PREVISOFT permet de paramétrer des alertes mails pour informer des destinataires de la réalisation d'actions ou de l'état de certaines informations (échéances / retards par rapport à une date) dans les modules de PREVISOFT
Le module COACTIVITE permet à un utilisateur de PREVISOFT d'ajouter une signature digitale dans une intervention (plan de prévention, permis de feu, protocole de sécurité, ...) avec la souris / le doigt / le stylet sur l'écran (ordinateur, tablette)
ATTENTION !!!!!
Pour que les signataires internes puissent signer digitalement une intervention via une alerte mail :
Ils sont issus des employés de votre organisation et sont sélectionnés pour signer une intervention.
Ils doivent être utilisateurs de votre PREVISOFT : l'adresse email utilisée est celle associée à leur compte utilisateur PREVISOFT
Ils doivent cliquer :
d'abord sur la balise [Lien vers intervention] à inclure dans le modèle de mail de votre alerte mail (voir ci-dessous)
Et ensuite sur le lien Prévisualisation pour signature de l’intervention
Ce guide explique :
Par ailleurs :
Le guide Créer / modifier une alerte mail pour faire signer digitalement une intervention par les signataires externes via l'espace sécurisé explique comment paramétrer une alerte mail pour faire signer (digitalement) l'intervention à distance par les signataires externes
Le guide Créer / modifier une alerte mail pour être alerté de la signature digitale par tous les signataires d'un plan de prévention, permis de feu, protocole de sécurité,... explique comment paramétrer une alerte mail pour être alerté lorsque tous les signataires (internes/externes) ont signé (digitalement) une intervention
Le guide Les alertes mail dans PREVISOFT liste l'ensemble des alertes mails disponibles dans PREVISOFT
Le guide Créer / modifier une alerte mail explique comment gérer une alerte mail
Spécificités liées à une alerte mail pour faire signer (digitalement) l'intervention par les signataires internes dans le module COACTIVITE
Déclencheur - Paramétrage du déclencheur
Ajoutez le déclencheur spécifique, en sélectionnant successivement :
le module : Coactivité
le déclencheur :
Faire signer les signataires externes d'une intervention via l'espace sécurisé et/ou demander aux signataires internes d'aller signer l'intervention
Aucun paramétrage n'est nécessaire pour ce déclencheur
Destinataires
Renseignez obligatoirement l'adresse email d'un signataire :
(vous pouvez en renseigner plusieurs)
Coactivité - Signataires internes d'une intervention
Pour faire signer digitalement les signataires internes de l'intervention
Modèle de mail
Rédigez le modèle de mail en utilisant les balises disponibles :
Lien vers intervention :
Lien de connexion à la prévisualisation de l'intervention dans PREVISOFT, pour que le signataire interne recevant le mail clique directement sur le bouton 3 points bleu Prévisualisation pour signature de l'intervention et signe sa partie
Numéro de l'intervention :
Numéro de l'intervention concernée par cette alerte
Type d'intervention :
Type de l'intervention concernée par cette alerte
Pièce jointe
Sélectionner la pièce jointe PDF de l'intervention si vous souhaitez mettre le PDF de l'intervention dans l'email
Générer l'alerte mail dans le module COACTIVITE
Pour générer l'alerte mail pour faire signer digitalement les signataires externes d'une intervention via l'espace sécurisé et/ou demander aux signataires internes d’aller signer digitalement une intervention :
Cliquez sur la ligne de l'intervention : la prévisualisation s'affiche à droite (Detail)
Cliquez sur le bouton bleu 3 points (en haut à droite)
Cliquez sur le bouton Prévisualisation pour signature de l'intervention
Dans le bloc Signature : cliquez sur le bouton gris Envoyer un mail de demande de signature situé en bas du bloc
Les signataires internes ne reçoivent pas les mails de PREVISOFT ?!? :(
Faites-leur vérifier dans leur spams la présence éventuelle des mails envoyés par l'expéditeur no-reply@previsoft.com
Faites-leur ajouter par leur DSI le domaine previsoft.com en liste blanche
Signature digitale d'une intervention par un signataire interne dans PREVISOFT
Marche à suivre pour le signataire interne (utilisateur de PREVISOFT) :
Ouvrez le mail envoyé par l'expéditeur no-reply@previsoft.com
Vérifiez les informations de l'intervention (plan de prévention, permis de feu, ...) dans la pièce jointe du mail (si celle-ci est bien présente en pièce jointe)
Cliquez sur le lien de signature " Cliquez ici ! " présent dans le mail
Connectez-vous à PREVISOFT si vous n'êtes pas déjà connecté
L'intervention à signer s'affiche alors à droite de l'écran :
Cliquez sur le bouton bleu en haut à droite
Cliquez sur le menu Prévisualisation pour signature de l'intervention
Cliquez sur le bloc Signature
Signez votre encart en suivant les consignes expliquées dans le guide Gérer vos interventions : plan de prévention, protocole de sécurité, permis de feu, permis de travail, …
Guides associés :