Bei dem Abgleich der Invoice Payments kommt es vor, dass Kunden nicht den kompletten Betrag überweisen, sondern einen Teil oder nur den Nettobetrag ohne MwSt.
Hier muss man den Kunden am selben Tag anschreiben und ihn zur Nachzahlung des Restbetrags anfordern.
Dazu kann man die folgende Vorlage nutzen:
Unvollständige Überweisung Re.Nr. XXXX
Sehr geehrter Herr/Frau XXXXX,
ich melde mich bezüglich des Anliegens aus dem Betreff.
Wir haben Ihre Überweisung zu der Bestellung des Produktes "XXXXXXXXX" erhalten.
Dabei haben wir festgestellt, dass der überwiesene Betrag nicht dem Rechnungsbetrag entspricht.
Die Transaktion betrug XXXX,XX €, jedoch belaufen sich die Kosten der Zahlung auf XXXX,XX €.
Wir haben den offenstehenden Betrag erfasst und er beträgt XXXX,XX €
Bitte überweisen Sie den offenstehenden Betrag unter Angabe des Verwendungszwecks auf unser Konto:
Bankverbindung:
IBAN: DE04 2305 1030 0510 8640 02
BIC: NOLADE21SHO
Betrag: XXXX,XX €
Fälligkeit: XX.XX.XXXX
Verwendungszweck: "Kundenname - Nachzahlung zu Rechnungsnummer XXX"
Sollten Sie die Zahlung bereits veranlasst oder Fragen zu diesem Schreiben haben, dann melden Sie sich gerne bei uns.
Mit freundlichen Grüßen
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Signature
Dem Kunden setzt man eine Frist von 10 Tagen für die Nachzahlung des Restbetrags an. Dabei gilt es im Bankmaster die Überweisung auf Hold zu setzen wie hier:
Der Kunde soll, das erste Mal angeschrieben werden, sobald die Zahlung reinkommt. Die nächste Kontaktaufnahme kommt nach 72 Stunden und die Konversation darf geschlossen werden.
Falls der Kunde den Restbetrag bezahlt, sollen die Zahlungen im Bankmaster geprüft werden und wenn alles passt, im System eingebucht werden. Der Status im Bankmaster soll auf "Paid" geändert werden.