Der «Schulden-Tab». Die Übersicht und Erklärung zu allen Funktionen.
Sobald man eine ID in das «Schulden-Suchfeld» eingibt, bekommt man eine Übersicht über alle Bestellung. Den markierten Reiter kann man nach links und rechts bewegen und so alle nötigen Informationen zu dieser Bestellung ermitteln.
Besonders zu beachten ist hierbei der Status der Bestellung.
Aktuell sind folgende Status-Optionen möglich:
Gesperrt – Sobald eine Bestellung ins Mahnwesen übergeben wird, hat diese ID den Status «Gesperrt». In diesem Status passiert so lange nichts, bis der Vendor den Mahnprozess, bei sich im «Inkasso-Beta-Tab» aktiviert. Für diesen Schritt hat der Vendor einen «Play-Button». Mit diesem Button kann er den Mahnprozess starten.
Laufend – dieser Status bedeutet, dass der Mahnprozess gestartet wurde, aber die ID noch nicht bei Diagonal eingegangen ist. In der Regel wechselt dieser Status automatisch in den Status «Ans Inkasso übergeben». Falls das nicht passiert, dann kann man den Status manuell abändern.
Gekündigt – solche Fälle wurden nach dem Start des Mahnprozesses doch noch gekündigt oder storniert. Sofern der Vendor damit einverstanden ist, muss geprüft werden, ob der Fall auch bei Diagonal abgeschlossen ist.
Blockiert – das ist ein Status, der selten benutzt wird. Dieser Status ist dem Vendor nicht ersichtlich. Dieser Status wird nur unsererseits benutzt und bedeutet so viel wie „pausiert“. Der Status wird in dem Fall benutzt, wenn der Vendor noch unsicher ist, ob der Fall gemahnt werden soll oder nicht.
Ans Inkasso übergeben – dieser Status bedeutet, dass die an Diagonal übergeben wurde.
Bezahlt – der Vendor kann diesen Status nicht aussuchen. Diesen Status können nur wir, CopeCart, auswählen. Wenn der Kunde nach dem Start des Mahnprozesses bei uns einzahlt und wir alle Zahlungen in Admin hinterlegt haben, dann kann dieser Status gesetzt werden. Über Nacht wird es dann auch in dem «Inkasso-Beta» beim Vendor geupdated, damit er sehen kann, wer alles abbezahlt hat.
Zusätzlich: Bestell-IDs können weder aus dem «Schulden-Tab», noch aus dem «Inkasso-Beta-Tab» beim Vendor, komplett entfernt oder gelöscht werden.
Der Tab «Schulden» ist eine Kopie des «Inkasso-Beta-Tabs», damit wir dem Vendor Fragen beantworten können oder ihm helfen können, wenn er nicht weiterweiß.
Im Suchfeld ist es möglich die User-ID einzutragen, um eine Übersicht aller Bestellungen, die im Mahnwesen sind, zu erhalten.
Falls ein Vendor fragen sollte, ob wir eine Liste mit allen IDs (z. B. mit dem Status «Ans Inkasso übergeben»), zukommen lassen können, dann kann folgendes gemacht werden:
Zuerst die User-ID im Suchfeld eintragen und dann den gewünschten Status. Bitte auch beachten, auch «Alle Perioden» ausgesucht sind. Es wird dann eine .csv-Datei heruntergeladen, die wir dem Vendor zuschicken können. Die .csv-Datei kann gerne in eine Excel-Datei umformatiert werden und dann dem Vendor zugeschickt werden.
Warum ist die Bestell-ID nicht im Mahnfeature ersichtlich?
Um das zu überprüfen, gibt es folgenden Button:
Wenn man eine Bestell-ID überprüfen möchte, warum diese nicht im Mahnwesen einzusehen ist, klickt man zuerst auf das rote Ausrufezeichen. Sobald man das macht, erschein Folgendes:
Sobald man die Eingabe bestätigt, erhalten wir alle nötigen Informationen:
Es werden zunächst einige rote Punkte angezeigt. Wenn in der Ansicht etwas rot markiert ist, dann kann eine ID nicht ins Mahnwesen geschickt werden. Leider können solche Fehlermeldungen unsererseits aktuell nicht direkt behoben oder korrigiert werden. Die Devs suchen nach einer Lösung für solche Übergaben in den Mahnprozess. Sobald es hierzu ein Update geben wird, wird der Artikel natürlich erneuert.
Solche Fälle werden im Moment von mir (@Vitaliy) in eine Liste eingetragen, damit diese auf eine andere Weise in den Mahnprozess und dann an Diagonal gelangen. Bitte solche Fälle einfach an mich weiterleiten.
Falls man sieht, dass alle Konditionen bei einer Gruppe erfüllt wurden, dann soll die ID auch in Debts erscheinen. Unter Fälligkeitsdatum kann man sehen, wann die ID bei Debts erscheinen soll. Falls die ID in Debts nicht erschien, dann soll man einen Jira Ticket dafür erstellen.
Zusätzlich:
Auf dem nächsten Screenshot sind Felder markiert, die aktuell wenig oder überhaupt nicht zum Einsatz kommen:
Derzeit sind diese Felder nicht relevant und sollten während der Prüfung bestimmter Bestell-IDs nicht benutzt werden.
„CSV importieren“
Mit diesem Button wurde früher die Mahnlisten von jedem Vendor manuell hochgeladen. Dieser Button wird aktuell nicht mehr genutzt. Der Button„CSV exportieren“ ermöglicht uns, die Dateien herunterzuladen, wenn Vendoren diese Listen mit bestimmten Bestell-Statuen anfragen.
Wie kann ein Status im «Schulden-Tab» geändert werden?
Wir bekommen oft Anfragen, wo der Vendor uns mitteilt, dass er den Mahnprozess in dem Tab «Inkasso-Beta» für bestimmte Bestell-IDs nicht starten kann.
Wenn der Vendor möchte, dass wir für ihn den Mahnprozess starten, weil in seinem Konto die gewünschte ID mit dem Status «Failed» hinterlegt ist, prüfen wir die ID.
Die Bestellung sieht wie folgt aus:
Zuerst prüfen wir, warum die ID mit dem Status «Failed» hinterlegt ist. Den entsprechenden Button (das Ausrufezeichen) findet man ganz links, wie auf dem Screenshot untern angezeigt. (dieser Button ist bequemer und übersichtlicher als das bereits erwähnte rote Ausrufezeichen)
Wenn man dann auf diesen Button klickt, erscheint ein neues Fenster mit der entsprechenden Fehlermeldung. Hier ein Beispiel, wie es in den meisten Fällen aussieht:
Danach wird versucht, den Status direkt zu ändern. Es ist wichtig, dass zuerst der Status «Laufend» ausgewählt wird:
Falls keine Fehlermeldung erscheint, kann der Status in den Status «Ans Inkasso übergeben» gewechselt werden:
Wenn auch nach diesem Schritt keine Fehlermeldung aufgetaucht ist, dann hat alles funktioniert und die Bestell-ID wird am nächsten Tag in Diagonal erscheinen. Wie zu sehen ist, ist auch der Button für die Fehlermeldung verschwunden.
Falls der Status sich von selbst zurückändert, dann leitet solche Fälle bitte an mich.
Zusätzliche Informationen:
Eine andere mögliche Fehlermeldung sieht so aus:
Hier ist die Adresse falsch und dadurch kann das System die nötigen Informationen nicht einsehen.
Der Status kann vorerst nicht geändert werden. Der Vendor muss nach der richtigen Adresse des Kunden fragen.
Sobald der Vendor die richtige Adresse erhält und uns mitteilt, können die Informationen im Admin-Bereich eingetragen werden. Nach diesem Schritt kann der Status wie oben beschrieben (zuerst in «Laufend» --> dann «Ans Inkasso übergeben») abgeändert werden.
Falls euch andere Fehlermeldungen angezeigt werden sollten, dann leitet solche Fälle bitte zuerst an mich (@Vitaliy Radyk).
Was wurde in der Bestell-ID geändert?
Um zu überprüfen, was genau an der Bestell-ID geändert wurde, klicke auf den folgenden Button:
Sobald der Button angeklickt wurde, erscheint folgendes Fenster:
Je nach Bearbeitungsstand werden hier alle Änderungen angezeigt.
Wenn an der Bestell-ID noch nichts geändert wurde, dann wird dieses Feld natürlich leer sein.
Der Vendor hat keinen Zugang zum Mahnportal (Diagonal) erhalten. Was kann man tun?
Wenn der Vendor fragt, wie er den Zugang zum Inkasso-Portal bekommen kann, muss man zuerst prüfen, ob er schon Bestell-IDs bei Diagonal hat.
Beispiel:
Der User 79424 hat laut «Schulden-Tab» nur 2 Bestell-IDs hinterlegt, die er fürs Mahnwesen aktivieren kann.
Wie zusehen ist, sind beide IDs im Status „gesperrt“. Das bedeutet, dass hier noch nicht gemahnt wurde und der Vendor aktuell im „Inkasso-Portal“ noch nichts zu prüfen hat.
Sobald der Vendor für diese 2 IDs den Mahnprozess startet und die IDs an Diagonal geleitet werden, bekommt der Vendor der Zugang automatisch per E-Mail.
Der Vendor kann sich im Inkasso-Portal nicht einloggen. Was kann man tun?
In so einem Fall prüfen wir zuerst, wie in dem Punkt oben beschrieben, ob der User bereits Fälle beim Inkasso hat, die er sich dort anschauen kann.
Wenn der Vendor in der Tat Bestellungen im Mahnwesen hat, dann kann das Passwort einfach zurückgesetzt werden. Hierzu muss man nur die korrekte E-Mail-Adresse des Users nehmen und im Inkasso-Portal einsetzen:
Danach die E-Mail-Adresse des Users einsetzen und auf „Passwort vergessen“ klicken:
Der Vendor bekommt eine entsprechende E-Mail, wo ihm erklärt wird, wie er ein neues Passwort anlegen kann.
Falls nach dem Klick auf „Passwort vergessen“ eine Fehlermeldung kommen sollte, dann bitte direkt Diagonal informieren oder die entsprechende User ID an @VitaliyRadyk leiten.