Te explicamos qué son los pagos automáticos y cómo configurarlos para que los reembolsos se realicen de manera automática según las configuraciones definidas en la plataforma web de Rindegastos, de forma rápida y sencilla.
Importante: Este proceso se encuentra disponible para Rindegastos Chile 🇨🇱
Temas que encontrarás en este artículo:
¿Qué son los pagos automáticos?
Los reembolsos se realizarán automáticamente cuando se cierren informes que cumplan con la política y montos definidos en esta sección.
Por seguridad y prevención de fraudes, algunos informes configurados con pago automático, deberán realizarse de forma manual.
¿Qué debes tener en cuenta para configurar pagos automáticos?
La funcionalidad de pago automático debe ser configurada por el Administrador Principal de la cuenta. Para habilitarla, se deben establecer las siguientes condiciones:
Políticas habilitadas: El administrador debe seleccionar qué políticas estarán asociadas a esta funcionalidad.
Montos máximos: Se debe definir un monto máximo de dinero a pagar por día, (total general) y por cada rendidor.
Tipo de pago: Puedes elegir entre pago Manual o Automático
Si activas el pago automático:
Debes definir un monto máximo por informe.
Debes definir Aprobadores que cierren el flujo del informe para autorizar el gasto.
Esta configuración asegura que solo los informes que cumplan con las reglas definidas sean procesados de forma automática, garantizando control y trazabilidad.
¿Como configurar una política para que el pago se realice de manera automática?
Para configurar sigue estos pasos:
Ingresa desde el perfil Administrador, módulo de Pagos y pestaña de Configuración.
Haz clic en el botón + Agregar políticas.
Selecciona una( o más) política(s) y haz clic en el botón Guardar cambios.
En la(s) política(s) agregada(s), activar el botón hasta quedar en ver para dejar el Pago automático activo e ingresar un monto máximo para que el pago se realice siempre y cuando este dentro de este tope. *Una vez activada esta opción "Pago automático", el campo "Monto máximo por informe" NO puede ser $0 y no puede ser mayor a 7 dígitos.
Finalmente, hacer clic en el botón Guardar cambios.
¡Listo! Ahora quedaron activas las políticas que se tendrán en cuenta para pagos automáticos, con los topes correspondientes.
¿Como configurar aprobadores para un pago automático?
En esta sección el Administrador podrá configurar los usuarios Aprobadores responsables de aprobar informes dentro del flujo configurado para pagos automáticos. Estos usuarios participan en la validación previa necesaria para que un informe pueda ser procesado y pagado automáticamente.
Ingresa desde el perfil Administrador, módulo de Pagos y pestaña de Configuración.
Haz clic en el botón + Agregar aprobadores.
Selecciona uno (o más) aprobadore(s) de la lista y haz clic en el botón Agregar aprobadores.
En la sección Aprobadores para pago automático e ingresar un monto máximo para que el pago que la política pueda ser utilizada para un pago automático.
Una vez que el o los aprobadores aparezcan en la sección "Aprobadores para pago automático", haz clic en el botón Guardar cambios.
¡Listo! Ahora quedaron configurados los aprobadores que se tendrán en cuenta para los pagos automáticos.
⚠️ Importante:
Para que un pago automático se ejecute, el usuario debe estar configurado como último aprobador en el flujo de aprobación.
Si el último aprobador no tiene permiso para pagos automáticos, el pago no se procesará automáticamente y el informe quedará en estado 🟡 Por pagar. En ese caso, un usuario administrador deberá realizar el pago manualmente.
¿Como configurar montos máximos diarios?
En esta sección el Administrador podrá definir los montos máximos diarios para los pagos de su empresa. Los campos que se pueden configurar son los siguientes:
Monto máximo total: Corresponde al monto máximo diario para la empresa, es decir que los pagos realizados en un día calendario, no pueden superar el monto definido.
Monto máximo por rendidor: Corresponde al monto máximo diario por Rendidor, es decir que los pagos realizados al rendidor en un día calendario, no pueden superar el monto definido.
Para configurarlos sigue estos pasos:
Ingresa desde el perfil Administrador, módulo de Pagos y pestaña de Configuración.
En la sección Montos máximos ingresar un valor para:
Monto máximo total
Monto máximo por rendidor. *Los montos máximos no pueden superar los 7 dígitos y no pueden ser 0.
Una vez que ingresados, haz clic en el botón Guardar cambios.
¡Listo! Ahora quedaron configurados los montos máximos que se tendrán en cuenta para los pagos automáticos.
¿En qué casos no se realiza el pago automático?
No se efectuarán pagos automáticos si pasa una de las siguientes situaciones:
Si el flujo de aprobación coincide con el último aprobador con el dueño del informe.
Si el flujo de aprobación tiene dos o menos usuarios aprobadores y uno de ellos es el dueño del informe.
Si el flujo de aprobación tiene tres usuarios aprobadores, pero se repite un usuario, por lo que quedan dos usuarios, y si uno de ellos es el dueño del informe.
Si el flujo de aprobación incluye a tres personas, pero se omite al primer aprobador debido a la configuración "omitir aprobadores" (por ser el dueño del informe), la aprobación pasará directamente al siguiente. Como resultado, el flujo queda con dos aprobadores, uno de los cuales también es el dueño del informe.
Si el flujo de aprobación tiene condicionales.
Si el flujo de aprobación tiene solo un usuario aprobador.
Si es el primer pago a un usuario Rendidor, y el monto del informe supera los 250.000 CLP.
Si el flujo de aprobación el último usuario aprobador, no esta configurado en la sección de Permisos en el módulo Pagos.
Si el informe fue modificado por un aprobador, durante la revisión del informe.
Si el informe fue cerrado automáticamente, sin pasar por un flujo de aprobación.
En estos casos tendrás que efectuar pago de manera manual.
⚠️ Importante: Si se CUMPLE una de las condiciones mencionadas, los informes (ubicados en la sección Reembolsos en el módulo Pagos), quedaran en estado 🟡 Por pagar, y un usuario Administrador debe realizar el pago manualmente.
Si aún presentas dudas con este proceso, escribe a soporte@rindegastos.com en detalle, ¡estamos para ti!
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