Le menu Licence PREVISOFT est accessible uniquement aux administrateurs.
Il permet, concernant votre licence PREVISOFT :
d'afficher les informations autorisées (modules, option, localisations, entités légales)
de gérer (ajout, modification, retrait) les entités légales
Tous les modules de PREVISOFT s'appuient sur l’arbre des entités, une arborescence de votre organisation (assimilable à une colonne vertébrale), hiérarchie souple composée d’objets banalisés appelés "entités".
Chaque entité est une entité de rattachement, à laquelle on rattache des informations dans les modules de PREVISOFT : évaluation des risques, accident du travail, plan de prévention, contrôle d'équipement, session de formation, bordereau de déchet, plan d'action, …
Une entité peut être également une entité déclarante, c'est à dire une entité légale faisant l'objet d'une déclaration administrative en tant qu'"établissement", identifié par un numéro SIRET.
Les entités déclarantes sont TRES IMPORTANTES dans PREVISOFT !!!
Sans entité déclarante, vous ne pouvez pas :
Générer le PDF d'un Document Unique
Faire une DAT (Déclaration d'Accident du Travail)
Rédiger un plan de prévention, protocole de sécurité, permis de feu, ...
Suivre / gérer les autorisations de conduite, les habilitations électriques / ATEX
Rédiger un bordereau de suivi de déchets
...
Pour qu'une entité déclarante (et ses entités enfants) s'affiche dans l'arbre des entités, il faut obligatoirement :
Ajouter l'entité légale dans la licence PREVISOFT :
Numéro SIREN (*)
Nombre de salariés
Obtenir la validation de l'entité légale enregistrée dans la licence PREVISOFT
Renseigner le numéro SIRET de l'entité déclarante dans le menu Entités
Dans le menu Entités de la liste des Ressources, la colonne Licence activée affiche Oui si le SIREN de l'entité déclarante associée à l'entité est enregistré dans la licence
(*) Il est possible d'ajouter un numéro SIRET (14 chiffres sans espace séparateur) plutôt qu'un numéro SIREN (9 chiffres sans espace séparateur), si l'intention est de se concentrer exclusivement sur un établissement spécifique, délimitant ainsi un périmètre opérationnel restreint, contrairement à l'approche habituelle qui préconise de travailler à l'échelle d'un groupe d'entreprises
Liste des fonctionnalités présentées dans ce guide :
Si vous utilisez PREVISOFT en Mode On-Premise (Mode Serveur), merci de consulter ce guide
Accéder à l'interface dédiée à la gestion de la Licence PREVISOFT
L'interface dédiée à la gestion de la Licence PREVISOFT est accessible en cliquant successivement sur les boutons :
Menu principal
Administration
Licence PREVISOFT
Les administrateurs paramètrent les droits d'accès aux fonctionnalités de PREVISOFT, pour les attribuer ensuite aux utilisateurs définis dans le menu Utilisateurs
Gérer les entités légales de votre licence
Quand vous utilisez PREVISOFT, le périmètre des entités légales couvertes par votre licence PREVISOFT s'affiche à gauche.
Chaque entité légale est définie par :
un numéro SIREN (*)
un nombre de salariés
un statut de validation dans votre licence PREVISOFT
(*) Il est possible d'utiliser un numéro SIRET (14 chiffres sans espace séparateur) plutôt qu'un numéro SIREN (9 chiffres sans espace séparateur), si l'intention est de se concentrer exclusivement sur un établissement spécifique, délimitant ainsi un périmètre opérationnel restreint, contrairement à l'approche habituelle qui préconise de travailler à l'échelle d'un groupe d'entreprises
Concernant vos entités légales, vous pouvez réaliser les opérations suivantes :
Demande d'ajout d'une entité légale
Pour ajouter une entité légale :
Cliquez sur le bouton vert Ajouter une entité légale
Renseignez obligatoirement le numéro SIREN (*) dans le champ Entité légale
(9 chiffres sans espace séparateur)
Renseignez obligatoirement le nombre de salariés (nombre entier)
Cliquez sur le bouton vert Sauvegarder
(*) Il est possible d'ajouter un numéro SIRET (14 chiffres sans espace séparateur) plutôt qu'un numéro SIREN (9 chiffres sans espace séparateur), si l'intention est de se concentrer exclusivement sur un établissement spécifique, délimitant ainsi un périmètre opérationnel restreint, contrairement à l'approche habituelle qui préconise de travailler à l'échelle d'un groupe d'entreprises
La ligne s'ajoute dans le tableau Périmètre des entités légales avec le statut de validation :
Ajout en attente de validation
(Nota : vous pouvez cliquer sur le bouton 3 point à droite de l'entité légale pour supprimer la demande)
Une conversation dans le LiveChat s'affiche (en bas à droite) pour vous informer de la bonne prise en compte de votre demande par PREVISOFT, puis de son traitement
Quand votre demande est traitée, dans le tableau Périmètre des entités légales :
Si l'ajout est validé : la colonne Statut de validation affiche Validé
Si l'ajout n'est pas validé : la colonne Statut de validation affiche Pas incluse dans la licence
Demande d'ajout de plusieurs entités légales
Pour ajouter plusieurs entité légale :
Cliquez sur le bouton Déposer un fichier CSV
Sélectionnez un fichier contenant les entités légales à ajouter, en respectant le format suivant :
Fichier enregistré au format CSV (séparateur des colonnes = point-virgule)
Sans titre de colonne
2 colonnes :
Numéro SIREN ou SIRET
Nombre d’employés (sans séparateur de milliers)
Validez la sélection
Les lignes s'ajoutent dans le tableau Périmètre des entités légales avec le statut de validation :
Ajout en attente de validation
(Nota : vous pouvez cliquer sur le bouton 3 point à droite d'une entité légale pour supprimer la demande)
Une conversation dans le LiveChat s'affiche (en bas à droite) pour vous informer de la bonne prise en compte de votre demande par PREVISOFT, puis de son traitement
Quand votre demande est traitée, dans le tableau Périmètre des entités légales :
Si l'ajout est validé : la colonne Statut de validation affiche Validé
Si l'ajout n'est pas validé : la colonne Statut de validation affiche Pas incluse dans la licence
Demande de modification du nombre de salariés d'une entité légale
Pour demander la modification du nombre de salariés d'une entité légale :
Cliquez sur le bouton 3 point à droite de l'entité légale
Cliquez sur le bouton Demander la modification du nombre de salariés
Renseignez obligatoirement le nombre de salariés (nombre entier)
Cliquez sur le bouton vert Sauvegarder
La ligne dans le tableau Périmètre des entités légales est modifiée :
la colonne Nombre de salariés affiche :
en gris : la valeur modifiée en attente de validation
en noir : le libellé Actuel suivi du nombre de salariés actuel
la colonne Statut de validation affiche :
la valeur Modification du nombre de salariés en attente de validation
Une conversation dans le LiveChat s'affiche (en bas à droite) pour vous informer de la bonne prise en compte de votre demande par PREVISOFT, puis de son traitement
Quand votre demande est traitée, dans le tableau Périmètre des entités légales :
La colonne Nombre de salariés affiche la valeur finalement validée par PREVISOFT
la colonne Statut de validation affiche la valeur Validée
Demande de retrait d'une entité légale
Pour demander le retrait d'une entité légale :
Cliquez sur le bouton 3 point à droite de l'entité légale
Cliquez sur le bouton Demander le retrait du SIREN/SIRET
Confirmez votre demande en cliquant sur Oui
La ligne dans le tableau Périmètre des entités légales est modifiée, avec la colonne Statut de validation qui affiche la valeur :
Demande de retrait en attente de validation
Une conversation dans le LiveChat s'affiche (en bas à droite) pour vous informer de la bonne prise en compte de votre demande par PREVISOFT, puis de son traitement
Quand votre demande est traitée, dans le tableau Périmètre des entités légales :
la colonne Statut de validation affiche la valeur Pas incluse dans la licence
Consulter la liste des modules autorisés pour votre licence
La liste des modules potentiellement autorisés pour votre Licence PREVISOFT s'affiche à droite en haut :
Consulter la liste des options autorisées pour votre licence
La liste des options potentiellement autorisées pour votre Licence PREVISOFT s'affiche à droite au milieu :
Consulter la liste des localisations autorisées pour votre licence
Une localisation est un préparamétrage nécessaire pour le fonctionnement de PREVISOFT.
La liste des localisations potentiellement autorisées pour votre Licence PREVISOFT s'affiche à droite en bas :
