Les administrateurs créent les utilisateurs et leur attribuent des droits d’accès spécifiques aux fonctionnalités de PREVISOFT
Evolution importante dans la gestion des utilisateurs et du personnel !
Il est désormais possible de lier un utilisateur à un employé issu de la liste du personnel (lorsqu’il s’agit de la même personne).
Ce rapprochement apporte des bénéfices en termes de simplicité d’usage et de sécurité des accès à PREVISOFT :
Un utilisateur peut se sélectionner très rapidement dans de nombreux modules de PREVISOFT (via le bouton Me l'assigner qui s'affiche dans ce cas), par exemple en tant que responsable de plan d’action :
Un utilisateur/employé enregistré dans les ressources allouées d’un plan d’action (pilote, valideur, contrôleur) peut suivre facilement les plans d’action qui le concernent sur la page d’accueil via le widget Mes plans d’action assignés
La désactivation d’un employé (manuelle ou automatique via l'option BRIDGE), entraîne automatiquement la désactivation de l’utilisateur lié, garantissant ainsi qu'un employé ayant quitté l’entreprise ne dispose plus d'accès à PREVISOFT
Liste des fonctionnalités présentées dans ce guide
Accéder à l'interface dédiée à la gestion des utilisateurs
Cette interface est accessible uniquement aux administrateurs.
L'interface dédiée à la gestion des utilisateurs est accessible en cliquant successivement sur les boutons :
Menu principal
Administration
Gestion des droits d'accès
Utilisateurs
Seuls les administrateurs accèdent à ces fonctionnalités
Modifier / Editer un utilisateur
Recherchez et éditez l'utilisateur de votre choix
Les informations associées à l'utilisateur sont décrites dans la partie Créer ou éditer un utilisateur ci-dessous
Remarque : un traitement par lot permet de lier (en une fois) une sélection d'utilisateurs à des employés issus de la liste du personnel (voir la partie Traitement par lot : lier (en une fois) une sélection d'utilisateurs aux employés issus de la liste du personnel plus bas dans ce guide)
Créer ou éditer un utilisateur
Cliquez sur le bouton vert Ajouter pour accéder à la fenêtre Créer ou éditer un utilisateur de votre nouvel utilisateur
Identifiants
Le champ Associer un personnel actif à l'utilisateur :
Par défaut, le champ est positionné sur Non
Dans ce cas, renseignez obligatoirement les informations de l'utilisateur :Prénom
Nom
Email de connexion
Sélectionnez Oui pour lier l'utilisateur à un employé issu de la liste du personnel :
Sélectionnez un employé actif dans la liste du Personnel de la Liste des ressources
Préremplissez l'Email de connexion à partir de l'Email issu de la fiche du personnel en cliquant sur le bouton vert avec la flèche blanche
(modifiez l’email ensuite si nécessaire)
OU
Saisissez directement l'Email de connexion
IMPORTANT !
Le nom et le prénom de l’utilisateur sont automatiquement mis à jour à partir des nom et prénom modifiés de l’employé lié dans le menu Personnel
L’adresse Email de connexion de l’utilisateur n’est pas modifiée lorsque l’adresse Email de l’employé lié est modifiée dans le menu Personnel
Un traitement par lot permet de lier (en une fois) une sélection d'utilisateurs à des employés issus de la liste du personnel (voir la partie Traitement par lot : lier (en une fois) une sélection d'utilisateurs aux employés issus de la liste du personnel plus bas dans ce guide)
Paramètres utilisateurs
Choisissez la langue (Français par défaut)
Si vous avez souscrit à l'option BRIDGE pour mettre à jour les informations relatives aux utilisateurs, cochez Oui pour le champ Bloquer la modification par le bridge, si nécessaire
Le champ "Arbre des entités : état de la sélection au démarrage" détermine le comportement par défaut de l'arbre des entités à l’ouverture de PREVISOFT dans une nouvelle fenêtre du navigateur :
Sélectionner toutes les entités : Toutes les entités de l'arbre sont automatiquement sélectionnées à l’ouverture de PREVISOFT dans une nouvelle fenêtre du navigateur
Sélectionner vide : Aucune entité n'est sélectionnée à l’ouverture de PREVISOFT dans une nouvelle fenêtre du navigateur
Groupe d'utilisateurs
Chaque utilisateur peut être associé à un ou plusieurs groupes d'utilisateurs existants
Cliquez sur le bouton vert Ajouter en bas du bloc pour associer l'utilisateur à un groupe d'utilisateurs supplémentaire :
Sélectionnez un élément dans la liste des groupes d'utilisateurs existants
Cliquez sur le bouton gris Sauvegarder pour enregistrer le groupe d'utilisateurs
Pour retirer un groupe d'utilisateurs, utilisez le bouton 3 points situé à droite de la ligne correspondante
Les utilisateurs peuvent également être associés aux groupes d'utilisateurs via le menu Groupes d'utilisateurs
Enfin, enregistrez les modifications avec le bouton Sauvegarder en haut à droite
Informer par mail un utilisateur sur ses informations de connexion
Pour envoyer à un utilisateur un email contenant ses informations de connexion :
Paramétrer une alerte mail utilisant le déclencheur Module ADMINISTRATION - Utilisateurs - Alerte en cas d'action sur les informations de connexion d'un utilisateur
Cliquer sur le bouton jaune Enregistrer et envoyer un email affiché sous le bouton rouge Supprimer en haut à droite du formulaire de l'utilisateur
Traitement par lot : lier (en une fois) une sélection d'utilisateurs aux employés issus de la liste du personnel
Recherchez et sélectionnez les utilisateurs de votre choix dans le tableau de pilotage
Cliquez sur le bouton Traitement par lot
IMPORTANT :
Les employés ne disposant pas d'une adresse email unique seront ignorés
L’utilisateur qui lance le traitement par lot ne peut pas se sélectionner lui‑même. Il est donc automatiquement exclu du traitement (il doit alors effectuer le lien manuellement)
Dans l’exemple ci‑dessous, l’utilisateur "Matthieu ARTOIS" exécute le traitement par lot, sans possibilité de se sélectionner.
Un message d'avertissement s'affiche.
Cliquez sur :
le bouton vert Traiter les éléments sélectionnés pour lancer l’association : tous les employés (à l'exception de l’utilisateur qui lance le traitement par lot) disposant d’une adresse email unique sont alors automatiquement liés à l’utilisateur ayant la même adresse email
le bouton gris Annuler pour revenir au tableau de pilotage
Supprimer / Désactiver / Réactiver un utilisateur
Supprimer / Désactiver un utilisateur
Un utilisateur peut ne pas être supprimé
Il peut en revanche toujours être désactivé :
manuellement
automatiquement via l'option BRIDGE
Un utilisateur désactivé :
ne peut plus se connecter à PREVISOFT
n'est plus visible dans les groupes utilisateurs associés
Réactiver un utilisateur
Si vous réactivez un utilisateur désactivé :
Il peut à nouveau se connecter à PREVISOFT
Il redevient visible dans les groupes utilisateurs associés
ATTENTION !
Pour réactiver un utilisateur lié à un employé issu de la liste du Personnel, les conditions suivantes doivent être respectées :
L'employé doit être actif
L'employé ne doit pas avoir de Date de sortie de l'établissement antérieure ou égale à la date du jour
