdere eller vælges hvilken medarbejder, der afstemmes for.
Regnskabsintegrationer
Denne funktion kræver Premium
Ud over kassesystemet i Planway skal du bruge et regnskabsprogram. Planway har automatiske integrationer til Dinero og e-conomic. Det betyder, at du kan få dine bilag automatisk overført fra Planways kassesystem til dit regnskabsprogram.
Du skal rådføre dig med din bogholder eller revisor, hvis du er i tvivl om, hvordan du skal lave dit regnskab.
Læs mere om kassesystemet
Vi har samlet alle vores guides til kassesystemet i kategorien Kassesystem.
Læs også: Online betaling
Læs også: Opret rabatkode
Har du spørgsmål, er du velkommen til at skrive til os via chatten nederst til højre på skærmen eller sende en e-mail til info@planway.com