Accéder à l'interface dédiée à la gestion du personnel
L'interface est accessible en cliquant successivement sur les boutons :
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Personnel
Personnel
Les administrateurs paramètrent l'accès des utilisateurs à ces fonctionnalités dans le menu Profils de groupes d'utilisateurs (ou Groupes d'utilisateurs), dans le bloc Droits sur les ressources :
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Personnel
(Cliquez ici pour plus d'informations à ce sujet)
Ajouter / modifier un employé
Pour ajouter un employé :
Cliquez sur le bouton vert Ajouter en haut à gauche
Pour modifier un employé :
Cliquez sur la ligne de l'employé : la prévisualisation s'affiche à droite (Detail)
Cliquez sur le bouton vert Editer
Détails personnels
Renseignez obligatoirement les champs :
Nom
Prénom
Renseignez éventuellement les champs :
Nom de naissance
Date de naissance
Genre
Numéro d'immatriculation sociale
Lieu de naissance
Nationalité
Photo : sélectionnez une photo après l'avoir enregistrée dans la base documentaire (=> consultez ici l'article consacré à ce sujet)
Détails professionnels
Renseignez éventuellement les champs :
Date d'embauche : Date d’embauche de l’employé
En cas de plusieurs contrats successifs (CDD, …), indiquez la date d'entrée la plus ancienne.
Date d'autorisation de l'embauche :
Date à laquelle l’entreprise a proposé d’embaucher l’employé
Métier :
Sélectionnez un élément dans la liste des métiers renseignée dans le menu Métiers de la Liste des ressources
Profession (ancien libellé = Précision profession) :
Décrivez précisément la fonction de l'employé
Pour une utilisation dans le module AT/MP : nous vous conseillons de ne pas renseigner Profession si le champ Métier est renseigné.
Pour une utilisation dans le module COACTIVITE : Profession correspond à la Fonction d'un intervenant interne.
Contrat :
Type de contrat de travail de l’employé
Permet d'identifier le personnel en tant que Salarié ou Intérimaire, et donc de le comptabiliser dans les indicateurs (calcul des taux et indices alimentées par les heures travaillées)
Matricule :
Renseignez obligatoirement ce champ si vous utilisez le service BRIDGE
Précision contrat :
Précisez éventuellement le type de contrat de travail de l’employé
Ce champ n'a généralement pas besoin d'être renseigné : il ne sert qu’à apporter des informations complémentaires si le type de contrat de travail de l’employé décrit dans Contrat (CDI, CDD, intérimaire…) ne suffit pas
Par exemple, si le type de contrat est "Autre" est que vous souhaiteriez préciser ce "Autre" par une précision en texte libre)
Profession (libellé NET-Entreprises) (ancien libellé = Profession) :
Profession de l’employé présent dans la liste du personnel selon la nomenclature imposée dans le cadre du dépôt de la Déclaration d’Accident du Travail dans Net-Entreprises (utile uniquement pour les structures Françaises affiliées au Régime Général de la Sécurité Sociale)
Qualification (libellé NET-Entreprises) (ancien libellé = Qualification) :
Qualification de l’employé présent dans la liste du personnel selon la nomenclature imposée dans le cadre du dépôt de la Déclaration d’Accident du Travail dans Net-Entreprises (utile uniquement pour les structures Françaises affiliées au Régime Général de la Sécurité Sociale)
Email :
Utilisé dans plusieurs modules
Numéro de téléphone :
Utilisé dans plusieurs modules
Informations médicales
Date de sortie de l'établissement :
Date de sortie de l’employé (départ définitif, départ temporaire pour les cas de suspension de contrat,…)
Au regard de son dernier contrat en date :
Renseignez la date de sortie si l’employé est parti
OU
Laissez le champ vide si l’employé est encore en poste
Si l'employé n'est pas désactivé manuellement avant, il sera désactivé automatiquement à la date suivante : Date de sortie + 1 mois
Date d'autorisation de la sortie :
Date à laquelle l’entreprise a pris acte de la sortie prochaine de l’employé de la liste du personnel
Détails de sortie :
Accessible si Date de sortie de l'établissement n'est pas vide
Motif de sortie de l’employé de la liste du personnel (licenciement, démission)
Adresse
Renseignez éventuellement les champs associés à l'adresse personnelle de l'employé :
Adresse (numéro, rue, etc.) : Adresse personnelle principale de l’employé (correspond au champ "Adresse n°1" de Net-Entreprises)
Point de remise (num appartement, étage, etc.) : Complétez éventuellement l’adresse personnelle de l’employé (correspond au champ "Adresse n°2" de Net-Entreprises)
Complément (entrée, immeuble, tour, etc.) : Complétez éventuellement l’adresse personnelle de l’employé (correspond au champ "Adresse n°3" de Net-Entreprises)
Mention de distribution (lieu dit, BP, etc.) : Complétez éventuellement l’adresse personnelle de l’employé (correspond au champ "Adresse n°4" de Net-Entreprises)
Code postal
Ville
Pays
Autorisations de signature
Cochez la case radio Signataire DAT si l’employé est autorisé à signer une Déclaration d’Accident du Travail (DAT) dans le cadre du dépôt de la Déclaration d’Accident du Travail dans Net-Entreprises (utile uniquement pour les structures Françaises affiliées au Régime Général de la Sécurité Sociale).
=> vous pourrez le sélectionner en tant que signataire de la DAT dans le menu Déclaration d'Accidents du Travail (DAT) du module AT/MP :
SIRET de connexion Net-Entreprise
Code postal du signataire
Ville du signataire
Cochez la case radio Signataire bordereau déchet si l’employé est autorisé à signer un bordereau de déchet ou un bon d'enlèvement.
=> vous pourrez le sélectionner en tant que signataire des bordereaux de déchets dans le menu Bordereaux de suivi / Bons d'enlèvement du module GESTION DES DECHETS
Si vous créez l'employé : cliquez sur le bouton orange Sauvegarder en bas du formulaire pour accéder aux champs suivants
Diplômes - Habilitations
Vous pouvez décrire plusieurs Diplômes / Habilitations pour l'employé :
Cliquez sur le bouton vert Ajouter
Sélectionnez un élément dans la liste auto-administrée Diplôme / Habilitation
Renseignez le libellé
Renseignez éventuellement la Date avec un Commentaire
Sauvegardez avec le bouton gris ou Annulez votre entrée
Cliquez sur le bouton 3 points (à droite de la ligne) pour Editer ou Supprimer le Diplôme / Habilitation
Mutations
Les mutations d’un employé désignent ses affectations dans les entités de rattachement de l'arborescence
Vous pouvez renseigner plusieurs mutations / affectations à un salarié :
Cliquez sur le bouton vert Ajouter une mutation
Sélectionnez une entité dans l'arborescence (arbre des entités), lieu de l'affectation de l'employé
Renseignez la date de début d'affectation (Date début mutation)
Renseignez la date de fin d'affectation (Date fin mutation)
Renseignez éventuellement un Commentaire sur l'affectation
Sauvegardez avec le bouton gris Sauvegarder ou Annulez votre entrée
Cliquez sur le bouton 3 points (à droite de la ligne) pour Editer l'affectation / mutation, la Supprimer ou Transférer l'employé (dans ce dernier cas : renseignez les informations relatives à la fin de cette affectation et au début de la nouvelle, puis sauvegardez avec le bouton gris Sauvegarder ou Annulez votre entrée)
Nota : vous pouvez également gérer les mutations d'un employé en utilisant le menu Gérer les employés de la liste de votre personnel à partir de leurs mutations
Sauvegardez votre travail en cliquant sur le bouton vert Sauvegarder en haut à droite
Où retrouver le personnel sorti ? (personnel qui ne fait plus partie de la liste du personnel)
Par défaut le tableau de pilotage affiche les employés de la liste du personnel qui font encore partie de la liste du personnel
Cliquer sur le bouton Eléments archivés / inactifs en bas de votre tableau de pilotage affiche les employés sortis (ceux qui ne font actuellement plus partie de vos effectifs)
Le guide Fonctions générales vous explique comment Désactiver une information de la table