Varför behövs en medarbetarguide? För en del så kanske inte behovet finns, men många verksamheter som använder Spintr önskar skapa en typ av guide eller manual kopplat till sitt Spintr. En guide där medarbetarna får svar på frågor som: Vad är Spintr? Varför ska jag engagera sig på Spintr? Vad hittar man här, och vilka för förväntningar finns på mig som anställd?
Att samla allt detta - tillsammans med rent praktiska råd - bidrar till en ökad förståelse, trygghet, transparens och det blir ett smidigt sätt att introducera ert Spintr för nyanställda.
Här nedan hittar du förslag på vad man kan lyfta i en guide och vilka funktioner som brukar vara värdefullt att förklara lite mer i detalj. Ta inspiration från denna artikel, men kom ihåg att skapa den utifrån er egen verksamhet och vad som är viktigt just för er! Och har ni inspirerande användningsfall eller team som använder plattformen på ett väldigt bra sätt? Lägg med det i er guide!
Note: I exemplet nedan använder vi intranätsnamnet "Navet" - så byt ut Navet till ert egna namn!
Avsnitt 1: Inledning och förklaring av guiden som följer
Inled guiden med en introduktionstext som förklarar det absolut viktigaste - varför finns er kommunikationsplattform, vad önskar ni att uppnå och vilka förväntningar finns. Här nedan lyfter vi frågor som kan vara bra att besvara i er inledande text - välj ut de som passar er och komplettera med andra viktiga delar.
Välkomna till Navet - vår kommunikationsplattform!
Inled gärna er medarbetarguide med att förklara övergripande syfte och mål.
Syfte: Varför finns Spintr? Vad är syftet med er kommunikationsplattform?
Exempel: "Navet vår gemensamma plattform för kommunikation, information, samarbete och kultur."
Vad ni vill uppnå: Tydliggör hur Spintr underlättar vardagen för era medarbetare samt vad ni hoppas er kommunikationsplattform ska bidra till.
Exempel: "Navet hoppas vi ska bidra till ökad samsyn och inkludering, stärkt engagemang och förståelse, samt säkerställa att ni nås av rätt budskap i rätt tid - och att ni alltid har ett system att gå till för att hitta det ni söker!"
Vad Spintr ersätter eller kompletterar: Har ni andra kommunikationskanaler så tydliggör vilken kanal som används till vad, och om ni haft en annan lösning innan införandet av Spintr - vad händer med det systemet?
Exempel: "Vårt tidigare intranät Hubben kommer stängas ner den 31 december. Efter det datumet passerat kan ni inte längre logga in på Hubben, utan vi kommer hänvisa er till vår nya plattform - Navet."
Vad förväntas en medarbetare göra? Ja, vad har ni för förväntningar? Kanske att de ska läsa startsidan regelbundet, lägga till en profilbild, logga in varje dag, kommentera inlägg och bidra med synpunkter? Kommunicera era förväntningar så att det blir tydligt från medarbetarperspektivet.
Avsnitt 2: Dags att bli lite mer konkreta
Andra avsnittet i guiden är tänkt som en introduktion till plattformen Spintr - en förklaring kring hur de hittar rätt. Här får ni välja ut de funktioner som är viktigast för er, och nedan har vi valt ut funktioner som brukar lyftas i medarbetarguider. Ta inspiration med anpassa efter ert Spintr och er verksamhet.
Introduktionsfilm
Om möjligt - gör gärna en kort "Välkommen till Navet"-film där ni går igenom de funktioner som ni kommer att använda. Det räcker med korta avsnitt som spelas in i er live-miljö. Att ha en inspelad film underlättar onboarding av nyanställda, och en medarbetare kan alltid gå tillbaka till filmen om de glömt bort var de hittar information på ert Spintr.
Vad brukar andra Spintr-bolag gå igenom i sina introduktionsfilmer?
Hemmenyn: Visa upp er hemmeny och förklara vad som hittas här - handböcker, guider, policys, riktlinjer...
Nyheter och det aktuella flödet: Förklara nyheter (och bloggar om ni använder dem) samt de olika prioriteringarna som finns för nyheter. Har ni aktiverat möjligheten att kommentera och reagera på inlägg - nämn den funktionen och uppmuntra dem till att reagera på innehållet!
Ert sociala flöde: Förklara vad det sociala flödet ska användas till och uppmuntra dem till att använda det! Har ni aktiverat det målgruppsstyrda sociala flödet, så visa kort hur den funktionen fungerar. Har ni en policy kopplat till vad som platsar i er sociala flöde så hänvisa gärna till den i er video.
Sökfunktionen och toppmenyn: Gå igenom toppmenyn (baserat på vad för funktioner ni har aktiva) samt tryck på möjligheten att enkelt och smidigt söka upp rätt information.
Samarbetsgrupper: Använder ni Samarbete? Förklara hur funktionen fungerar och hur man startar både en chatt och gruppchatt.
Avsluta med information om att det även finns en mobilapp och att instruktioner för att ladda ner appen finns i er medarbetarguide (om ni har ett sådant avsnitt, vill säga), och tipsa dem att läsa mer i er medarbetarguide!
Hur laddar man ner mobilappen?
En vanlig fråga från nya medarbetare på Spintr är "Var hittar jag mobilappen och hur laddar jag ner den?".
Önskar ni att era medarbetare använder Spintr-appen så dela en kort guide kring hur de får tag på den!
Spintr-appen nås enkelt via Google Play eller App Store, och samma inloggningsuppgifter gäller även i mobilappen.
Har ni egen branding på er app? Läs här och förklara er egen process kring hur ni distribuerar den.
Vad ska det sociala flödet användas till?
Det kan alltid vara klokt att kommunicera era spelregler kring ert sociala flöde, då det är öppet för alla att skriva i. Vad vill ni se här? Vad vill ni inte se?
Exempel:
Vårt sociala flöde finns här för att stärka gemenskapen, bygga kultur och göra det enkelt att dela kunskap och glädje i vardagen. För att det ska bli en trygg och inspirerande plats för alla har vi några enkla riktlinjer:
Vad vi gärna ser i flödet
Frågor och svar - stort som smått, det är alltid okej att ställa din fråga här.
Fira framgångar - lyft kollegor eller team när något går bra.
Dela från vardagen - bilder från events, roliga initiativ eller varför inte en bild från en härlig fikastund?
Tips och idéer - allt som kan hjälpa andra att jobba smartare eller trivas bättre.
Positiva exempel - inspiration, lärdomar och goda erfarenheter.
Så bygger vi en bra ton
Vi skriver med respekt för varandra - inga kränkande, nedlåtande eller sårande kommentarer.
Vi håller en positiv och konstruktiv ton, även när vi tycker olika
Vi tänker på att alla ska känna sig inkluderade.
När du är osäker
Fråga en kollega om råd och en second opinion, eller skicka iväg ett meddelande till [sätt in ansvarig person för ert intranät]. Hellre fråga en gång för mycket!
Tips: Lägg gärna in egna bilder som visar positiva exempel från er sociala flöde!
Hur fungerar det målgruppsstyrda sociala flödet?
Har ni denna funktion aktiverad så är det väldigt klokt att förklara hur den fungerar och tips på när den kan användas.
Exempel:
Vårt sociala flöde är öppet för alla att skriva i - använd det gärna för att ställa frågor, fira framgångar eller dela bilder från er arbetsvardag! Det går att skriva inlägg till samtliga anställda och det går att skriva ett inlägg som bara några utvalda ser. Hur gör man då detta?
Vill du skriva ett inlägg som alla ser?
Då är det bara att skriva inlägget och trycka på "Skapa uppdatering". Då ser alla medarbetare ditt inlägg!
Vill du skriva ett inlägg som bara en utvald grupp ser?
Då skriver du ditt inlägg som vanligt, men innan du trycker på "Skapa uppdatering" så trycker du på "Alla" under ditt namn. Då kommer denna ruta upp:
I rutan kan du sedan söka upp den avdelning eller den roll som du önskar styra inlägget mot, ex. Butiker. Det går att lägga till fler än en mottagare.
När du är klar - tryck på "Spara" och sedan "Skapa uppdatering".
Såhär ser det ut i det sociala flödet:
Då ser alltså endast personer som tillhör "Butiker" ditt inlägg. Även du ser det i ditt flöde. Personer som tillhör "Butiker" kan kommentera och reagera. Skulle någon tagga en person i kommentarsfältet som inte tillhör vald målgrupp så ser den personen inte taggen - inlägget är endast synligt för vald målgrupp!
När använder man målgruppsstyrningen?
Kanske har ni på Borås-kontoret eftermiddagsfika för alla och önskar meddela era kollegor - då passar det bra att målgruppsstyra inlägget. Eller har du en fråga som endast är relevant för de som jobbar inom Ekonomi? Även här passar det bra. Men, ni väljer själva hur ni gör - men möjligheten finns när behovet dyker upp!
Avsnitt 3: Om du stöter på problem samt FAQ
Ett självklart avsnitt i er medarbetarguide är kontaktpersoner när någon stöter på problem. Skapa ett avsnitt där ni presenterar vilka man kan ta kontakt med, och vilka frågor som hör hemma var. Detta underlättar något enormt för er administratörer, och medarbetaren får snabba svar.
Önskar ni även samla in feedback kopplat till ert intranät för att se vad som kan utvecklas? Lägg med det i detta avsnitt tillsammans med ett formulär.
Och - en FAQ brukar vara uppskattat! Fyll på er FAQ regelbundet så att ni samlar alla frågor på ett och samma ställe.
Var vänder jag mig om jag stöter på problem?
Lägg till vilka personer som era medarbetare kan ta kontakt med - och tydliggör vem som hantera vilket område. Det är vanligt att lyfta personer inom Marknad och Kommunikation, HR, IT och Ekonomi. Lägg gärna med medarbetarkorten på er textsida - då blir det både enklare och finare för ögat.
Hur kan du bidra till utvecklingen av Navet?
Såklart vill ni höra era medarbetares åsikter! Skapa ett avsnitt där ni smidigt kan samla in feedback.
Exempel:
Vi tar mer än gärna emot förbättringsförslag och synpunkter! Fyll i formuläret nedan - gärna så tydligt som möjligt - så säkerställer vi tillsammans att vår plattform blir så bra som möjligt!
Förslag på frågor:
Hur nöjd är du med Navet som helhet?
Graderingsfråga: Inte alls nöjd till mycket nöjd.
Hur enkelt är det att hitta den information som du behöver?
Graderingsfråga: Mycket svårt till mycket enkelt.
Är det något du saknar på Navet?
Fritextfråga.
Är det något övrigt du önskar att dela med dig av kopplat till Navet?
Fritextfråga.
FAQ/Vanliga frågor
Att löpande uppdatera en FAQ är ett smart och effektivt arbetssätt. Lägg med några frågor inledningsvis och håll den sedan levande baserat på frågorna ni får in.
Exempel:
Jag ser annat innehåll än min kollega.
Hur hittar jag information snabbast?
Vad gör jag om jag inte hittar det jag söker?
Var hittar jag policys, rutiner och guider?
Jag har synpunkter på innehållet/saknar innehåll.
Jag vill hålla mig uppdaterad - hur gör jag?
Vad är "Weekly Digest"?
Vem frågar jag om jag får problem?
Avslutande ord
Avsluta med några meningar där ni åter igen trycker på ert syfte och varför med Spintr, och varför inte lägga in några härliga bilder från senaste kick-offen eller eventet?
Exempel:
Tack för din uppmärksamhet och tveka inte att höra av dig till oss om du har frågor, funderingar eller saknar något på Navet!
Tillsammans gör vi Navet till vår gemensamma vardagsplattform - där vi hittar, delar och växer!
Stöd av oss på Spintr
Efter att ni läst igenom vårt förslag på medarbetarguide så kanske ni önskar bolla era tankar och idéer med någon från Spintr? Ta då kontakt med er Customer Success Manager eller vår Support - vi hjälper er mer än gärna!
Och - kom ihåg att detta bara är förslag och exempel på områden att lyfta i en medarbetarguide. Ni skapar er egen utifrån er verksamhet, er strategi och era mål!