Factoring
Auslandsinkasso - GG Influencing - Diagonal
Langfristig alles zu Diagonal
Chargeback by Buyer (Rücklastschriften; Rückbuchung hat stattgefunden)
Stopped Installments (Kreditkarte abgelaufen,...)
One Time Payments (Chargeback_succeeded)
Prozess heute:
Liste nur für ausgewählte Vendoren (die Vendoren melden sich entweder bei VIP Relationship Manager oder schreiben direkt an Support mit der Bitte, die Kunden anzumahnen) - Übersicht Vendoren für Cancelled Installments
Mit Hilfe des Features "Schulden" werden ein mal im Monat alle Kunden der Vendoren angemahnt, die in der Tabelle Overview_Cancelled_Installments aufgelistet sind.
Anschließend muss geprüft werden, ob der Kunde dasselbe Produkt neu bestellt hat oder neu geclosed wurde. Falls ja, dann wird so ein Kunde nicht angemahnt.
Dies wird in der Spalte "Notizen" im Feature oder in der entsprechenden Master-Liste festgehalten und die Bestellung wird grau markiert
Bestellungen, die verfolgt werden sollen, werden gelb markiert
Bestellungen, die nicht verfolgt werden sollen, müssen grau markiert werden
Wenn das Produkt für eine Mahnung nicht im MahnwesenKonto dabei ist, dann fügt der Vendor "MahnwesenCopeCart" als Telesales Mitarbeiter mit 0% und 0 Euro hinzu.
Support erstellt die Links und versendet die Mahnungen an die entsprechenden Käufer
Der Status der Bestellung wird im Feature "Schulden" auf "Laufend" gesetzt.
Käufer meldet sich und bezahlt
Wird geprüft, ob die Bestellung wiederaufgenommen wurde
Neuer Status wird eingetragen und neue Bestellnummer vermerkt
Käufer meldet sich nicht und bezahlt nicht
2 Mahnung wird verschickt
Wird ins Inkasso geschickt - vorher nochmals Rücksprache mit Vendor (wenn mit dem dem voerher nichts anderes ausgemacht wurde)
Käufer bezahlt
Nach monatlicher Rückmeldung von Diagonal wird das in die entsprechende Tabelle und auch im Feature in der Notiz eingetragen
Der Betrag kann dann als Rechnung hinzugefügt werden.
Übergabe an Inkasso
Die Kunden, die zwei Mahnungen erhalten haben und die Zahlung nicht wieder aufgenommen haben, sollen in die Liste Inkasso - Cancelled Installments eingetragen werden und der Vendor soll darüber informiert und nach der Freigabe gefragt werden. In den Reiter "Warten auf Freigabe" werden unter A - Nummer von der ersten Rechnung; B, C, D - Vendordaten; E - Bestell-ID; F, G - Kundennamen; H - offenen Betrag; I - Produktname, J, K - Datum der 1. und 2. Mahnung; L - Status (muss von der zuständigen Person gepflegt werden); M - Status von Dom (falls der Vendor keine Rückmeldung uns per E-Mail gibt, muss Dom ihn in WA Gruppe anschreiben) eingetragen.
Unter dem Status wird gekennzeichnet, ob die Bestellung fürs Inkasso freigegeben wurde oder ob diese noch bei dem Vendor liegt. Nach der Übergabe an den Vendor wird seinen Namen da eingetragen. Falls wir das "Go" vom Vendor bekommen, muss man dort "Freigabe" hinterlegen, damit es weiter bearbeitet wird. Falls der Vendor sich eine Kündigung wünscht, muss diese Bestellung aus der Liste gelöscht werden.
Wichtig! Bei manchen Vendoren (es wird hier entsprechend notiert) werden die Bestellungen sofort ans Inkasso weitergeleitet, dh bei denen muss man nach keiner Freigabe fragen. Solche Vendore bekommen vor dem Mahnprozess eine Liste von Bestell-IDs und markieren die IDs, bei welchen Handlungsbedarf und Inkassoübergabe gewünscht sind.
Übergangsprozess - Diagonal macht kaufmännische Mahnungen und Inkasso:
Stand 1.06 arbeiten wir mit den BETA Testern.Im Adminbereich bei Transaktionen wurde eine neue Seite "Schulden" hinzugefügt.
Für die Übergabe muss eine CSV. Datei erstellt werden.
Wie erstellt man eine richtige CSV.-Datei für den neuen Inkasso-Prozess?
Template dazu: vendor_user_id_example (1).csv
Man muss alle Bestellungen aus der Masterliste von dem jeweiligen Vendor in eine neue Excel Datei übernehmen.
CSV headers: vendor_id, order_id, first_dunning_letter, second_dunning_letter,
incasso_date, support_comment, status_support, offer_link, incasso_state,
reopened, reopened_id, invalid_address. Alles muss kleingeschrieben werden.Bei first_dunning_letter, second_dunning_letter, incasso_date muss folgender Datumsformat festgehalten werden: 01/31/2020 – Monat/Tag/Jahr. Keine „.“ inzwischen, sondern „/“. Alle Datumsangaben müssen übereinstimmen. Damit es nicht so aussieht, als ob die Bestellung zum Inkasso gegangen ist und der Kunde danach noch Mahnungen von uns erhalten hat. incasso_date kann man aus Diagonal nehmen. (Übernahmedatum bei den Aktenübersicht)
Bei reopened und invalid_address wird folgendes gekennzeichnet (in Zelle soll entweder True oder False geschrieben werden):
reopened True – es existiert im System eine neue Bestellung mit gleichem Produkt (entweder der Kunde hat unseren Link benutzt oder er wurde vom Vendor neu geclosed);
reopened False – es gibt keine neue Bestellung;
invalid_address True – der Kunde hat im Bestell Prozess keine oder falsche Adressdaten angegeben;
invalid_address False – die Adressdaten sind ausgefüllt.
incasso_state:
canceled = mit dieser Bestellung muss nichts gemacht werden (muss mit einem l geschrieben werden)
blocked = blocked von Support, muss noch etwas geklärt werden, Anwaltsschreiben angekommen oder der Kunde wird noch manuell angemahnt
sent_for_collection = Already at Inkasso
paid = die Bestellung ist komplett bezahlt
on_hold = der Kunde hat 2 Mahnungen erhalten und wir warten auf die Freigabe vom Vendor
Man muss darauf achten, dass alle Stati gleich geschrieben sind, damit es zu keinen Fehlern bei der Übergabe führt. Das kann man in der Excel Datei noch checken – auf den Filter drücken und sehen welche Stati in der Spalte angewendet wurden.
support_comment Alle unnötigen Support kommentare löschen und schauen das nichts drin steht was der Vendor nur sehen sollte.