Le menu Licence PREVISOFT est accessible uniquement aux administrateurs.
Il permet, concernant votre licence PREVISOFT :
d'afficher les informations autorisées (modules, option, localisations, entités légales)
de gérer (ajout, modification, retrait) les entités légales
Tous les modules de PREVISOFT s'appuient sur l’arbre des entités, une arborescence de votre organisation (assimilable à une colonne vertébrale), hiérarchie souple composée d’objets banalisés appelés "entités".
Chaque entité est une entité de rattachement, à laquelle on rattache des informations dans les modules de PREVISOFT : évaluation des risques, accident du travail, plan de prévention, contrôle d'équipement, session de formation, bordereau de déchet, plan d'action, …
Une entité peut être également une entité déclarante, c'est à dire une entité faisant l'objet d'une déclaration administrative en tant qu'"établissement", identifié par un numéro SIRET.
Les entités déclarantes sont TRES IMPORTANTES dans PREVISOFT !!!
Sans entité déclarante, vous ne pouvez pas :
Générer le PDF d'un Document Unique
Faire une DAT (Déclaration d'Accident du Travail)
Rédiger un plan de prévention, protocole de sécurité, permis de feu, ...
Suivre / gérer les autorisations de conduite, les habilitations électriques / ATEX
Rédiger un bordereau de suivi de déchets
...
Le renseignement du numéro SIRET d'une entité déclarante est obligatoire.
Le SIRET ou le SIREN d'une entité déclarante doit être enregistré dans la licence PREVISOFT en tant que "entité légale" pour pouvoir afficher l'entité déclarante (et ses entités enfants) dans l'arbre des entités :
Si vous enregistrez un numéro SIRET (14 chiffres sans espace séparateur), vous devez renseigner ce numéro SIRET pour l'entité déclarante
Si vous enregistrez un numéro SIREN (9 chiffres sans espace séparateur), vous devez renseigner un numéro SIRET commençant par les 9 premiers chiffres du SIREN pour l'entité déclarante
Nota : dans le menu Entités de la liste des Ressources, la colonne Licence activée affiche la valeur Oui si le SIRET / SIREN de l'entité déclarante associée à l'entité est bien enregistré dans la licence.
Liste des fonctionnalités présentées dans ce guide :
Si vous utilisez PREVISOFT en Mode SaaS, merci de consulter ce guide
Accéder à l'interface dédiée à la gestion de la Licence PREVISOFT
L'interface dédiée à la gestion de la Licence PREVISOFT est accessible en cliquant successivement sur les boutons :
Menu principal
Administration
Licence PREVISOFT
Seuls les administrateurs accèdent à ces fonctionnalités
Gérer les entités légales de votre licence PREVISOFT Mode On-Premise (Mode Serveur)
Quand vous utilisez PREVISOFT en mode On-Premise (Mode Serveur), le périmètre des entités légales couvertes par votre licence PREVISOFT s'affiche à gauche.
Chaque entité légale est définie par :
un numéro (SIREN ou SIRET)
un nombre de salariés
un statut de validation dans votre licence PREVISOFT
Concernant vos entités légales, vous pouvez réaliser les opérations suivantes :
Demande d'ajout d'une entité légale - PREVISOFT Mode On-Premise (Mode Serveur)
Pour ajouter une entité légale :
Cliquez sur le bouton vert Ajouter une entité légale
Renseignez obligatoirement dans le champ Entité légale :
les 9 chiffres d'un SIREN
OU
les 14 chiffres d'un SIRET
Renseignez obligatoirement le nombre de salariés (nombre entier)
Cliquez sur le bouton vert Sauvegarder
La ligne s'ajoute dans le tableau Périmètre des entités légales avec le statut de validation :
Ajout en attente de validation
Pour que PREVISOFT traite votre demande :
Cliquez sur le bouton Générer le fichier de licence
Envoyez le fichier sauvegardé par mail au Service Support PREVISOFT (support@previsoft.fr)
Pour mettre à jour votre licence avec les informations transmises par PREVISOFT :
Cliquez sur la zone Cliquez ou déposez un fichier .lic
Sélectionnez le fichier .lic transmis par PREVISOFT
Cliquez sur le bouton bleu Exécuter le fichier de licence
Quand votre demande est traitée, dans le tableau Périmètre des entités légales :
Si l'ajout est validé : la colonne Statut de validation affiche Validé
Si l'ajout n'est pas validé : la colonne Statut de validation affiche Pas incluse dans la licence
Demande d'ajout de plusieurs entités légales - PREVISOFT Mode On-Premise (Mode Serveur)
Pour ajouter plusieurs entité légale :
Cliquez sur le bouton Déposer un fichier CSV
Sélectionnez un fichier contenant les entités légales à ajouter, en respectant le format suivant :
Fichier enregistré au format CSV (séparateur des colonnes = point-virgule)
Sans titre de colonne
2 colonnes :
Numéro SIREN ou SIRET
Nombre d’employés (sans séparateur de milliers)
Validez la sélection
Les lignes s'ajoutent dans le tableau Périmètre des entités légales avec le statut de validation :
Ajout en attente de validation
Pour que PREVISOFT traite votre demande :
Cliquez sur le bouton Générer le fichier de licence
Envoyez le fichier sauvegardé par mail au Service Support PREVISOFT (support@previsoft.fr)
Pour mettre à jour votre licence avec les informations transmises par PREVISOFT :
Cliquez sur la zone Cliquez ou déposez un fichier .lic
Sélectionnez le fichier .lic transmis par PREVISOFT
Cliquez sur le bouton bleu Exécuter le fichier de licence
Quand votre demande est traitée, dans le tableau Périmètre des entités légales :
Si l'ajout est validé : la colonne Statut de validation affiche Validé
Si l'ajout n'est pas validé : la colonne Statut de validation affiche Pas incluse dans la licence
Demande de modification du nombre de salariés d'une entité légale - PREVISOFT Mode On-Premise (Mode Serveur)
Pour demander la modification du nombre de salariés d'une entité légale :
Cliquez sur le bouton 3 point à droite de l'entité légale
Cliquez sur le bouton Demander la modification du nombre de salariés
Renseignez obligatoirement le nombre de salariés (nombre entier)
Cliquez sur le bouton vert Sauvegarder
La ligne dans le tableau Périmètre des entités légales est modifiée :
la colonne Nombre de salariés affiche :
en gris : la valeur modifiée en attente de validation
en noir : le libellé Actuel suivi du nombre de salariés actuel
la colonne Statut de validation affiche :
la valeur Modification du nombre de salariés en attente de validation
Pour que PREVISOFT traite votre demande :
Cliquez sur le bouton Générer le fichier de licence
Envoyez le fichier sauvegardé par mail au Service Support PREVISOFT (support@previsoft.fr)
Pour mettre à jour votre licence avec les informations transmises par PREVISOFT :
Cliquez sur la zone Cliquez ou déposez un fichier .lic
Sélectionnez le fichier .lic transmis par PREVISOFT
Cliquez sur le bouton bleu Exécuter le fichier de licence
Quand votre demande est traitée, dans le tableau Périmètre des entités légales :
La colonne Nombre de salariés affiche la valeur finalement validée par PREVISOFT
la colonne Statut de validation affiche la valeur Validée
Demande de retrait d'une entité légale - PREVISOFT Mode On-Premise (Mode Serveur)
Pour demander le retrait d'une entité légale :
Cliquez sur le bouton 3 point à droite de l'entité légale
Cliquez sur le bouton Demander le retrait du SIREN/SIRET
Confirmez votre demande en cliquant sur Oui
La ligne dans le tableau Périmètre des entités légales est modifiée, avec la colonne Statut de validation qui affiche la valeur :
Demande de retrait en attente de validation
Pour que PREVISOFT traite votre demande :
Cliquez sur le bouton Générer le fichier de licence
Envoyez le fichier sauvegardé par mail au Service Support PREVISOFT (support@previsoft.fr)
Pour mettre à jour votre licence avec les informations transmises par PREVISOFT :
Cliquez sur la zone Cliquez ou déposez un fichier .lic
Sélectionnez le fichier .lic transmis par PREVISOFT
Cliquez sur le bouton bleu Exécuter le fichier de licence
Quand votre demande est traitée, dans le tableau Périmètre des entités légales, la colonne Statut de validation affiche la valeur :
Pas incluse dans la licence
Consulter la liste des modules autorisés pour votre licence
La liste des modules potentiellement autorisés pour votre Licence PREVISOFT s'affiche à droite en haut :
Consulter la liste des options autorisées pour votre licence
La liste des options potentiellement autorisées pour votre Licence PREVISOFT s'affiche à droite au milieu :
Consulter la liste des localisations autorisées pour votre licence
Une localisation est un préparamétrage nécessaire pour le fonctionnement de PREVISOFT.
La liste des localisations potentiellement autorisées pour votre Licence PREVISOFT s'affiche à droite en bas :
