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Créer / modifier une alerte mail pour faire signer digitalement une intervention par les signataires externes via l'espace sécurisé
Créer / modifier une alerte mail pour faire signer digitalement une intervention par les signataires externes via l'espace sécurisé
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Écrit par Support
Mis à jour il y a plus d'un mois

PREVISOFT permet de paramétrer des alertes mails pour informer des destinataires de la réalisation d'actions ou de l'état de certaines informations (échéances / retards par rapport à une date) dans les modules de PREVISOFT

Le module COACTIVITE permet à un signataire externe, non utilisateur de PREVISOFT, d'ajouter une signature digitale dans une intervention (plan de prévention, permis de feu, protocole de sécurité, ...) avec la souris / le doigt / le stylet sur l'écran (ordinateur, tablette, smartphone)

ATTENTION !!!!!

Pour que les signataires externes puissent signer digitalement une intervention via une alerte mail :

  • Ce sont des contacts issus d'entreprises extérieures, désignés pour signer une intervention

  • Ils NE doivent PAS être utilisateurs de votre PREVISOFT : l'adresse email utilisée NE doit PAS être celle associée à un compte utilisateur PREVISOFT

  • 2 contacts distincts (d'entreprises extérieures distinctes ou non) NE doivent PAS utiliser la même adresse adresse email (supprimez l'adresse email périmée)

  • Ils doivent :

Ce guide explique :

Par ailleurs :

Spécificités liées à une alerte mail pour faire signer (digitalement) l'intervention à distance par les signataires externes dans le module COACTIVITE

Déclencheur - Paramétrage du déclencheur

Ajoutez le déclencheur spécifique, en sélectionnant successivement :

  • le module : Coactivité

  • le déclencheur :
    ​Faire signer les signataires externes d'une intervention via l'espace sécurisé et/ou demander aux signataires internes d'aller signer l'intervention

Aucun paramétrage n'est nécessaire pour ce déclencheur

Destinataires

Renseignez obligatoirement l'adresse email d'un signataire :
​(vous pouvez en renseigner plusieurs)

  • Coactivité - Signataires externes d'une intervention

    Pour faire signer digitalement les signataires externes de l'intervention

Modèle de mail

Rédigez le modèle de mail en utilisant les balises disponibles :

  • Lien vers la fenêtre signature-signataire externe :

    • Lien de connexion à l'espace sécurisé de signature digitale de l'intervention, spécifique au signataire externe recevant le mail

  • Numéro de l'intervention :

    • Numéro de l'intervention concernée par cette alerte

  • Type d'intervention :

    • Type de l'intervention concernée par cette alerte

Pièce jointe

Sélectionner la pièce jointe PDF de l'intervention si vous souhaitez mettre le PDF de l'intervention dans l'email

Générer l'alerte mail dans le module COACTIVITE

Pour générer l'alerte mail pour faire signer digitalement les signataires externes d'une intervention via l'espace sécurisé et/ou demander aux signataires internes d’aller signer digitalement une intervention :

  • Cliquez sur la ligne de l'intervention : la prévisualisation s'affiche à droite (Detail)

  • Cliquez sur le bouton bleu 3 points (en haut à droite)

  • Cliquez sur le bouton Prévisualisation pour signature de l'intervention

  • Dans le bloc Signature : cliquez sur le bouton gris Envoyer un mail de demande de signature situé en bas du bloc

Les signataires externes ne reçoivent pas les mails de PREVISOFT ?!? :(

  • Faites-leur vérifier dans leur spams la présence éventuelle des mails envoyés par l'expéditeur no-reply@previsoft.com

  • Faites-leur ajouter par leur DSI le domaine previsoft.com en liste blanche

Signature digitale d'une intervention par un signataire externe via l'espace sécurisé

Il existe 2 cas de figure :

Le signataire externe n'a PAS créé son mot de passe de connexion à l'espace sécurisé

Marche à suivre pour le signataire externe :

  • Ouvrez le mail envoyé par l'expéditeur no-reply@previsoft.com

  • Vérifiez les informations de l'intervention (plan de prévention, permis de feu, ...) dans la pièce jointe du mail

  • Cliquez sur le lien de signature

  • Cliquez sur le lien bleu Cliquer ici pour (ré)initialiser votre mot de passe (nouvel utilisateur, changement de mot de passe, mot de passe oublié) situé en bas de la page de connexion à PREVISOFT qui s'ouvre

  • Renseignez votre adresse mail, puis validez la demande

  • Vous recevez le mail suivant :

  • Cliquez sur le lien de réinitialisation contenu dans le mail reçu (lien valable 24 h)

  • Dans la fenêtre "Changer le mot de passe pour ..." qui s'ouvre :

    • Renseignez votre nouveau mot de passe

    • Confirmez votre nouveau mot de passe

    ATTENTION, votre mot de passe doit contenir :

    • 8 caractères minimum

    • au moins 1 minuscule, 1 majuscule, 1 chiffre et 1 caractère spécial (!@#$&*)

  • Cliquez sur le bouton Sauvegarder, puis sur le lien pour vous connecter à l'espace sécurisé de PREVISOFT

  • Authentifiez-vous

  • Cliquez sur le bouton gris Signer

  • Signez avec la souris (ou le doigt / stylet sur votre tablette / mobile), et cliquez sur le bouton vert Save pour enregistrer l'image dessinée

  • Cliquez sur le bouton vert OK pour valider votre signature digitale

Le signataire externe a déjà créé son mot de passe de connexion à l'espace sécurisé

Marche à suivre pour le signataire externe :

  • Ouvrez le mail envoyé par l'expéditeur no-reply@previsoft.com

  • Vérifiez les informations de l'intervention (plan de prévention, permis de feu, ...) dans la pièce jointe du mail

  • Cliquez sur le lien de signature pour vous connecter à l'espace sécurisé de PREVISOFT

  • Authentifiez-vous

  • Cliquez sur le bouton gris Signer

  • Signez avec la souris (ou le doigt / stylet sur votre tablette / mobile), et cliquez sur le bouton vert Save pour enregistrer l'image dessinée

  • Cliquez sur le bouton vert OK pour valider votre signature digitale

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