En kreditnota er en negativ faktura, som udstedes for at tilbagebetale eller reducere et tidligere opkrævet beløb. Den bruges typisk i situationer, hvor:
Et medlem har betalt for meget
Der skal ske en tilbagebetaling af forbrug, fx vand eller varme
En tidligere opkrævning skal annulleres eller korrigeres
Der er tre måder at oprette en kreditnota på:
1. Automatisk via opkrævning
Hvis en husstands opkrævning samlet set er negativ, vil systemet automatisk oprette en kreditnota i stedet for en faktura ved udsendelsen.
Dette sker typisk ved forbrugsafregning, hvor beløbet, der skal tilbagebetales, overstiger den almindelige opkrævning.
Eksempel: Hvis en beboer har betalt 2.000 kr. i aconto men kun brugt for 1.200 kr., og der ikke er anden opkrævning, vil systemet automatisk udsende en kreditnota på -800 kr.
2. Manuel oprettelse
Du kan selv oprette en kreditnota på samme måde som en faktura:
Gå til Indtægter → Kreditnotaer
Klik på Opret
Udfyld felterne som ved en almindelig faktura, men angiv beløbet i minus
Vælg husstand, dato, konti mv.
Gem og send kreditnotaen som ønsket
3. Kreditering af eksisterende faktura
Hvis du vil kreditere en allerede sendt faktura:
Gå til Indtægter → Fakturaer
Åbn den faktura, du ønsker at kreditere
Klik på ikonet “Opret kreditnota” i øverste venstre hjørne
Der oprettes automatisk en kopi med samme indhold – men med beløb i minus
Vælg “Ikke betalt” som status og gem
Kreditnotaen kan nu enten udbetales eller bruges til at betale den oprindelige faktura.
Udbetaling af kreditnotaer
Hvis beboeren er tilmeldt Betalingsservice:
Udbetalingen sker automatisk, og du skal ikke gøre noget.Hvis beboeren ikke er tilmeldt:
Udbetal beløbet manuelt og markér herefter kreditnotaen som betalt:Gå til Indtægter → Kreditnotaer
Åbn den relevante kreditnota
Klik på “Marker betalt”
Udfyld bankkonto, dato og beløb
Klik Gem
Betaling af faktura med en kreditnota
Hvis en beboer har en kreditnota, der skal bruges til at modregne en faktura, gøres det sådan:
Gå til Indtægter → Fakturaer
Åbn den pågældende faktura
Klik på ikonet “Betal med kreditnota” i øverste venstre hjørne
Vælg den relevante kreditnota
Indtast beløb og dato
Gem – systemet vil nu vise fakturaen som delvist eller fuldt betalt