Signhost.com maakt gebruik van e-mailberichten om naar zowel gebruikers als ondertekenaars informatie door te spelen. Aangezien het er een aantal zijn kan het best verwarrend zijn, daarom een samenvatting van alle standaard e-mails:
Email 1 : Uitnodiging ter ondertekening van een transactie
Versie 1: Zonder opgegeven bericht
[Gebruiker e-mail] heeft een document gestuurd ter ondertekening via signhost.com
Geachte [ondertekenaar naam],
Dit is een automatische mail om uw attent te maken op het feit dat u één of meerdere documenten dient te ondertekenen.
Via onderstaande link kunt u online uw handtekening zetten.
Heeft u vragen over het ondertekenen of het document in kwestie? Neem dan contact op met het e-mailadres in de onderwerpregel.
Met vriendelijke groeten,
[Gebruiker naam]
Klik hier om het document ‘[documentnaam]’ te bekijken en bij akkoord digitaal te ondertekenen.
Het document staat tot [datum] tot uw beschikking.
Nadat het document ‘[documentnaam]’ digitaal is ondertekend, ontvangt u een e-mail met het getekende document.
Versie 2: Mét opgegeven bericht
[Gebruiker e-mail] heeft een document gestuurd ter ondertekening via signhost.com
[Eigen opgegeven bericht]
Klik hier om het document ‘[documentnaam]’ te bekijken en bij akkoord digitaal te ondertekenen.
Het document staat tot [datum] tot uw beschikking.
Nadat het document ‘[documentnaam]’ digitaal is ondertekend, ontvangt u een e-mail met het getekende document.
Wanneer verstuurd?
Wanneer een gebruiker met of zonder bericht een ondertekenverzoek verstuurt naar de ondertekenaar(s).
Email 2 : Herinnering van de uitnodiging
Herinnering: [Gebruiker e-mail] heeft een document gestuurd ter ondertekening via signhost.com
[Eigen opgegeven bericht]
Het document '[documentnaam]' is op [datum] door [gebruiker e-mail] via signhost.com voor u klaar gezet. We hebben nog geen reactie van u mogen ontvangen.
Klik hier om het document ‘[documentnaam]’ te bekijken en bij akkoord digitaal te ondertekenen.
Wanneer verstuurd?
Wanneer een ondertekenaar geen actie heeft ondernomen - dus niet heeft getekend of geweigerd - zal op de ingestelde termijn een herinnering worden gestuurd van het initiële ondertekenverzoek.
Email 3 : Bevestiging van de uitnodiging
signhost.com heeft het document [documentnaam] verzonden naar [ondertekenaar email]
Beste [gebruiker naam],
Het document ‘[documentnaam]’ is succesvol verstuurd naar [ondertekenaar e-mail]. Zodra ontvanger actie onderneemt op uw document, ontvangt u een bevestiging via e-mail.
Het document zal worden verwijderd op [verloop datum].
Wanneer verstuurd?
Wanneer een gebruiker een ondertekenverzoek verstuurt ontvangt deze de bevestiging dat dit succesvol is gebeurd. Deze wordt ook verstuurd bij meerdere ondertekenaars die op volgorde moeten tekenen. Elke keer wanneer een volgende ondertekenaar aan de beurt is, wordt ook de gebruiker genotificeerd.
Email 4 : Bevestiging van een ondertekening
Signhost.com heeft het document [documentnaam] verzonden naar
Dear [gebruiker naam],
The document '[documentnaam]' was signed by [ondertekenaar email]. As soon as a recipient takes action on your document you will receive another confirmation email.
The document will be deleted on [verloop datum].
The signers which have to sign are:
- [andere ondertekenaar e-mail]
The following signers already signed the document:
- [ondertekenaar e-mail] [datum ondertekening]
Wanneer verstuurd?
Wanneer een ondertekenaar in een transactie met meerdere ondertekenaars welke tegelijkertijd kunnen ondertekenen de transactie ondertekent krijgt de gebruiker een email ter notificatie dat deze ondertekenaar uit de transactie heeft getekend.
Voor nu is deze email alleen in het Engels.
Email 5 : Weigeren van een transactie
Afwijzing ondertekening document [document naam] door [ondertekenaar e-mail]
Beste [gebruiker e-mail] ,
De ondertekening van het document ‘[document naam]’ is afgewezen door ontvanger met e-mailadres [ondertekenaar e-mail] op [datum weigering]
Reden weigering: [reden van weigering]
U kunt contact opnemen met de ontvanger voor meer informatie en eventueel het document opnieuw ter ondertekening aanbieden via Signhost.com
Wanneer verstuurd?
Wanneer een ondertekenaar een transactie weigert wordt de gebruiker hiervan op de hoogte gesteld.
Email 6 : Annulering van een transactie
Versie 1: Aan ondertekenaar(s)
[gebruiker e-mail] heeft de ondertekentransactie geannuleerd
[Reden van annulering]
[gebruiker e-mail] heeft het document ‘[document naam]’ geannuleerd. Het document is niet meer beschikbaar voor ondertekenen.
U hoeft geen actie te ondernemen.
Versie 2: Aan de gebruiker
signhost.com heeft het document geannuleerd
Beste [gebruiker naam],
Uw document is succesvol geannuleerd via signhost.com.
Documenten: [documentnaam]
Wanneer verstuurd?
Wanneer een gebruiker een transactie annuleert kan de ondertekenaar(s) op de hoogte worden gebracht. Alleen ondertekenaars die een open ondertekenverzoek hebben ontvangen krijgen deze notificatie.
Email 7 : Succesvolle transactie: getekende document(en)
Download ondertekend document [documentnaam]
Het document '[documentnaam]' is succesvol ondertekend via Signhost.com door:
- [ondertekenaar e-mail]
Download hier uw digitaal ondertekende document.
Het document staat tot [verloop datum] tot uw beschikking.
Ter bevestiging ontvangt u in de tweede e-mail nog een bon met de details van de transactie. Deze kunt u tezamen met uw ondertekende document bewaren als bewijs.
Wanneer verstuurd?
Wanneer een transactie succesvol door alle ondertekenaars is voldaan wordt het getekende document toegestuurd aan alle ondertekenaars én de gebruiker die de transactie heeft aangemaakt.
Email 8: Succesvolle transactie: transactiebon
Transactiebon voor het document [documentnaam]
Het document [documentnaam] is succesvol ondertekend via signhost.com door:
- [ondertekenaar email]
Download hier de transactiebon
Deze kunt u tezamen met uw ondertekende document bewaren als bewijs.
De bon staat tot [verloop datum] tot uw beschikking.
Wanneer verstuurd?
Wanneer een transactie succesvol door alle ondertekenaars is voldaan wordt het getekende document toegestuurd aan alle ondertekenaars én de gebruiker die de transactie heeft aangemaakt.
Ons support team helpt je graag verder via de chat of mail naar support@signhost.com