تنوع طرق تتبع المنتجات في المخزون حسب نوعها وتصنيفها، يمكن تتبع المنتج من خلال: الرمز التعريفي (SKU)، رقم التشغيلة (Batch ID)، الرقم التسلسلي (Serial Number). تتيح لك منصة رِواء التتبع بهذه الطرق الثلاثة. يعتبر الرمز التعريفي (SKU) الرمز الأساسي لحفظ المنتج بالمخزون والتعريف به، يجب إضافته على جميع المنتجات التي تقوم بإضافتها/رفعها على المنصة لتتمكن من إدارة المخزون بشكل صحيح.
من خلال بيانات المنتج (منتج من نوع واحد، منتج متعدد الأنواع) يمكنك تفعيل أحد الخيارات التالية:
خيار التتبع برقم التشغيلة (رقم الدفعة - Batch ID): يتيح لك رقم التشغيلة إمكانية تمييز كل دفعة برقم معين، وتتبعها منذ تاريخ إنشائها حتى تاريخ انتهاء صلاحيتها. عادةً ما يستخدم رقم الدفعة فِي المنتجات التي تم تصنيعها بنفس الوقت، أي أن لها نفس تاريخ الصلاحية مثل: الأدوية والمواد الغذائية.
خيار التتبع بالرقم التسلسلي (Serial Number): يتيح لك هذا الخيار تمييز كل منتج عن غيره، يستخدم الرقم لمرة واحدة لعنصر واحد فقط. لمزيد من التفاصيل اضغط هنا.
نوضح في هذا المقال طريقة إضافة المنتج (من نوع واحد) المتتبع برقم التشغيلة.
⚠️ المنتج المتتبع لا يقبل الربط حالياً مع المتاجر الإلكترونية (زد، سلة، ووكوميرس).
خطوات إضافة المنتج
لإضافة متتبع برقم التشغيلة (رقم الدفعة - Batch ID) انتقل إلى:
المنتجات والمخزون> المنتجات> منتج جديد.
حدد نوع المنتج: منتج من نوع واحد.
المعلومات الرئيسية
أدخل البيانات المطلوبة:
اسم المنتج: يظهر على فاتورة البيع وعلى باركود المنتج عند طباعته، يمكنك إضافته بشكل مختصر باللغة العربية والإنجليزية في نفس الحقل.
⚠️ لتجنب إطالة الفاتورة. احرص على اختصار القيم التي تدخلها في هذا الحقل.
الرمز التعريفي(SKU): هو وحدة حفظ المخزون (Stock Keeping Unit)، عبارة عن رمز فريد بالمنتج (لا يتكرر على أي منتج آخر) يتكون من أرقام وأحيانًا حروف، يمكنك إضافة الرمز العالمي المخصص للمنتج أو الرمز المعتمد للمنتج بحسب آلية الفهرسة والتصنيف في منشأتك، إذا لم يتوفر لديك الرمز بإمكانك توليده باختيار: توليد الرمز، وسيتم إضافة رمز افتراضي من النظام بشكل تلقائي يتكون من 12 رقم.
ℹ️ يستخدم هذا الرمز لتسهيل متابعة الكميات المتوفرة مِن المنتج في قسم المنتجات "مخزون المنتجات في المنصة"، عمليات البيع وإصدار الفواتير، البحث عن المنتج في التقارير، وإصدار فواتير المشتريات وفواتير مردود المشتريات، جرد مخزون، تحويل مخزون، إخراج مخزون.
الرمز الشريطي Barcode (اختياري): مجموعة من الأرقام التي تميز المنتجات عن بعضها، في هذا الحقل يمكنك إضافة نفس الرمز التعريفي (SKU) للمنتج أو يمكن إضافة رمز آخر.
الوصف(اختياري): وصف المنتج.
ℹ️ يعتبر الوصف من بيانات المنتج في المخزون، ولا يظهر على فاتورة البيع. يعتمد النظام اسم المنتج لعرضه على فاتورة البيع.
إضافة صور المنتج
صورة المنتج(اختيارية): بإمكانك رفع صورة للمنتج لتظهر في شاشة البيع عند الكاشير عند اختيار واجهة البيع بالصور.
لإضافة صورة المنتج اضغط على: البحث عن الصور، لرفع صور المنتج المحفوظة على جهازك. أو قم بسحب الصور من جهازك وقم بإفلاتها بالمكان المخصص. لمزيد من التفاصيل حول إضافة صورة المنتج، اضغط هنا.
تفعيل خيار تتبع المنتج
ضع علامة (✔) عند خيار: تتبع المنتج.
اختر نوع التتبع: رقم التشغيلة.
كميات المنتج والأسعار
أضف تفاصيل الكمية والأسعار.
التكلفة الأولية: المبلغ الذي تم دفعه للمورد لشراء المنتج أو مقابل تصنيعه، وهي مهمة لحساب صافي الدخل بشكل صحيح، يتم إضافة التكلفة للوحدة الواحدة "الحبة" "بالريال السعودي، غير شاملة الضريبة".
⚠️ لا يمكن إضافة التكلفة الأولية أو التعديل عليها يدوياً بعد حفظ بيانات المنتج.
الكمية الأولية: الكمية المتوفرة لديك لهذا المنتج، يكون حقل الكمية مغلق قبل حفظ المنتج في قسم المنتجات "مخزون المنتجات في المنصة"، ستتمكن من إضافة الكمية يدوياً بعد حفظ بيانات المنتج في المخزون، أو لاحقاً من خلال فواتير المشتريات.
⚠️ لن تتمكن من إضافة الكميات يدوياً بعد تثبيت تطبيق المحاسبة، حيث يتم إدخالها من خلال فواتير المشتريات.
سعر التجزئة: سعر البيع للعميل للحبة الواحدة.
⚠️ تأكد من إعدادات الضريبة على المنصة قبل إضافة السعر، لمزيد من التفاصيل اضغط هنا.
سعر الجملة (اختياري): سعر بيع المنتجات بكميات كبيرة "بالجملة"، وهو عادة ما يكون أقل من سعر البيع بالتجزئة.
آخر سعر شراء: آخر سعر شراء من المورد.
حدد نوع ضريبة البيع.
إضافة وتحديد فئة المنتج
حدد فئة المنتج أو تصنيفه (اختياري): يساعدك هذا التحديد على تقسيم المنتجات في شاشة البيع، ومعرفة مبيعات كل فئة من خلال تقرير المبيعات حسب الفئات. يمكنك الضغط على حقل الفئة واختيار أحد الفئات التي أضفتها سابقاً.
ℹ️ تستطيع إضافة فئة رئيسية، فئة فرعية، فئة فرعية بداخل فئة فرعية. لمزيد من التفاصيل اضغط هنا.
لإضافة فئة رئيسية جديدة "غير مضافة مسبقاً على المنصة": اضغط على علامة (+).
قم بإضافة اسم الفئة. اضغط على حفظ. يتم إضافة الفئة مباشرة.
إضافة وتحديد المورد
قم بتحديد المورد لهذا المنتج (اختياري): يمكنك الضغط على حقل المورد واختيار مورد قمت بإضافته سابقاً على المنصة.
ℹ️ يساعدك تحديد المورد على معرفة المبيعات من كل مورد من خلال تقرير المبيعات لكل منتج والبحث باسم المورد.
لإضافة مورد جديد "غير مضاف مسبقاً على المنصة": اضغط على علامة (+).
قم بإضافة البيانات التالية:
رمز المورد: رمز مكون من أرقام وحروف يميز كل مورد عن الآخر، يمكنك إضافته حسب تسلسل الأرقام أو بحسب الآلية المتبعة لديكم في تصنيف الموردين.
اسم المورد: يظهر اسم المورد على فواتير المشتريات وفواتير مردود المشتريات وسند الصرف.
اضغط على حفظ، يتم إضافة المورد مباشرة، وتنعكس بياناته في قائمة الموردين. يمكنك الوصول لها من خلال: المشتريات والموردين > الموردين.
إضافة وتحديد العلامة التجارية
قم بتحديد العلامة التجارية لهذا المنتج (اختياري): يمكنك الضغط على حقل العلامة التجارية واختيار علامة تجارية قمت بإضافتها سابقاً.
ℹ️ يساعدك تحديد العلامة التجارية على معرفة المبيعات لكل علامة تجارية من خلال تقرير المبيعات لكل منتج والبحث باسمها.
لإضافة علامة تجارية جديدة "غير مضافة مسبقاً على المنصة": اضغط على علامة (+)، قم بإضافة اسم العلامة التجارية، اضغط على حفظ.
اضغط على: حفظ لإكمال الخطوات وإضافة الكميات.
إضافة الكميات ومعلومات تتبع الدفعة
يمكنك إضافة كميات المنتج بأحد الطرق التالية:
1- إضافة الكميات يدوياً في قسم المنتجات "مخزون المنتجات في المنصة".
2- إضافة الكميات من خلال فواتير المشتريات، لمزيد من التفاصيل اضغط هنا.
لإضافة الكميات يدوياً في قسم المنتجات "مخزون المنتجات في المنصة"، (هذه الإمكانية متاحة فقط للعملاء ممن لم يثبتوا نظام المحاسبة)، انتقل إلى:
الإعدادات > إعدادات > اتجه إلى نهاية الصفحة، قم بإزالة علامة (✔) من خيار: تعطيل تعديل كمية المنتج من تفاصيل المنتج بدون فاتورة رسمية.
⚠️ بشكل عام لا ننصح بتعديل الكميات يدوياً لضمان دقة سجلات المخزون، لأن المخزون يتأثر بعمليات تشغيلية (مثل استقبال كمية منتجات جديدة من أحد الموردين أو إجراء جرد للمخزون).
انتقل إلى المنتجات والمخزون> المنتجات> قم بالدخول على بيانات المنتج الذي قمت بإضافته. اضغط على خيار: معلومات تتبع المنتج - دفعة.
اضغط على: إضافة كمية.
أدخل البيانات المطلوبة:
اسم المورد: يجب أن يكون المورد مضاف مسبقاً على المنصة، لمزيد من التفاصيل اضغط هنا.
الموقع: الفرع.
تاريخ الإنشاء: تاريخ إنشاء المنتج.
كمية الدفعة: الكمية المتوفرة لديك لهذا المنتج.
رقم الدفعة: الرقم الذي يميز هذه الدفعة عن غيرها، ويمكنك من خلاله تحديد رقم الدفعة في عمليات البيع وإدارة المخزون.
تاريخ انتهاء الصلاحية: تاريخ انتهاء صلاحية المنتج.
عند وجود أكثر من دفعة اضغط على: إضافة كمية. أدخل البيانات الخاصة بالدفعة.
اضغط على حفظ.
الأسئلة الشائعة
1- هل يمكن إضافة منتج متعدد متتبع برقم التشغيلة؟
نعم يمكن ذلك، قم بإضافة المنتج المتعدد في قسم المنتجات "مخزون المنتجات في المنصة"، فعّل خيار تتبع المنتج برقم التشغيلة، وأكمل بقية الخطوات لمزيد من التفاصيل عن المنتج المتعدد اضغط هنا، بعد حفظ بيانات المنتج يمكنك إضافة الكميات من خلال فواتير المشتريات أو يدوياً من خلال في قسم المنتجات "مخزون المنتجات في المنصة"، اضغط على: (معلومات تتبع المنتج - دفعة)، وأضف تفاصيل كل دفعة حسب نوع المنتج.
2- هل يمكن تفعيل خيار (منتج متتبع) بعد إضافة المنتج في قسم المنتجات "مخزون المنتجات في المنصة"؟
يجب تفعيل خيار التتبع قبل حفظ بيانات المنتج في قسم المنتجات "مخزون المنتجات في المنصة"، لا يمكن تفعيل هذا الخيار لاحقاً.
3- هل يمكن تغيير نوع تتبع المنتج بعد إضافة المنتج في قسم المنتجات "مخزون المنتجات في المنصة"؟
تختلف تفاصيل تتبع المنتج حسب النوع، يجب تحديد نوع التتبع ( تتبع برقم التشغيلة أو تتبع بالرقم التسلسلي) قبل إضافة المنتج في قسم المنتجات "مخزون المنتجات في المنصة".
4- هل يوجد إشعار أو تنبيه عند اقتراب موعد انتهاء صلاحية المنتج؟
نعم، سيظهر لك إشعار عند اقتراب موعد انتهاء صلاحية المنتج، موضح اسم المنتج، الفرع، المدة المتبقية.
5- قمت بإضافة المنتج في قسم المنتجات "مخزون المنتجات في المنصة"، لكن لا يظهر خيار (إضافة كمية) في معلومات تتبع المنتج؟:
عدم ظهور خيار (إضافة الكمية) يعني أنك قمت بتثبيت (تطبيق المحاسبة)، يمكنك إضافة الكميات من خلال فواتير المشتريات. لمزيد من التفاصيل اضغط هنا.
ℹ️ في حال عدم تثبيت تطبيق المحاسبة ولم يظهر خيار (إضافة الكمية) يمكنك إتاحة خيار إضافة الكمية في قسم المنتجات "مخزون المنتجات في المنصة"، من خلال: الإعدادات > إعدادات > اتجه إلى نهاية الصفحة، قم بإزالة علامة (✔) من خيار: تعطيل تعديل كمية المنتج من تفاصيل المنتج بدون فاتورة رسمية.
⚠️ بشكل عام لا ننصح بتعديل الكميات يدوياً لضمان دقة سجلات المخزون، لأن المخزون يتأثر بعمليات تشغيلية (مثل استقبال كمية منتجات جديدة من أحد الموردين أو إجراء جرد للمخزون).
6- هل يمكن التعديل على كمية الدفعة بعد إضافتها في قسم المنتجات "مخزون المنتجات في المنصة"؟
عند إضافة كمية الدفعة وحفظ البيانات لايمكن التعديل يدوياً على كمية الدفعة، يمكنك إجراء جرد للمخزون أو إخراج للمخزون.
7- هل يمكن إضافة كميات المنتج المتتبع برقم التشغيلة من خلال فواتير المشتريات؟
نعم يمكن ذلك، لمزيد من التفاصيل اضغط هنا.
8- هل يمكن إضافة منتج متتبع برقم التشغيلة ويتم بيعه بالحبة والحزمة؟
نعم يمكن ذلك، يمكنك تفعيل خيار: (يباع هذا المنتج في حزمة) وإضافة بيانات المنتج، لمزيد من التفاصيل اضغط هنا.
9- كيف أستطيع بيع المنتج المتتبع برقم التشغيلة، هل يجب تحديد رقم الدفعة عند إصدار كل فاتورة؟
يتم بيع المنتج المتتبع برقم التشغيلة بناءً على ترتيب الدفعات التي تم إضافتها في المنصة و الكميات الموجودة فيها، بحسب قاعدة: الوارد أولاً يصرف أولاً (First in first out).