Liste des fonctionnalités présentées dans ce guide :
Accéder à l'interface dédiée à la gestion des entités
L'interface dédiée à la gestion des entités est accessible en cliquant successivement sur les boutons :
Menu principal
Liste des ressources
Entités
Les administrateurs paramètrent l'accès des utilisateurs à ces fonctionnalités dans le menu Profils de groupes d'utilisateurs (ou Groupes d'utilisateurs), dans le bloc Droits sur les ressources :
Menu Liste des ressources
Menu Entités
Créer une entité
Cliquez sur le bouton vert Ajouter en haut à gauche pour ajouter une entité
Vous accédez à la fenêtre Créer ou éditer une entité
Informations générales
Dans l'arbre des entités, sélectionnez une entité uniquement si vous souhaitez la désigner en tant qu'entité parente de l'entité que vous êtes en train d'éditer
L'entité que vous éditez est donc une entité enfant (sous-entité) de l'entité parente sélectionnée dans l'arbre
Détachez une entité de son parent en cliquant sur la case à cocher située à sa droite
L'entité que vous éditez se retrouvera alors au premier niveau de votre arbre
Sélectionnez un responsable de l'entité dans la liste du personnel uniquement si vous souhaitez l'afficher dans les éditables PDF des interventions (plan de prévention, protocole de sécurité, permis de feu, ...)
Renseignez le nom de l'entité : c'est le nom de votre nouvelle entité qui s'affichera dans l'arbre des entités
Son renseignement est obligatoire
Sélectionnez une localisation dans la liste proposée pour appliquer le paramétrage attendu à la nouvelle entité
La localisation va permettre d'orienter l'utilisation des modules (exemple : le régime des salariés pour les DAT)
Cette sélection est obligatoire
La localisation ne peut plus être modifiée après la sauvegarde de cette nouvelle entité
Sélectionnez une icône, qui s'affichera à droite de la ligne de cette nouvelle entité dans l'arbre des entités
Cette sélection est obligatoire
L'icône est utile pour une sélection rapide dans l'arbre (cliquez ici pour plus d'informations à ce sujet)
Cliquez sur le bouton Sauvegarder pour enregistrer cette nouvelle entités et accéder aux autres informations associées
Vous pouvez alors modifier cette entité (cf. partie Modifier une entité ci-dessous)
Modifier une entité
Pour modifier une entité :
Cliquez sur la ligne de l'entité : la prévisualisation s'affiche à droite (Detail)
Cliquez sur le bouton vert Editer
Vous accédez à la fenêtre Créer ou éditer une entité
Informations générales
Sélectionnez une entité dans l'arbre des entités uniquement si :
cette entité est une entité enfant (sous-entité) d'une entité existante (qui deviendra alors l'entité parent de cette entité)
vous souhaitez modifier l'entité parente de cette entité
La localisation n'est pas modifiable après la sauvegarde d'une nouvelle entité.
Modifiez éventuellement le nom de l'entité : c'est le nom de l'entité qui s'affichera dans l'arbre des entités
Son renseignement est obligatoire
Cochez la case Déclarante uniquement si cette entité est une entité déclarante (entité faisant l'objet d'une déclaration administrative en tant qu'"établissement")
Puis renseignez obligatoirement :
Sa raison sociale : elle s'affichera dans les documents déclaratifs (Document Unique, Déclaration d'Accident du Travail, Plan de prévention, Bordereau de suivi de déchets, ...)
Son numéro SIRET (14 chiffres) : ce numéro SIRET (14 chiffres) ou le numéro SIREN associé (9 chiffres) doit être enregistré dans la licence PREVISOFT pour pouvoir afficher l'entité déclarante dans l'arbre des entités.
Renseignez éventuellement les champs :
CRAM :
Champ utilisé pour la déclaration d'accident du travail (DAT) du module AT/MP
Cas d'une entité déclarante :
sélectionnez la CRAM associée
Cas d'une entité de rattachement NON déclarante :
Il n'est pas nécessaire d'associer une CRAM : la déclaration d'accident du travail (DAT) du module AT/MP associe automatiquement la CRAM associée à l'entité déclarante parente
Code du risque :
ATTENTION :
Ce N'est PAS le code APE (activité principale exercée)
Ce N'est PAS le code NAF (nomenclature d’activité française)
C'est un champ utilisé pour la déclaration d'accident du travail (DAT) du module AT/MP
Cas d'une entité déclarante :
Sélectionnez le code risque associé
Cas d'une entité de rattachement NON déclarante :
Il n'est pas nécessaire d'associer un code risque : la déclaration d'accident du travail (DAT) du module AT/MP associe automatiquement le code risque associé à l'entité déclarante parente
Téléphone de l'entité
Email de l'entité
Code entité : chaine de caractères identifiant l'entité de façon unique (sans doublon) et permanente, si vous utilisez le service BRIDGE
Logo : sélectionnez un document de type "photo" dans la liste des documents disponibles enregistrés dans la base documentaire
Sélectionnez un responsable de l'entité dans la liste du personnel uniquement si vous souhaitez l'afficher dans les éditables PDF des interventions (plan de prévention, protocole de sécurité, permis de feu, ...).
Icône
Sélectionnez éventuellement une autre icône, qui s'affichera à droite de la ligne de cette entité dans l'arbre des entités.
Adresse entité
Renseignez éventuellement les champs :
Adresse (numéro, rue, etc.) : Adresse principale de l’entité (correspond au champ "Adresse n°1" de Net-Entreprises)
Point de remise (num appartement, étage, etc.) : Complétez éventuellement l’adresse de l’entité (correspond au champ "Adresse n°2" de Net-Entreprises)
Complément (entrée, immeuble, tour, etc.) : Complétez éventuellement l’adresse de l’entité (correspond au champ "Adresse n°3" de Net-Entreprises)
Mention de distribution (lieu dit, BP, etc.) : Complétez éventuellement de l’entité (correspond au champ "Adresse n°4" de Net-Entreprises)
Code postal
Ville
Pays
Renseignez ces champs dans les situations suivantes :
si l'entité est déclarante, pour les afficher dans les documents déclaratifs (Document Unique, Déclaration d'Accident du Travail, Plan de prévention, Bordereau de suivi de déchets, ...)
si l'adresse de l'entité de rattachement doit être précisée dans la Déclaration d'Accident du Travail (DAT)
Fonctionnalités avancées
Cochez la case Type DU uniquement
si l'entité n'est pas déclarante
si vous en avez l'utilité
Service de Prévention et de Santé au Travail
Sélectionnez éventuellement une ou plusieurs entreprises extérieures (issues de la liste des entreprises extérieures avec l'activité "Service de Prévention et de Santé au Travail") pour:
Les associer à l'entité
Proposer cette liste de Services de Santé au Travail à la sélection dans la Déclaration d'Accident du Travail (DAT) et dans la gestion des visites médicales
Heures travaillées
Cette partie affiche les valeurs du nombre d'heures et du nombre d'employés de chaque mois de chaque année de chaque entité déclarante renseignées dans le menu Heures travaillées de la liste des Ressources
Sauvegardez votre travail en cliquant sur le bouton vert Sauvegarder en haut à droite du formulaire
Guides associés :
Archiver / Désactiver une entité
Le bouton Archiver / Désactiver permet de rendre "inactive" une ligne (entité), qui va alors disparaître de votre table
Cette information n'est pas supprimée mais devient "archivée"
Si vous archivez / désactivez une entité et que vous avez le message "Cet élément est lié à une autre donnée" :
Cela signifie que c'est une entité parente, rattachée à au moins une entité enfant qui n'est pas archivée / désactivée
Pour archiver / désactiver une entité parente rattachée à des entités enfants :
Désactivez d'abord toutes les entités enfants de cette entité parente
Désactivez ensuite cette entité parente
Sinon, vous vous risquez d'avoir un message d'erreur lors de l'archivage / désactivation.
Supprimer une entité / Faire disparaître une entité de l'arbre des entités
Si vous supprimez une entité et que vous avez le message "Cet élément est lié à une autre donnée" :
Cela signifie que l'entité a des données liées dans un ou plusieurs modules, et ne peut donc pas être supprimée.
Pour supprimer définitivement une entité :
Effacez toutes les données liés à l'entité dans tous les modules
Purgez les logs utilisateurs
Attention : cette opération supprime les logs des entités qui ne sont pas à supprimer !Supprimez cette entité
Pour supprimer définitivement une entité parente rattachée à des entités enfants :
Supprimez d'abord toutes les entités enfants de cette entité parente
Supprimez ensuite cette entité parente suivant la méthode ci-dessus
Vous souhaitez simplement faire disparaître l'entité de l'arbre des entités ?
Archivez / désactivez l'entité au lieu de la supprimer
Vous pourrez toujours la réactiver, et faire réapparaitre les données rattachées à cette entité dans les différents modules de PREVISOFT
Dupliquer une entité
Il n'est pas possible de dupliquer une entité