Turnus: jeden Bankarbeitstag
Diese Karte bestimmt den Prozess der Aktualisierung und Bearbeitung der Bankliste:
Die Aktualisierung der Bankliste:
Den Bankexport bzw. die CSV-Datei bei Pavlo Maksymiv oder Rostyslav Berehiy anfragen.
Inkasso-Lists-Bank-Exporte unter dem Link öffnen:
Die CSV-Datei in diesem Ordner durch Drag&Drop hochladen:
Die letzte und vorletzte hochgeladene Datei öffnen:
Alle Zellen auswählen, indem man auf das grüne Dreieck klickt und dann zwischen die Reihen klicken, um die Breite der Reihen automatisch anzupassen:
Die Datei müsste so aussehen:
Aus der vorletzten hochgeladenen Datei den ersten Verwendungszweck der Überweisung mit der Tastenkombination Ctrl+C kopieren:
Den kopierten Verwendungszweck mit der Tastenkombination Ctrl+F in das Suchfeld in der neue bzw. frisch hochgeladene Datei einfügen und auf den Button "Alle suchen" klicken:
Den Verwendungszweck feststellen und zu dieser Zeile gehen:
Die Daten in der letzten und vorletzten Dateien vergleichen bzw. ob die Verwendungszwecke dieselbe Reihenfolge haben:
Alle Überweisungen von Zeile 2 bis zu unserem gesuchten Verwendungszweck kopieren:
NB! Am Payout-Tag werden auch die Auszahlungen der Vendoren/Affiliaten und alle manuellen Überweisungen zu sehen. Diese Zahlungen werden als Minus-Beträge angezeigt und müssen separat in Excel-Datei gefiltert werden:
a) den Filter setzten:
b) die Zahlungen nach absteigend sortieren:
c) alle Plus-Beträge kopieren:
Die Bankliste öffnen:
Auf dem Blatt Bankexport Masterliste mit der Tastenkombination Ctrl+▾zu Ende der Liste springen:
Die kopierten Daten in die Tabelle einfügen und mit gelb für bessere Ansicht markieren:
Die Liste ist aktualisiert.
Bearbeitung der Bankliste
Hier ordnen wir die von Kunden überwiesenen Beträge der ausstehenden im Admin Bereich Rechnungen zu.
Den angegebenen Verwendungszweck von der Spalte E kopieren:
Im Admin Bereich unter dem Reiter Transaktionen die Transaktionen von Kunden auswählen, zum Bereich Rechnung gehen und das Fälligkeitsdatum nach aufsteigend sortieren:
3. Den Verwendungszweck im Suchbereich eingäben und die passende offene Rechnung dazu finden:
Prüfen, ob der erwähnte Verwendungszweck der ausstehenden Rechnung entspricht:
Prüfen, ob der erwähnte Verwendungszweck der bereits gezahlter 1. oder der anderen Rechnung entspricht und die dazu passende Bestell-ID finden, um diese bei der ausstehenden Rechnungen zu finden:
Wenn kein Verwendungszweck vorhanden ist, nach Namen oder IBAN in der Liste suchen und prüfen, ob der Kunde bereits früher eine Zahlung geleistet hat:
Nach Namen der Kontoinhaber suchen und vergleichen:
Wenn die Zahlung zu Canncelled Installment Fall gehört, muss eine Rechnung mit dem Plus-Button oder Trello-Karte erstellt werden:
NB! Bei einer Auslandsüberweisung ist die Rechnungsnummer manchmal ganz hinten versteckt oder nicht zu sehen. Man muss den Verwendungszweck und die IBAN-Spalte anklicken und genauer anschauen:
Sicherstellen, dass die Daten übereinstimmen:
Auf die Lupe klicken und prüfen, ob den Betrag übereinstimmt:
Wenn die geleistete Zahlung mit dem fälligen Betrag nicht übereinstimmt und die Zahlung noch nicht bei Diagonal ist (siehe den Punkt 7), wird an den Kunden eine E-Mail gesendet. Die Vorlage heißt: "Unvollständige Überweisung". Zusätzlich wird der Kunde auf die On-Hold-Liste in der Tabelle "Mahnwesen V3.5" für 7-10 Tagen vom Zahlungsdatum gesetzt, damit er die Zeit hat, die fehlende Summe zu begleichen.
Die Bestell-ID und Transaktion-ID in die Bankmaster-Liste kopieren:
Prüfen, ob die Bestellung bei Diagonal liegt:
Nein: zum Punkt 5 gehen
JA: Falls die Bestellung bereits bei Diagonal liegt, muss die geleistete Zahlung auch bei Diagonal gemeldet werden:
Die Meldung der Zahlung bei Diagonal
a) Sich auf der Diagonal-Seite anmelden und die passende Akte zu dieser Bestellung finden:
d) Auf ZAHLUNGSMELDUNG klicken und die Rechnungsnummer, das Datum und den Betrag in der Akte speichern:
e) Die erfolgreiche Zahlungsmeldung bestätigt die Seite mit der Benachrichtigung rechts oben:
5. Die Zahlung im Admin Bereich bestätigen:
In der Bankmaster-Liste den Status "paid" setzten und die Zeile mit der gemeldeten Zahlung grün markieren:
Alle Transaktions-IDs müssen in der Bankmasterliste mit Apostroph am Anfang eingetragen werden:
'e6146d27612d2414
Wenn es mehrere Transaktionen einer Bestell-ID zugeordnet werden, muss man dies im folgenden Format eintragen:
'e6146d27612d2414, ea96abfb03176b00, 44698a676fe1b19e
*Die Minusbeträge werden nicht bearbeitet und können rausgelöscht werden. Dies übernimmt die Finanzabteilung.
*Bei einer Rücküberweisung der Auszahlung wird eine E-Mail an den Vendor/ Affiliate gesendet, um die dementsprechende Änderung im Account vorzunehmen. Hier bitte mit Carina Potlitz abstimmen, damit es nicht doppelt gemacht wird.
Bei Fragen Halyna Markanych, Nermin Avdic oder Oksana Bashutska kontaktieren.