PREVISOFT permet de paramétrer des alertes mails pour informer des destinataires de la réalisation d'actions ou de l'état de certaines informations (échéances / retards par rapport à une date) dans les modules de PREVISOFT
Le module COACTIVITE permet à un signataire externe, non utilisateur de PREVISOFT, d'ajouter une signature digitale dans une intervention (plan de prévention, permis de feu, protocole de sécurité, ...) avec la souris / le doigt / le stylet sur l'écran (ordinateur, tablette, smartphone)
ATTENTION !!!!!
Pour permettre aux signataires externes de signer digitalement une intervention suite à la réception d'une demande par mail :
Ce sont des contacts issus de la liste des entreprises extérieures, sélectionnés pour signer une intervention
Ils NE doivent PAS être utilisateurs de votre PREVISOFT : l'adresse mail utilisée NE doit PAS être celle associée à un compte utilisateur PREVISOFT
2 contacts distincts (d'entreprises extérieures distinctes ou non) NE doivent PAS utiliser la même adresse adresse email (supprimez l'adresse email périmée)
Ils doivent :
D'abord cliquer sur la balise [Lien vers la fenêtre signature-signataire externe] à inclure dans le modèle de mail de votre alerte mail (voir ci-dessous) pour accéder à un espace sécurisé, une interface spécifique hors PREVISOFT
Ensuite, dans cette interface spécifique hors PREVISOFT :
S'ils n'ont pas créé leur mot de passe de connexion à l'espace sécurisé : ils doivent créer un mot de passe, puis se connecter et signer
S'ils ont déjà créé leur mot de passe de connexion à l'espace sécurisé : ils doivent se connecter et signer
Liste des fonctionnalités présentées dans ce guide :
La signature digitale d'une intervention par un signataire externe dans son espace sécurisé dans les cas de figure suivants :
Par ailleurs :
Le guide Les alertes mail dans PREVISOFT liste l'ensemble des alertes mails disponibles dans PREVISOFT
Le guide Créer / modifier une alerte mail explique comment gérer une alerte mail
Le guide Créer / modifier une alerte mail pour qu'un signataire interne signe digitalement une intervention dans PREVISOFT explique comment paramétrer une alerte mail pour faire signer (digitalement) l'intervention dans PREVISOFT par les signataires internes
Le guide Créer / modifier une alerte mail pour informer qu'une intervention a bien été signée digitalement par tout le monde explique comment paramétrer une alerte mail pour être alerté lorsque tous les signataires (internes/externes) ont signé digitalement une intervention
Le guide Créer / modifier une alerte mail pour transmettre une intervention signée digitalement par tout le monde explique comment paramétrer une alerte mail pour transmettre une intervention signée aux personnes concernées
Que doit faire un signataire externe qui ne reçoit pas les mails de PREVISOFT ?
Demandez au signataire externe qui ne reçoit pas les mails de PREVISOFT d'effectuer les vérifications suivantes :
Vérifier dans les spams la présence éventuelle des mails envoyés par l'expéditeur no-reply@previsoft.com
Faire un copier-coller de l'adresse mail pour éviter les erreurs de saisie lors de sa demande de réinitialisation du mot de passe
Demander à sa DSI s'il y a un blocage à leur niveau.
Si c'est le cas, demander à ce que le domaine previsoft.com soit ajouté en liste blanche par sa DSI
Si le problème persiste, ou pour tout autre problème, demandez au signataire externe de fournir les informations suivantes via le Support LiveChat de PREVISOFT :
Mail du signataire
Numéro et date de l'intervention
Capture d'écran de chaque fenêtre où le problème est rencontré
Spécificités d'une alerte mail pour qu'un signataire externe signe digitalement une intervention du module COACTIVITE dans son espace sécurisé
Déclencheur - Paramétrage du déclencheur
Ajoutez le déclencheur spécifique, en sélectionnant successivement :
le module : Coactivité
le déclencheur :
Faire signer les signataires externes d'une intervention via l'espace sécurisé et/ou demander aux signataires internes d'aller signer l'intervention
Aucun paramétrage n'est nécessaire pour ce déclencheur
Destinataires
Renseignez obligatoirement l'adresse email d'un signataire :
(vous pouvez en renseigner plusieurs)
Coactivité - Signataires externes d'une intervention
Pour faire signer digitalement les signataires externes de l'intervention
Modèle de mail
Rédigez le modèle de mail en utilisant les balises disponibles :
Lien vers la fenêtre signature-signataire externe :
Lien de connexion à l'espace sécurisé de signature digitale de l'intervention, spécifique au signataire externe recevant le mail
Numéro de l'intervention :
Numéro de l'intervention concernée par cette alerte
Type d'intervention :
Type de l'intervention concernée par cette alerte
Vous avez la possibilité de copier et coller le contenu de ce modèle de mail à partir du texte ci-dessous :
Bonjour, Comme convenu, vous trouverez en pièce jointe le document PDF du : [Type d'intervention] n° [Numéro de l'intervention] En tant que signataire externe, merci de signer cette intervention en cliquant sur le lien suivant : [Lien vers la fenêtre signature-signataire externe] En cas de besoin, n'hésitez pas à nous contacter.
Le Service Prévention |
Pièce jointe
Sélectionner la pièce jointe PDF de l'intervention pour que le signataire externe retrouve le PDF de l'intervention dans son mail
Générer l'alerte mail dans le module COACTIVITE
Pour générer l'alerte mail pour faire signer digitalement les signataires d'une intervention :
Cliquez sur la ligne de l'intervention : la prévisualisation s'affiche à droite (Detail)
Cliquez sur le bouton bleu 3 points (en haut à droite)
Cliquez sur le bouton Prévisualisation pour signature de l'intervention
Dans le bloc Signature : cliquez sur le bouton gris Envoyer un mail de demande de signature situé en bas du bloc
Signature digitale d'une intervention par un signataire externe dans son espace sécurisé
Il existe 2 cas de figure :
Le signataire externe n'a PAS encore créé son mot de passe de connexion à son espace sécurisé
Instructions pour le signataire externe :
Ouvrez le mail envoyé par l'expéditeur no-reply@previsoft.com
Vérifiez les informations de l'intervention (plan de prévention, permis de feu, ...) dans la pièce jointe du mail
Cliquez sur le lien de signature
Cliquez sur le lien bleu Cliquer ici pour (ré)initialiser votre mot de passe (nouvel utilisateur, changement de mot de passe, mot de passe oublié) situé en bas de la page de connexion à PREVISOFT qui s'ouvre
Renseignez votre adresse mail, puis validez la demande
Vous recevez le mail suivant :
Titre : [Previsoft] Réinitialisation de mot de passe
Expéditeur : no-reply@previsoft.com
Cliquez sur le lien de réinitialisation contenu dans le mail reçu (lien valable 24 h)
Dans la fenêtre "Changer le mot de passe pour ..." qui s'ouvre :
Renseignez votre nouveau mot de passe
Confirmez votre nouveau mot de passe
ATTENTION, votre mot de passe doit contenir :
8 caractères minimum
au moins 1 minuscule, 1 majuscule, 1 chiffre et 1 caractère spécial (!@#$&*)
Cliquez sur le bouton Sauvegarder, puis sur le lien pour vous connecter à l'espace sécurisé de PREVISOFT
Authentifiez-vous
Dans le cas où plusieurs clients sont listés et qu'aucun n'est actuellement sélectionné, veuillez choisir le client approprié dans la liste
Cliquez sur le bouton gris Signer à droite
Dessinez votre signature dans le cadre qui s'ouvre :
Cliquez sur le bouton vert Sauvegarder sous la signature pour la valider
Le signataire externe a déjà créé son mot de passe de connexion à son espace sécurisé
Instructions pour le signataire externe :
Ouvrez le mail envoyé par l'expéditeur no-reply@previsoft.com
Vérifiez les informations de l'intervention (plan de prévention, permis de feu, ...) dans la pièce jointe du mail
Cliquez sur le lien de signature pour vous connecter à l'espace sécurisé de PREVISOFT
Authentifiez-vous
Authentifiez-vous
Dans le cas où plusieurs clients sont listés et qu'aucun n'est actuellement sélectionné, veuillez choisir le client approprié dans la liste
Cliquez sur le bouton gris Signer à droite
Dessinez votre signature dans le cadre qui s'ouvre :
Cliquez sur le bouton vert Sauvegarder sous la signature pour la valider
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