Aperçu
L’envoi de courriels automatisé vous aide à gagner du temps, standardiser vos communications et réduire les oublis. Dans ProgressionLIVE, vous pouvez déclencher des courriels (et parfois des SMS) selon l’état d’une tâche, un délai, ou des données précises contenues dans vos tâches.
Principaux bénéfices et cas d’usage
Accélérer l’envoi de documents (facture, bon de travail, pièces jointes) sans intervention manuelle
Améliorer la communication client (en route, rappel de rendez-vous, préparation des lieux)
Renforcer la coordination interne (approbations, rappels, étapes clés)
Réduire les erreurs et les oublis grâce à des déclencheurs fiables et répétables
Note: Nouveauté du March 20th, 2024 : de nouveaux déclencheurs permettent d’envoyer des courriels après un délai suivant un changement d’état ou en se basant sur des données de tâche.
Note: Nouveauté du August 24th, 2023 : ajout de variables dynamiques dans les modèles de courriels et SMS (avec valeur par défaut si un champ est vide).
Configurer un envoi de courriel automatisé
Les étapes essentielles pour créer un courriel automatique, du déclencheur au contenu.
1) Créer (ou choisir) une automatisation
Ouvrez le module d’automatisation dans ProgressionLIVE.
Choisissez une automatisation existante dans la boutique d’automatisation ou créez-en une nouvelle.
Sélectionnez le canal Courriel (ou SMS si vous souhaitez envoyer un texto).
2) Choisir le déclencheur
Vous pouvez déclencher un courriel de plusieurs façons, selon vos besoins.
Déclencher après un délai suivant un changement d’état
Exemples :
24 heures après qu’une tâche passe à l’état « Terminée », envoyer un courriel au client
1 semaine après qu’une soumission soit toujours à l’état « Soumission – Envoyé au client », relancer le client
48 heures après qu’une tâche soit « En attente de validation », envoyer un rappel au responsable
Tip: Utilisez ce type de déclencheur pour les relances, les rappels internes et les suivis post-travaux.
Déclencher selon une date/heure dans la tâche
Exemples :
Envoyer un courriel 24 heures avant le rendez-vous d’une tâche
Envoyer un courriel 15 minutes avant l’heure de rendez-vous à la ressource humaine assignée
Important: Assurez-vous que la date/heure de rendez-vous est bien remplie dans la tâche. Sinon, prévoyez un comportement alternatif (voir “variables dynamiques” plus bas).
3) Rédiger le contenu avec des variables dynamiques
Les variables dynamiques permettent de personnaliser automatiquement vos messages avec les infos provenant des :
Tâches
Clients
Emplacements
Ressources humaines
Ce que ça permet :
Valeurs dynamiques : insérer des champs (ex. nom du client, date de rendez-vous, adresse, numéro de tâche)
Champs vides : définir une valeur par défaut si une info est manquante
Mise en forme : utiliser gras/italique/souligné pour faire ressortir l’essentiel
Pro tip: Pour éviter un message “cassé”, mettez une valeur par défaut sur les champs critiques (ex. “Heure à confirmer” si l’heure de rendez-vous est vide).
4) Définir les destinataires et activer l’automatisation
Choisissez à qui envoyer le courriel (client, ressource humaine assignée, responsable, etc.).
Testez votre scénario avec un cas réel (ou une tâche interne de test).
Activez l’automatisation quand le rendu est conforme.
Important: Si vous envoyez automatiquement une facture ou un bon de travail dès la fin des travaux, vérifiez que le contenu est final. Une fois le courriel envoyé, vous ne pourrez pas “annuler” l’envoi.
Exemples concrets et bonnes pratiques pour éviter les pièges.
Automatiser l’envoi de la facture ou du bon de travail à la fin des travaux
Est-ce pour vous ?
Si vous perdez du temps à envoyer des factures manuellement ou à réécrire chaque courriel, ce scénario est un gros gain.
Cas d’usage
Mario répare un évier. Il ajoute les pièces, entre son temps, termine la tâche et fait signer le client. Pendant qu’il quitte, la facture (ou le bon de travail) est déjà dans la boîte courriel du client.
Bonnes pratiques
Validation avant envoi : déclenchez l’envoi à une étape subséquente si un admin doit valider
Envoi immédiat : utilisez-le seulement si vos équipes finalisent toujours le contenu avant de clôturer
Notifier vos employés lors d’étapes importantes
Est-ce pour vous ?
Si votre coordination dépend d’un coordonnateur (ou de “chasse aux infos”), automatisez les alertes internes.
Cas d’usage
Stéphanie place une soumission en approbation interne. Serge reçoit un courriel l’informant qu’il doit approuver avant l’envoi au client.
Bonnes pratiques
Ciblez le VRAIMENT important pour éviter de noyer tout le monde sous les notifications
Soyez explicite : pourquoi le courriel est envoyé et quelle est la prochaine étape
Soyez créatifs : informer, partager une info clé, ou même souligner une fin de projet
Note: Si vos employés utilisent peu les courriels sur la route, reproduisez le même concept via SMS.
Notifier les clients que vous êtes en chemin
Est-ce pour vous ?
Si vos clients demandent constamment “vous arrivez quand ?”, ce scénario réduit la friction et améliore l’expérience.
Cas d’usage
Mario termine une tâche, ouvre la suivante, change l’état à “En route”. Le client reçoit un courriel l’avertissant que le technicien est en chemin.
Bonnes pratiques
Évitez les promesses trop précises (ex. “dans 10 minutes”) si vous ne pouvez pas garantir
Pour travaux sans présence client : envoyez des notifications d’avancement à chaque étape clé
Envoyer des documents et informations sur les travaux à venir
Est-ce pour vous ?
Parfait si le client doit remplir un formulaire (décharge), préparer les lieux, ou recevoir des plans/documents.
Cas d’usage
Patrick planifie une tâche avec machinerie lourde. Lorsqu’elle est mise à l’horaire, un courriel part automatiquement avec la décharge et les instructions.
Bonnes pratiques
Document requis dans la tâche : assurez-vous que la pièce jointe est ajoutée avant l’état déclencheur
Poids des pièces jointes : vérifiez que vos documents respectent les limites habituelles des courriels
Formats : vous pouvez envoyer Excel, photos, PDF, etc. (et même des exemples de réalisations)
FAQs
Est-ce que je peux envoyer un courriel après un changement d’état, mais avec un délai ?
Oui. Vous pouvez déclencher un envoi après un délai suivant un changement d’état (ex. 24 h après “Terminée”).
Est-ce que je peux envoyer un courriel basé sur une date/heure dans la tâche ?
Oui. Vous pouvez déclencher un envoi avant un rendez-vous (ex. 24 h avant) ou juste avant (ex. 15 min avant).
Comment personnaliser mes courriels avec les infos du client ou de la tâche ?
Utilisez les variables dynamiques pour insérer automatiquement des champs provenant des tâches, clients, emplacements ou ressources humaines.
Que se passe-t-il si une variable dynamique est vide ?
Vous pouvez définir une valeur par défaut pour garder un courriel cohérent même si une donnée manque.
Dois-je envoyer la facture automatiquement dès la fin des travaux ?
Ça dépend de votre processus. Si une validation est nécessaire, déclenchez l’envoi à une étape subséquente. Si l’envoi est immédiat, assurez-vous que le contenu est final avant de terminer la tâche.